I forbindelse med at administrasjonsansvarlig skal i pappapermisjon, søker vi en konsulent til en midlertidig rolle som administrasjonsassistent / -ressurs. Konsulenten vil dekke sentrale deler av det løpende ansvaret, mens administrasjonsansvarlig vil være delvis tilgjengelig for spørsmål og støtte underveis i perioden.

Vår kunde er en malerbedrift som ble stiftet i 2001. I dag har de 18 ansatte og utfører alt innen maler- og byggtapetseringsarbeid. De leverer tjenester til privat og offentlig sektor. Selskapet har blant annet rammeavtaler med kommunen, Forsvarsbygg, sykehus med videre. Omsetningen er ca. 25 MNOK.

De er organisert som følger:

To prosjektledere (den ene er også daglig leder) som følger opp og har ansvar for prosjektene.
En administrativt ansatt som er den eneste med fast tilholdssted på kontoret (de andre arbeider på prosjekter hos kundene). Denne ressursen skal i pappaperm.
Malermedarbeidere som arbeider på oppdragene.
I tillegg jobber de med et eksternt regnskapskontor som håndterer bokføring og lønn.

Sentrale oppgaver i oppdraget:

Økonomi / regnskap

Fakturere kunder. Sammenstille og kvalitetssikre fakturaunderlag.
Samarbeide med eksternt regnskapskontor som er ansvarlig for bokføring og lønn, oppgaver inkluderer:
Utarbeide timelister som er grunnlag for regnskapskontorets lønnskjøring.
Sammenstille annet nødvendig underlag til regnskapsfører (løpende kostnader med videre).
Betale regninger, utbetale lønn med videre.

Andre administrative oppgaver

Besvare henvendelser fra kunder. Prosjekthenvendelser videreformidles til prosjektledere.
Utarbeide/skrive tilbud (sammen med prosjektleder).
Besvare henvendelser fra ansatte.
Andre ad hoc kontoroppgaver.

Ønskede kvalifikasjoner og egenskaper:

God skriftlig og muntlig kommunikasjonseven.
God forståelse for økonomi. Forståelse for regnskap og lønnsprosesser.
Ryddig og nøyaktig person. Det er særlig stort krav til nøyaktighet i utarbeidelse av underlag for fakturering og lønn, samt ved utarbeidelse av tilbud.
Flink til å holde oversikt over mange parallelle oppgaver og sørge for alle oppgaver blir utført.
God evne til å koordinere og kommunisere. Admin ansvarlig er som eneste kontoransatt navet i kommunikasjon mellom ansatte, prosjektledere, regnskapskontor og kunder.
God systembruker, flink til å sette seg inn og bruke nye systemer. Dyktig bruker av PC, især programmene Excel og Word.
100% flytende norsk er et krav.

Praktiske detaljer:

Oppstart: 21. - 28. juli. Det vil gi 1-2 uker overlapp før eksisterende admin ansvarlig går i pappaperm.
Varighet: Til 19. desember.
Omfang: 60%, mulighet for noe økning.
Selskapet har kontorer på Alnabru, Oslo. Det forventes tilstedeværelse på kontoret på mandager, ellers fleksibelt hjemmekontor der belastningen kan spres utover uken.

Informasjonskapsler på arbeidsplassen.no

Rapporter annonse