Rådgiver innen dokumentasjonsforvaltning

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Ved Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring, Seksjon for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning har vi ledig 100% fast stilling som rådgiver innenfor arbeidsområdet dokumentasjonsforvaltning. 

Avdelingen består i dag av ca. 75 årsverk organisert i 3 seksjoner. Seksjon for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning består av 28 ansatte hvorav et team med 4 ansatte er knyttet til våre papirarkiver ved Dora, og tre andre team er lokalisert på Kalvskinnet, og i Ålesund.   Du vil ha jobbsted på Kalvskinnet i Trondheim.

NTNU søker en utviklingsorientert rådgiver som vil bidra til å styrke og modernisere dokumentasjonsforvaltningen ved NTNU.  Stillingen er sentral i arbeidet med å støtte saksbehandlere, videreutvikle opplæringstjenester og sikre god informasjonsflyt i en kompleks organisasjon. Rollen kombinerer arbeid med digitale medier, opplæring, systemforståelse og klassiske arkivfaglige oppgaver.

Du blir en del av et fagmiljø med ansvar for NTNUs saksbehandling, rutiner og kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen. Vi søker deg som både behersker digitale verktøy og trives med å formidle og gjøre andre gode. Stillingen innebærer tett samarbeid med fagmiljøer innen saksbehandling, systemadministrasjon, automasjon og utviklingsprosjekter.

Din nærmeste leder er seksjonssjef.

Arbeidsoppgaver

• Planlegge, produsere og gjennomføre opplæring for saksbehandlere, blant annet via Teams og digitale læringsplattformer
• Utarbeide digitalt opplæringsmateriell, inkludert videoer, veiledninger og e-læring
• Samarbeide innen digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser og integrasjoner
• Delta på tvers av fagområder, og for denne stillingen er arbeidsområder som systemadministrasjon og brukerstøtte i saksbehandlerløsninger og/eller ordningsarbeid med katalogisering og avlevering også aktuelle. 
• Gi råd og veiledning i dokumentasjonsforvaltning, lover og interne rutiner
• Delta i utviklingsprosjekter og bidra aktivt til kontinuerlig forbedring i fagfeltet.  

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning på minimum bachelornivå (særlig relevant erfaring kan erstatte utdanningskravet)
• God kjennskap til og erfaring med sak-arkiv verktøy, som f.eks. Elements, AcosWebsak, Dokumaster, etc. 
• Kjennskap til offentlig forvaltning og lovverk, blant annet Arkivlova med forskrifter og annet relevant lovverk innenfor fagområdet dokumentasjonsforvaltning
• Fordel med kjennskap til og/eller erfaring med bruk av KI
• Erfaring med teamarbeid
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk. 

Ønskede kvalifikasjoner 

• Kjennskap til automasjon, digitalisering, KI, og/eller systemadministrasjon
• Erfaring med opplæring i større organisasjoner
• Kjennskap til  ordnings- og katalogiseringsarbeid og/eller formidling av arkiv
• Kjennskap til databaser og integrasjoner 

Personlige egenskaper 

Vi ønsker oss deg som:

• har gode kommunikasjons- og formidlingsevner
• liker å utfordre, er proaktiv for å finne gode løsninger og ser muligheter i teknologi
• samarbeider godt og bidrar positivt i et fagmiljø i endring
• liker å ta kontakt med andre for å utvikle nye relasjoner og nettverk
• er systematisk og ryddig, og har ett godt øye for detaljer

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som Rådgiver kode 1434 vil du normalt lønnes fra brutto kr 580.000 – 670.000 pr. år avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• CV, attester og vitnemål
• navn og kontaktinformasjon til tre relevante referanser

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med seksjonssjef Nelly Anita Lian, tlf. 90578634, e-post nelly.a.lian@ntnu.no.  

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 12.01.2026