Dokumentforvalter

Dokumentsenteret er en sentral del av kommunens daglige arbeid og demokratiske ansvar.
Her sørger medarbeiderne for at innbyggernes henvendelser blir tatt imot, registrert, behandlet og fulgt opp på en trygg og profesjonell måte. Med oversikt, presisjon og høy faglighet sikrer Dokumentsenteret at dokumenter og informasjon er tilgjengelige når de trengs – både i dag og i framtiden.
Dokumentsenteret legger til rette for åpenhet, innsyn og etterprøvbarhet, og bidrar til at kommunen arbeider i tråd med lover, regler og arkivfaglige standarder. Samtidig er de en viktig støttefunksjon for hele organisasjonen, og en nøkkel til effektive arbeidsprosesser, god samhandling og tillit mellom kommunen og innbyggerne.

Dokumentsenteret tar vare på kommunens historie, rettssikkerhet og felles minne. 

Horten kommune benytter Acos Websak son sak- arkivsystem.

Vi søker en strukturert og engasjert dokumentforvalter til vår kommune. Stillingen inngår i administrasjonen og har en sentral rolle i å sikre effektiv, korrekt og lovmessig håndtering av kommunens dokumentasjon og arkiver. Nyutdannede oppfordres til å søke

Arbeidsoppgaver

• Posthåndtering
• Journalføring og kvalitetssikring av inn- og utgående dokumenter
• Skanning av papirpost
• Veilede ansatte i arkivrutiner og offentlighetslovens bestemmelser
• Opplæring av saksbehandlere i sak- arkivsystemet
• Bidra til digitalisering og forbedring av dokumentasjonsprosesser
• Sikre etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter (bl.a. arkivloven og offentlighetsloven)
• Saksbehandling av innsynsbegjæringer etter offentlighetsloven og forvaltningsloven
• Øvrig saksbehandling, det vil i noen sammenhenger være behov for noe arbeid på kveldstid
• Delta i utviklingsprosjekter knyttet til informasjonsforvaltning
• Arbeide strukturert med utvikling og standardisering av rutiner, malverk og praksis
• Bidra til effektiv bruk av kommunens digitale løsninger for saksbehandling og dokumentforvaltning, herunder arkivsystem, digitale skjemaer og automatiserte arbeidsflyter på etablerte plattformer som KS Fiks og Power-plattformen
• Bidra til prosesskartlegging og forbedring av arbeidsprosesser knyttet til dokument- og arkivforvaltning
• Samhandle tett med fagmiljøer og gi støtte i bruk av systemer og dokumentasjonsløsninger

Kvalifikasjoner

Krav:

• Relevant utdanning innen arkiv, dokumentasjonsforvaltning, informasjonsvitenskap eller lignende
• Søkere uten relevant utdannelse, men med god relevant praksis, kan vurderes
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Ønsker:

• Erfaring fra arkivarbeid er ønskelig, gjerne i offentlig sektor
• God kjennskap til relevant lovverk
• Erfaring med digitale arkivsystemer er en fordel
  

Personlige egenskaper

• Ansvarsfull, strukturert, engasjert og nøyaktig
• Serviceinnstilt og samarbeidsorientert
• Evne til å arbeide selvstendig og ta initiativ
• God digital forståelse og interesse for utvikling
• Du må fungere godt i team
  

Vi tilbyr

• En spennende og viktig rolle i kommunens administrasjon
• Et godt arbeidsmiljø med dyktige kollegaer
• Muligheter for faglig utvikling
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger
• Konkurransedyktige betingelser etter gjeldende avtaleverk

Kontaktinformasjon

Henning Grimstad, Seksjonsleder, 97550295, henning.grimstad@horten.kommune.no

Arbeidssted

Teatergata 11
3187 Horten

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Horten kommune

Referansenr.: 5121512709
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 19.05.2026