Dokumentasjonsfaglig rådgiver

Vil du være med å sikre Oslos dokumentasjon for fremtiden?
Byarkivet søker en engasjert dokumentasjonsfaglig rådgiver som vil være med å sikre at byens dokumentasjon håndteres korrekt, er tilgjengelig og følger gjeldende lovverk.

Tenk deg dette: Oslo kommune består av en mengde ulike virksomheter som hver dag fatter viktige beslutninger på vegne av innbyggerne. Som dokumentasjonsfaglig rådgiver er det du som sørger for at disse virksomhetene har gode rutiner, følger arkivloven og har dokumentasjonsplaner som fungerer i praksis.

Som dokumentasjonsfaglig rådgiver hos oss vil du få en sentral rolle i hjertet av Oslo kommunes dokumetasjonsforvaltning. Vi er en seksjon i vekst som nylig har utvidet ansvarsområdet vårt til flere etater, og vi trenger nå en ny kollega som kan bidra til å løfte det faglige arbeidet ytterligere. Du vil bli en del av dokumentsentertjenesten, hvor vi drifter arkivtjenester for alle byens 15 bydeler og over et dusin etater. Her vil du jobbe i et miljø preget av sterke daglige diskusjoner, høy kompetanse og gjensidig respekt. 

Arbeidsoppgaver

I denne stillingen vil du fungere som en viktig rådgiver og fagmyndighet innenfor kommunen. Din hovedoppgave blir å sikre at virksomhetene følger arkivloven og forskrifter, og at de har gode, fungerende rutiner for sin dokumentasjon. Dette innebærer blant annet utredning og revisjon av dokumentasjonsplaner, oppfølging av internkontroll og faglige vurderinger knyttet til bevaring og kassasjon. Du vil være den som besvarer dokumentasjonsfaglige spørsmål og veileder brukere i bruk av både Websak og andre fagsystemer.

Vi ser etter deg som ikke bare har kontroll på lovverket, men som også trives med å omsette teori til praktisk nytte for våre samarbeidspartnere. Rollen gir deg et unikt og bredt innsyn i kommunens ulike virksomheter og utfordringer. Hos oss vil du også få mulighet til å jobbe med fremtidsrettede felt som mediekonvertering og innebygd arkivering, og for den rette kandidaten vil det være gode muligheter for å ta på seg roller innen prosjektledelse.

Som dokumentasjonsfaglig rådgiver vil du ha en sentral rolle i å veilede og følge opp dokumentasjonsforvaltning i kommunen. Dine hovedoppgaver vil være:

• Rådgivning om dokumentasjonsfaglige rutiner og sikring av etterlevelse av arkivlov og forskrifter
• Utarbeide dokumentasjonsplan og utføre interkontroll for arkiv
• Arbeide med å gjennomføre prosessanalyser og løse arkivfaglige utfordringer
• Vurdering av bevaring og kassasjon i henhold til regelverket
• Besvare arkivfaglige spørsmål knyttet til våre fagsystemer og Websak
• Bistå i arbeidet med mediekonvertering og innebygd arkivering 

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning, gjerne arkivutdanning fra for eksempel OsloMEt
• Erfaring med utvikling av dokumentasjonsplan og rutiner
• God kunnskap om arkivlovverket og offentlig forvaltning generelt
• Erfaring fra arkivdrift i offentlig sektor (kommune eller stat) er en fordel
• Erfaring med sak- og arkivsystemer, gjerne Websak
• Erfaring med prosjektarbeid eller prosjektledelse er ønskelig 

Personlige egenskaper

• Har gode samarbeidsevner og skaper gode relasjoner  
• Er initiativrik og nysgjerrig, og evner å se løsninger 
• Er nøye og detaljorientert  
• Har god gjennomføringsevne, med blikk på måloppnåelse  
• Selvstendig   

Vi tilbyr

• En utfordrende og spennende stilling med varierte og meningsfylte oppgaver 
• Et trivelig arbeidsmiljø og gode utviklingsmuligheter
• Oslo kommunes pensjon- og forsikringsordninger
• Stillingen lønnes som spesialkonsulent i lønnstrinn 43–55 (kr 711.000 – kr 893.000) i henhold til Oslo kommunes regulativ

Kontaktinformasjon

Beate Eikesæth, seniorrådgiver, +47 913 95 985
Elisabeth Liseth, fungerende seksjonsleder, 21802180

Arbeidssted

Maridalsveien 3
0178 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 5116297282
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 18.05.2026