Ledelse-/adm støtte i voksende virksomhet

Warmflake er en ung Med Tech bedrift som for tiden leverer løsninger til forsvarssektoren. Selskapet er part i FoU-prosjekter i forsvarssektoren, og har hatt sine første leveranser av banebrytende livreddende utsyr til blant annet Ukraina. Den faglige og forretningsmessige hovedinnretningen er så langt å utvikle det såkalte Warmflake-systemet for å motvirke prehospital hypotermi for skadde blødende soldater. Altså å holde skadde blødende soldater varme slik at blodet lett kan koagulere både under evakuering og operasjon på feltsykehus.

I vår voksende virksomhet har vår daglige leder behov for støtte/avlasting.

Om rollen

Vi søker en strukturert, selvstendig og pålitelig ledelses- administrativ assistent i 50 % stilling for å avlaste daglig leder. Rollen kombinerer administrasjon, budsjettoppfølging, logistikk samt ansvar for oppfølging av styrearbeid. Personen vil være en nøkkelressurs i daglig drift og ha ansvar for koordinering av kundedialog, møteoppfølging, produksjons- og logistikkoppføling samt støtte til ledelsen.

Dette passer for en selvstendig person som ønsker tett kontakt med næringslivet og ansvar for sentrale administrative prosesser i en voksende virksomhet.

Hovedoppgaver Administrasjon budsjett og drift

• Dialog/oppfølging med økonomiansvarlig om budsjettet

• Daglig administrasjon så som

  • E-post, koordinering og løpende dokumenthåndtering

  • Møtekoordinering, reiseplanlegging, arrangementer og kalenderadministrasjon

  • Digital arkivering og organisering av dokumenter i en fornuftig struktur

• Utarbeide enkle rapporter og oversikter.

• Strukturere og forbedre interne arbeidsflyter.

Styreoppfølging (sentral del av rollen)

• Planlegge og koordinere styremøter, herunder styringsgruppemøter og generalforsamlinger.

• Utarbeide og sende ut møteinnkalling og agenda.

• Skrive, kvalitetssikre og følge opp styreprotokoller.

• Håndtere elektronisk signering av protokoller og dokumenter (for eksempel via Signant, BankID, m.m.).

• Registrere protokoller og relevante saker i Brønnøysund når nødvendig.

• Arkivering og strukturering av styredokumentasjon.

• Sikre korrekt formalia og tidsfrister.

Logistikk, forsendelse og lager

• Pakking av bestillinger (små/mellomstore produkter).

• Beherske tollregler og merverdiavgiftsbestemmelser

• Bestille frakt via Posten, Bring, DHL, UPS eller andre aktører.

• Opprette og følge opp sporingsnummer til leveransen er fullført.

• Kundekommunikasjon ved forsinkelser, avvik eller retur.

• Enkel lagerstyring (beholdning, emballasje, rekvisita).

Kunde- og næringslivskontakt

• Proaktiv kommunikasjon med B2B-kunder, distributører og samarbeidspartnere.

• Svare på kundehenvendelser og være et profesjonelt kontaktpunkt.

• Oppfølging mot mulige samarbeidspartnere.

• Representere selskapet utad med service og struktur.

Ansvarsområder

• Fullt eierskap til forsendelses- og leveringsprosesser.

• Strukturert og korrekt håndtering av styrearbeid og protokoller.

• Ukentlig rapportering til ledelsen på drift, budsjett, logistikk og administrasjon.

• Tett koordinering med daglig leder om oppgaver og tidsfrister.

• Initiativ til forbedring av rutiner og systemer.

Kvalifikasjoner Må-krav

• Erfaring fra administrasjon, kontorledelse, budsjett, logistikk eller koordinatorroller.

• Erfaring eller trygghet rundt styrearbeid, møteprotokoller og signeringsprosesser.

• Svært god struktur og selvstendighet.

• Gode skriftlige og muntlige ferdigheter på norsk og engelsk.

• God digital kompetanse (Office/Google, CRM, signeringsverktøy, fraktportaler).

Ønsket, men ikke krav

• Erfaring med forsendelser og fraktløsninger.

• Kjennskap til Brønnøysundregistrene.

• Erfaring fra mindre selskaper/«startups».

• Interesse for entreprenørskap og vekstprosjekter.

Personlige egenskaper

• Selvstendig og tar ansvar for egne prosesser.

• Strukturert og ryddig -- spesielt på protokoller og dokumentasjon.

• Initiativrik og handlekraftig.

• Profesjonell og god representant utad til selskapets omgivelser.

• Løsningsorientert og komfortabel med å finne praktiske løsninger.

Arbeidssted og arbeidstid

• 50 % stilling, fleksibel arbeidstid (men for eksempel mellom 10-14).

• Kombinasjon av hovedsakelig hjemmekontor og fysisk oppmøte (ved pakking, møter, lager).

• Muligheter for økt stillingsprosent ved vekst.

Vi tilbyr

• Varierte oppgaver og stort ansvar.

• Tett samarbeid med gründere og næringsliv.

• En rolle der du bygger struktur og profesjonalitet i selskapet.

• Muligheter for vekst innen drift, styrearbeid og koordinering.

Søknadsprosessen

• Kort søknad med CV kan også leveres pr e-post til: post@warmflake.com .

• Tiltredelse så snart som mulig i løpet av 2026.

• Lønn etter avtale.

Søknadsfrist: 10 desember 2025.