Office Coordinator til Biogen

Trives du med å skape en hyggelig atmosfære og holde orden rundt deg? Vi søker en strukturert og imøtekommende Office Coordinator til vårt kontor i Oslo.

Om stillingen

Som Office Coordinator hos oss blir du hjertet i vårt trivelige kontor sentralt i Oslo. Vi er i dag et sammensveiset, tverrfaglig team på 6--7 personer i Norge som jobber tett med kolleger i resten av Norden. Siden flere av oss reiser en del i perioder, søker vi deg som kan ta eierskap til kontoret og sørge for at det alltid er et hyggelig og velorganisert sted å komme til. Du vil samarbeide tett med vår nordiske Office Manager (basert i Sverige) og vår lokale leder i Norge.

Arbeidstiden vil primært være fordelt på formiddagene på tirsdager, onsdager og torsdager (fra morgen til lunsj). Dersom det skulle dukke opp interne ettermiddagsmøter eller andre ad-hoc-behov kan arbeidstidene variere noe i perioder, så fleksibilitet blir høyt verdsatt. I denne rollen vil du ha dine faste rutineoppgaver, men essensen er at du tar ansvar for kontoret. Hvis du ser at noe bør gjøres, ser vi for oss at du er proaktiv, tar eierskap og har en utpreget «doer»-mentalitet. Rollen passer perfekt for deg som ønsker en stabil, ansvarsfull og givende deltidsjobb i et hyggelig og uformelt miljø.

Du blir tilbudt

• En fleksibel deltidsstilling (15--20 timer i uken)

• Et uformelt og hyggelig arbeidsmiljø med flinke kolleger

• God opplæring og oppfølging fra vår nordiske Office Manager

• Mulighet for å bidra på tvers av landegrenser på sikt, for eksempel ved å bistå på samlinger i Danmark eller Sverige

Arbeidsoppgaver

Rollen innebærer å ta eierskap til kontorlokalene og sikre at alle praktiske behov er dekket for teamet. Du vil ha en variert hverdag med fokus på service, logistikk og administrasjon.

• Sørge for at kontoret er ryddig, innbydende og klart til bruk hver morgen

• Håndtere innkommende e-post, postforsendelser og pakker

• Ansvar for innkjøp og påfyll av rekvisita, kaffe, snacks og frukt

• Bistå med enkle IT-oppgaver og oppsett av utstyr ved behov

• Utføre ad-hoc oppgaver som bestilling av forretningsreiser og møtebooking

• Fungere som kontaktperson for utleier og eksterne tjenesteleverandører

• Bistå ved planlegging og gjennomføring av interne møter og sosiale arrangementer

Vi søker deg som

• Er flytende i norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig

• Grunnleggende IT-kunnskaper og systemkyndighet

• Evne til å jobbe selvstendig og ta initiativ til å løse praktiske utfordringer

• Serviceinnstilt holdning med fokus på å skape et godt arbeidsmiljø

Det er meritterende hvis du har

Erfaring fra resepsjon, serviceyrker eller lignende administrative roller

For å lykkes i rollen er dine personlige ferdigheter:

• Ansvarsfull

• Støttende

• Ryddig

• Endringsorientert

Vår rekrutteringsprosess

Denne rekrutteringsprosessen håndteres av Academic Work og alle innledende spørsmål om stillingen rettes til Academic Work på kandidat@academicwork. no.

Vi har en fortløpende utvelgelsesprosess, annonsen kan lukkes før rekrutteringsprosessen er fullført dersom vi har gått videre til neste steg. Du trenger ikke å legge ved et søknadsbrev, da det ikke er en del av vår rekrutteringsprosess. Prosessen inkluderer to tester: en personlighetstest og en kognitiv test. Testene er verktøy for å finne rett talent til rett stilling, for å muliggjøre likestilling, mangfold og en rettferdig prosess.