Prosjektadministrator

Om stillingen

Det EU-finansierte Horizon Europe MSCA-doktorgradsnettverket ArCHe - Archaeological Coastal Heritage - Past, present and future of a hidden prehistoric legacy har et ledig engasjement som prosjektadministrator (SKO 1434 rådgiver). Stillingen har varighet ut 2027. Prosjektet ble igangsatt 1.1.2024 og avsluttes 31.12.2027.

Doktorgradsnettverket ArCHe koordineres av Kulturhistorisk museum og ledes av prosjektkoordinator, professor Almut Schülke. Nettverket har ti doktorgradsstipendiater som er plassert ved seks ulike forskningsinstitusjoner i Europa. Formålet er å øke den vitenskapelige og samfunnsmessige verdien av Europas arkeologiske kystarv, med fokus på arven fra steinalderens jeger-fisker-samlere. ArCHe-nettverket forener akademiske forskningssentre og ikke-akademiske organisasjoner (kulturarvsektor, spesialistorganisasjoner, museer og media), og er en felles plattform for forskning og opplæring innen arkeologi, antropologi, kritiske kulturarvstudier, kulturarvforvaltning, bioarkeologi, geologi, oseanografi, kystteknologi og -bevaring, med mer, for å bidra til synliggjøring, bevaring og en bærekraftig integrering av den sårbare kulturarven i kystområder som står overfor globale miljø- og utviklingsutfordringer.

Prosjektadministratoren har hovedansvar for å koordinere, administrere og praktisk bistå i håndteringen av ulike oppgaver i driften av prosjektet.

Vi ser etter en serviceinnstilt og strukturert medarbeider med svært gode samarbeidsevner og med interesse for å jobbe for et spennende, internasjonalt forskningsmiljø. 

Stillingen er organisatorisk plassert i Arkeologisk seksjon på Kulturhistorisk museum, med arbeidsplass i Oslo sentrum. Arkeologisk seksjon har ansvar for Kulturhistorisk museums samlinger av nordiske oldsaker, middelalderkunst og runeinnskrifter, i tillegg til forvaltningsansvar for fornminner og bergkunst i de fem regionene på Øst- og Sørlandet som hører inn under museets myndighetsområde. Seksjonen har et særlig stort fagmiljø innenfor eldre steinalder og vikingtid/middelalder.

Det er ønskelig med snarlig tiltredelse og senest innen 1. april 2026.

Arbeidsoppgaver 

Som prosjektadministrator i ArCHe vil du arbeide tett sammen med prosjektkoordinator, professor Almut Schülke ved Kulturhistorisk museum, samt med museumsadministrasjonen og UiOs EU-kontor. Du vil være et viktig og støttende kontaktpunkt for ArCHe-prosjektets doktorgradsstudenter for spørsmål og praktisk hjelp knyttet til opplæringen og internasjonal hospitering/praksis.

• Ansvar for administrative oppgaver knyttet til prosjektet, som saksbehandling, arkivering, rapporteringer, referatskriving, oppfølging av regnskap, bestillinger, med mer
• Være administrativ kontaktperson for prosjektet og bistå stipendiater, veiledere, interne og eksterne samarbeidspartnere
• Bistå med prosjektrapporteringer til EU
• Ansvar for praktisk planlegging, organisering og gjennomføring av prosjektmøter, PhD-seminarer og arrangementer som holdes i ulike europeiske land, samt være til hjelp ved planlegging av internasjonale akademiske og ikke-akademiske praksisopphold
• Holde oversikt over og arbeide i henhold til ArCHe-prosjektets mål, tidslinje, leveranser, m.v.
• Ansvar for ulike kommunikasjonsoppgaver, som vedlikehold av prosjektets hjemmeside og å følge opp ArCHes kommunikasjonssatsning "The Classroom of Europe", samt prosjektets formidling på sosiale medier
• Bistå med å arrangere  en digital konferanse (planlagt våren 2027)
• Ansvar for vedlikehold og videreutvikling av prosjektets interne digitale kommunikasjonsplattform
• Holde oversikt over prosjektets budsjett og regnskap

Kvalifikasjonskrav

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende masternivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet. 
• Minimum to års relevant erfaring, fortrinnsvis fra forskningsadministrasjon og/eller PhD-administrasjon.
• Erfaring med nettpublisering og kommunikasjon via sosiale medier 
• Flytende skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på engelsk og god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk (eller et annet skandinavisk språk).
• Gode IT-kunnskaper og erfaring med digitale verktøy

Ønskelig kompetanse/erfaring 

• Administrativ erfaring fra UiO eller annen relevant offentlig forvaltning
• Erfaring fra administrativt arbeid knyttet til internasjonale/EU forskningsprosjekter 
• Kjennskap til UiOs administrative systemer
• Kjennskap til fagdisipliner knyttet til ArCHe-prosjektet

Personlige egenskaper

Personlige egnenskaper vil bli tillagt vekt.

Vi søker etter en tillitsvekkende person med svært gode samarbeids- og kommunikasjonsevner, og som liker å jobbe både selvstendig og i samarbeid med andre. 

Andre viktige egenskaper som kreves:

• Serviceinnstilt og effektiv 
• Strukturert, leverer på tidsfrister
• God nettverksbygger som kan skape tillitsbaserte relasjoner
• Liker å jobbe internasjonalt
• Har stor arbeidskapasitet og kan håndtere et stort spenn av arbeidsoppgaver

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid 

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger – kanskje den neste er deg?  

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være endring av arbeidstid, tilpasning av arbeidsoppgaver, digital, teknisk, eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Vi tilbyr 

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
• Gode velferdsordninger.
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønn i stilling som rådgiver, stillingskode 1434 i lønnsspenn fra kr 630 000 til 700 000,  avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Søknaden skal inneholde

• Søknadsbrev med motivasjon for stillingen
• CV (sammenfatning av relevant utdanning og erfaring)
• Relevante vitnemål og attester

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Generell informasjon

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju. De vil bli bedt om å oppgi 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og mobilnummer).

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.