Er du strukturert og opptatt av kvalitet? Vi søker deg til vårt team!

Administrasjons- og kvalitetsmedarbeider

Ønsker du en rolle hvor du kan bidra til vekst og utvikling i en dynamisk bedrift? Da kan dette være stillingen for deg!

H.A. Hanssen AS søker nå en strukturert og engasjert administrasjons- og kvalitetsmedarbeider til vårt team. Dette er en allsidig rolle med et bredt spekter av oppgaver innen administrasjon, HR, lønn, kvalitet og kundebehandling -- perfekt for deg som trives med å ha mange baller i luften og liker å jobbe tett på hele organisasjonen.

Du vil være en sentral støtte for daglig leder og bidra til god flyt i den daglige driften, samtidig som du er en viktig ressurs i arbeidet med kvalitet og forbedringsprosesser. Vi ser etter deg som er selvstendig, nøyaktig og som ønsker å forme og forbedre arbeidsmiljøet.

Dine hovedoppgaver vil blant annet være:

Lønnsstøtte:

• Registrere og behandle arbeidstid og fravær i systemet, inkludert ferie og sykefravær, på en korrekt måte.

• Bistå med lønnsrelaterte spørsmål og avklare eventuelle avvik med ansatte.

• Følge opp Betjeningshandel og Kantinekjøp med tilhørende lønnstrekk.

• Holde oversikt over ferieavvikling og feriepenger som gjenstå

• Følge opp ansattereskontro for å sikre nøyaktighet i lønnsrelaterte transaksjoner.

• Sikre korrekt rapportering til myndigheter og andre relevante instanser.

• Sikre at selskapet overholder arbeidsrettslige lover og forskrifter

Økonomisk støtte:

• Håndtere økonomi- og regnskapsrelaterte oppgaver som for eksempel fakturering, budsjettoppfølging og rapportering.

• Assistere med budsjettoppfølging og økonomiske rapporter.

Personaladministrasjon:

• Administrere ansettelseskontrakter, personalmapper og andre HR-dokumenter.

• Oppdatere og vedlikeholde personalregistre og systemer.

• Bistå med onboarding og offboarding. Herunder attester.

• Gi råd og veiledning til ledere og ansatte i personalrelaterte spørsmål.

• Bistå i rekrutteringsprosesser

Kvalitetskontroll

• Utarbeide og vedlikeholde dokumentasjon, rutiner og retningslinjer knyttet til kvalitetsstyring, HMS og andre administrative prosesser.

• Sikre at alle dokumenter er oppdaterte og tilgjengelige.

• Sikre at prosedyrer og retningslinjer følges.

• Utføre interne revisjoner og bidra til kontinuerlig forbedring av KHMS-arbeid.

Kundebehandling

• Svare på henvendelser fra kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og gi nødvendig informasjon.

• Post håndtering. Posteres videre til den avdeling det måtte gjelde, samt svare ut spørsmål og henvendelser som måtte komme der.

• Epost administrasjon. Administrere epost kontoen til H.A Hanssen, videresende eposter til respektive avdelinger, svare på henvendelser. Effektuere ordrer.

Salg

• Bistå salgsavdeling ved fravær og ferieavvikling.

• Salg ved bruk av ringeliste som utarbeides av salgsteam

Opplæring

Bistå i opplæring og veiledning av ansatte i kvalitetsrutiner og administrativ praksis.

Prosessforbedring:

Identifisere forbedringsområder i arbeidsprosesser for å optimalisere effektiviteten og opprettholde kvaliteten.

Opplæring:

Bistå i opplæring og veiledning av ansatte i kvalitetsrutiner og administrativ praksis.

Rapportering og registrering:

• Bistå med å samle inn og analysere data for rapportering til ledelsen om kvalitetsmål og resultater.

• Melde inn produkter i Tradesoloution, GTIN.

• Oppdatere produkter i interne systemer. Eksempelvis Visma Global

Arbeidsmiljø og Trivsel:

• Bidra til et godt arbeidsmiljø ved å støtte trivselstiltak og arbeidsmiljøundersøkelser.

• Jobbe for nærvær og bistå med håndtering av sykefravær og oppfølging av sykemeldte ansatte

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning eller lang erfaring innen HR, økonomi eller administrasjon.

• Erfaring med lønnsadministrasjon og personalarbeid.

• Gode ferdigheter i bruk av kontorprogramvare som Microsoft Office.

• God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne

• Kjennskap til arbeidsrett og lønnsrelaterte regelverk.

Personlige egenskaper

• Nøyaktig og strukturert med høy grad av integritet.

• Serviceinnstilt og løsningsorientert

• Gode samarbeidsevner og evne til å arbeide selvstendig og i team

• Gode kommunikasjonsevner

• Stor gjennomføringsevne.

• Være sitt ansvar bevist i forhold til å skape et godt og inkluderende psykososialt arbeidsmiljø.

Vi tilbyr

• En nøkkelrolle i et tradisjonsrikt selskap med store utviklingsmuligheter.

• En spennende og utfordrende stilling i en solid bedrift.

• Konkurransedyktige betingelser og gode utviklingsmuligheter.

• Et inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø.

Vi går gjennom søknader fortløpende frem til fristen.