Kontorsjef ved Institutt for arkitektur og planlegging

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Institutt for arkitektur og planlegging (IAP) ved Fakultet for arkitektur og design har ledig stilling som kontorsjef. Dette er en spennende mulighet til å jobbe i et kreativt og kunnskapsrikt fagmiljø og spille en viktig rolle i den fremtidige utviklingen av instituttet. Stillingen vil gi deg mulighet til å utvikle deg som leder og jobbe i skjæringspunktet mellom strategi, drift og menneskelige relasjoner

Instituttet arbeider med fremtidens bærekraftige løsninger innen arkitektur, planlegging, eiendomsutvikling og forvaltning. Vi er vertskap for det verdensledende forsknings- og innovasjonsmiljøet NTNU Smart Sustainable Cities, og deler Norges største og eldste arkitektutdanning sammen med Institutt for arkitektur og teknologi.

Instituttet er for tiden i en viktig omstillingsfase, med nye økonomiske rammebetingelser og økt behov for helhetlig virksomhetsstyring. Et sentralt mål er å styrke samarbeidskulturen – både internt og på tvers av instituttene. Som kontorsjef vil du også spille en nøkkelrolle i å konkretisere og iverksette den nye instituttstrategien som skal utformes høsten 2025, i tett samarbeid med ledelsen og øvrige ansatte.

Som kontorsjef blir du en sentral del av instituttets ledergruppe og en viktig støttespiller for instituttlederen. Du har ansvar for å lede og utvikle instituttets administrative støttefunksjoner, og du bidrar til å sikre gode tjenester for både ansatte og studenter. Rollen krever god forståelse for virksomhetsstyring, særlig innen økonomi og HR, men også evne til å bygge relasjoner og skape et godt arbeidsmiljø.

Vi søker deg som er en motiverende og inkluderende leder, og som evner å skape engasjement, trygghet og utvikling i teamet ditt.

Arbeidsoppgaver

• Overordnet ansvar for virksomhetsstyring, med særlig vekt på økonomi og HR
• Lede og støtte instituttets administrative medarbeidere (ca. 9 årsverk)
• Bidra til strategisk utvikling og organisasjonsutvikling i samarbeid med instituttets ledelse
• Rådgivning og lederstøtte for instituttleder
• Koordinere og følge opp plan-, budsjett- og rapporteringsprosesser
• Tilrettelegge og forbedre administrative prosesser innen utdanning, forskning, HR og økonomi
• Representere instituttet i relevante nettverk, utvalg og prosjekter ved fakultetet og NTNU

Kvalifikasjonskrav

• Utdanning på masternivå fra universitet eller høyskole. Lang og direkte relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning kan kompensere for utdanningskravet.
• Ledererfaring
• Erfaring med virksomhetsstyring og økonomi
• Erfaring med prosesser som krever bred medvirkning og samarbeid
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Ønskede kvalifikasjoner 

• Erfaring med personalansvar
• Erfaring med HR-arbeid, inkludert rekruttering, medarbeiderutvikling og arbeidsmiljø
• Erfaring fra universitets- og høyskolesektoren
• Erfaring med organisasjonsutvikling, endringsledelse og strategisk arbeid
• Kjennskap til HMS-arbeid og relevante regelverk

Personlige egenskaper 

• Du har en motiverende og inkluderende lederstil, og evner å skape engasjement og trygghet i teamet ditt
• Du er relasjonsorientert, og trives med å samarbeide på tvers av fagmiljøer og funksjoner
• Du har god organisasjonsforståelse, og evner å se helhet og sammenhenger
• Du er strukturert og løsningsorientert, og har høy gjennomføringsevne
• Du kommuniserer tydelig og respektfullt, og er opptatt av å skape en åpen og tillitsskapende dialog
• Du er nysgjerrig, utviklingsorientert og har et sterkt engasjement for instituttets samfunnsoppdrag

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Muligheter for utvikling innen lederskap og karriere
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du normalt lønnes fra brutto kr 870.000 - 1.003.200 pr. år avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• CV, attester og vitnemål
• navn og adresse til relevante referanser må oppgis dersom du inviteres til intervju

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med fungerende instituttleder Stuart M.S. Dickson er epost stuart.m.s.dickson@ntnu.no. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med seniorrådgiver HR Erik Lunde, e-post: erik.lunde@ntnu.no 

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 15.02.2026