Administrasjons- og kvalitetsmedarbeider

Ønsker du en rolle hvor du kan bidra til vekst og utvikling i en dynamisk bedrift? Da kan dette være stillingen for deg!

H.A. Hanssen AS søker nå en strukturert og engasjert administrasjons- og kvalitetsmedarbeider til vårt team. Dette er en allsidig rolle med et bredt spekter av oppgaver innen administrasjon, HR, lønn, kvalitet og kundebehandling -- perfekt for deg som trives med å ha mange baller i luften og liker å jobbe tett på hele organisasjonen.

Du vil være en sentral støtte for daglig leder og bidra til god flyt i den daglige driften, samtidig som du er en viktig ressurs i arbeidet med kvalitet og forbedringsprosesser. Vi ser etter deg som er selvstendig, nøyaktig og som ønsker å forme og forbedre arbeidsmiljøet.

Dine hovedoppgaver vil blant annet være:

Lønnsstøtte:

Registrere og behandle arbeidstid og fravær i systemet, inkludert ferie og sykefravær, på en korrekt måte.
Bistå med lønnsrelaterte spørsmål og avklare eventuelle avvik med ansatte.
Følge opp Betjeningshandel og Kantinekjøp med tilhørende lønnstrekk.
Holde oversikt over ferieavvikling og feriepenger som gjenstå
Følge opp ansattereskontro for å sikre nøyaktighet i lønnsrelaterte transaksjoner.
Sikre korrekt rapportering til myndigheter og andre relevante instanser.
Sikre at selskapet overholder arbeidsrettslige lover og forskrifter

Økonomisk støtte:

Håndtere økonomi- og regnskapsrelaterte oppgaver som for eksempel fakturering, budsjettoppfølging og rapportering.
Assistere med budsjettoppfølging og økonomiske rapporter.

Personaladministrasjon:

Administrere ansettelseskontrakter, personalmapper og andre HR-dokumenter.
Oppdatere og vedlikeholde personalregistre og systemer.
Bistå med onboarding og offboarding. Herunder attester.
Gi råd og veiledning til ledere og ansatte i personalrelaterte spørsmål.
Bistå i rekrutteringsprosesser

Kvalitetskontroll

Utarbeide og vedlikeholde dokumentasjon, rutiner og retningslinjer knyttet til kvalitetsstyring, HMS og andre administrative prosesser.
Sikre at alle dokumenter er oppdaterte og tilgjengelige.
Sikre at prosedyrer og retningslinjer følges.
Utføre interne revisjoner og bidra til kontinuerlig forbedring av KHMS-arbeid.

Kundebehandling

Svare på henvendelser fra kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og gi nødvendig informasjon.
Post håndtering. Posteres videre til den avdeling det måtte gjelde, samt svare ut spørsmål og henvendelser som måtte komme der.
Epost administrasjon. Administrere epost kontoen til H.A Hanssen, videresende eposter til respektive avdelinger, svare på henvendelser. Effektuere ordrer.

Salg

Bistå salgsavdeling ved fravær og ferieavvikling.
Salg ved bruk av ringeliste som utarbeides av salgsteam

Opplæring

Bistå i opplæring og veiledning av ansatte i kvalitetsrutiner og administrativ praksis.

Prosessforbedring:

Identifisere forbedringsområder i arbeidsprosesser for å optimalisere effektiviteten og opprettholde kvaliteten.

Opplæring:

Bistå i opplæring og veiledning av ansatte i kvalitetsrutiner og administrativ praksis.

Rapportering og registrering:

Bistå med å samle inn og analysere data for rapportering til ledelsen om kvalitetsmål og resultater.
Melde inn produkter i Tradesoloution, GTIN.
Oppdatere produkter i interne systemer. Eksempelvis Visma Global

Arbeidsmiljø og Trivsel:

Bidra til et godt arbeidsmiljø ved å støtte trivselstiltak og arbeidsmiljøundersøkelser.
Jobbe for nærvær og bistå med håndtering av sykefravær og oppfølging av sykemeldte ansatte

Kvalifikasjoner

Relevant utdanning eller lang erfaring innen HR, økonomi eller administrasjon.
Erfaring med lønnsadministrasjon og personalarbeid.
Gode ferdigheter i bruk av kontorprogramvare som Microsoft Office.
God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne
Kjennskap til arbeidsrett og lønnsrelaterte regelverk.

Personlige egenskaper

Nøyaktig og strukturert med høy grad av integritet.
Serviceinnstilt og løsningsorientert
Gode samarbeidsevner og evne til å arbeide selvstendig og i team
Gode kommunikasjonsevner
Stor gjennomføringsevne.
Være sitt ansvar bevist i forhold til å skape et godt og inkluderende psykososialt arbeidsmiljø.

Vi tilbyr

En nøkkelrolle i et tradisjonsrikt selskap med store utviklingsmuligheter.
En spennende og utfordrende stilling i en solid bedrift.
Konkurransedyktige betingelser og gode utviklingsmuligheter.
Et inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø.

Vi går gjennom søknader fortløpende frem til fristen.

Informasjonskapsler på arbeidsplassen.no

Rapporter annonse