Vikariat: Administrasjonsressurs i håndverkerbedrift (60%, delvis hjemmekontor)

I forbindelse med at administrasjonsansvarlig skal i pappapermisjon, søker vi en konsulent til en midlertidig rolle som administrasjonsassistent / -ressurs. Konsulenten vil dekke sentrale deler av det løpende ansvaret, mens administrasjonsansvarlig vil være delvis tilgjengelig for spørsmål og støtte underveis i perioden.

Vår kunde er en malerbedrift som ble stiftet i 2001. I dag har de 18 ansatte og utfører alt innen maler- og byggtapetseringsarbeid. De leverer tjenester til privat og offentlig sektor. Selskapet har blant annet rammeavtaler med kommunen, Forsvarsbygg, sykehus med videre. Omsetningen er ca. 25 MNOK.

De er organisert som følger:

• To prosjektledere (den ene er også daglig leder) som følger opp og har ansvar for prosjektene.

• En administrativt ansatt som er den eneste med fast tilholdssted på kontoret (de andre arbeider på prosjekter hos kundene). Denne ressursen skal i pappaperm.

• Malermedarbeidere som arbeider på oppdragene.

• I tillegg jobber de med et eksternt regnskapskontor som håndterer bokføring og lønn.

Sentrale oppgaver i oppdraget:

Økonomi / regnskap

• Fakturere kunder. Sammenstille og kvalitetssikre fakturaunderlag.

• Samarbeide med eksternt regnskapskontor som er ansvarlig for bokføring og lønn, oppgaver inkluderer:

• Utarbeide timelister som er grunnlag for regnskapskontorets lønnskjøring.

• Sammenstille annet nødvendig underlag til regnskapsfører (løpende kostnader med videre).

• Betale regninger, utbetale lønn med videre.

Andre administrative oppgaver

• Besvare henvendelser fra kunder. Prosjekthenvendelser videreformidles til prosjektledere.

• Utarbeide/skrive tilbud (sammen med prosjektleder).

• Besvare henvendelser fra ansatte.

• Andre ad hoc kontoroppgaver.

Ønskede kvalifikasjoner og egenskaper:

• God skriftlig og muntlig kommunikasjonseven.

• God forståelse for økonomi. Forståelse for regnskap og lønnsprosesser.

• Ryddig og nøyaktig person. Det er særlig stort krav til nøyaktighet i utarbeidelse av underlag for fakturering og lønn, samt ved utarbeidelse av tilbud.

• Flink til å holde oversikt over mange parallelle oppgaver og sørge for alle oppgaver blir utført.

• God evne til å koordinere og kommunisere. Admin ansvarlig er som eneste kontoransatt navet i kommunikasjon mellom ansatte, prosjektledere, regnskapskontor og kunder.

• God systembruker, flink til å sette seg inn og bruke nye systemer. Dyktig bruker av PC, især programmene Excel og Word.

• 100% flytende norsk er et krav.

Praktiske detaljer:

• Oppstart: 21. - 28. juli. Det vil gi 1-2 uker overlapp før eksisterende admin ansvarlig går i pappaperm.

• Varighet: Til 19. desember.

• Omfang: 60%, mulighet for noe økning.

• Selskapet har kontorer på Alnabru, Oslo. Det forventes tilstedeværelse på kontoret på mandager, ellers fleksibelt hjemmekontor der belastningen kan spres utover uken.