Administrativ leder (kontorsjef) ved institutt for vareproduksjon og byggteknikk

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Ved Institutt for vareproduksjon og byggteknikk (IVB) søker vi en engasjert og motivert kontorsjef i fast 100 % stilling. Dette er en utviklende og sentral rolle der du får ansvar for å lede og videreutvikle arbeidsmiljø og kompetanse blant instituttets tekniske og administrativt ansatte. 

IVB er ett av åtte institutt ved Fakultet for ingeniørvitenskap, med rundt 85 ansatte fra ca. 20 nasjoner. Vi utdanner bachelor-, master- og ph.d.-kandidater innen blant annet byggkonstruksjoner, fornybar energi, vareproduksjon, produktutvikling og produktdesign. Forskningsmiljøene våre er ambisiøse, med en stor eksternfinansiert portefølje som omfatter flere EU- og NFR-prosjekter.

Som kontorsjef får du en nøkkelrolle med ansvar for ledelse, strategi, drift og instituttets økonomi. Du leder instituttets tekniske og administrativt ansatte (p.t. 15 personer) og følger opp oppgaver innen studie- og forskningsadministrasjon, HR, økonomi, IT, kommunikasjon og laboratoriedrift. Stillingen innebærer leder- og utviklingsansvar, inklusive HMS, samt ansvar for budsjett, oppfølging og rapportering av totaløkonomien. God oversikt over instituttets virksomhet er avgjørende for å bidra til strategisk utvikling. 

Kontorsjefen inngår i instituttets ledergruppe og rapporterer til instituttleder. Arbeidssted er campus Gjøvik. 

Hva går jobben ut på?

• Personal- og arbeidsledelse for instituttets tekniske og administrativt ansatte 
• Ansvar for drift og kontinuerlig utvikling av instituttets administrative tjenester, samt koordinering av laboratoriedrift  
• Virksomhetsstyring gjennom plan-, budsjett-, rapportering- og oppfølgingsarbeid av instituttets totaløkonomi 
• Lederstøtte til instituttleder, inkl. operasjonalisering av instituttets mål og strategier 
• Bidra til samhandling med andre institutter, fakultetsadministrasjonen, fellesadministrasjonen ved NTNU og eksterne samarbeidspartnere. Som kontorsjef ved et Gjøvik-basert institutt får man bl.a. mulighet til å være tett koblet på campusdriften og et nettverk av lokale ledere 
• Representere instituttet i relevante nettverk og utvalg, internt og eksternt

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

• Relevant utdanning tilsvarende bachelorgrad (f.eks. innen ledelse, økonomi eller offentlig administrasjon). Omfattende og særlig relevant arbeidserfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet. 
• Dokumentert erfaring med personalledelse 
• Erfaring med strategiarbeid og iverksetting av tiltak 
• Erfaring med økonomiarbeid og virksomhetsstyring 
• God digital kompetanse, med erfaring fra relevante verktøy og systemer 
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne i norsk og engelsk 

Det en fordel at du har

• Erfaring fra universitets- og høyskolesektoren 
• Kjennskap til lov- og avtaleverk innen universitets- og høyskolesektoren 
• Solid erfaring med MS Office og elektroniske økonomisystemer, f.eks. SAP/Unit4
• Erfaring med HR-prosesser inkludert rekruttering og medarbeideroppfølging 
• Kjennskap til drift og koordinering av laboratorier 

Personlige egenskaper 

• Gode kommunikasjonsevner 
• God organisasjonsforståelse 
• Gode leder- og samarbeidsegenskaper, med evne til å engasjere, motivere og lede ulike medarbeidere 
• Analytisk og strategisk 
• Strukturert og planmessig, med evne til å prioritere, koordinere og delegere 
• Selvstendig, trygg og tydelig i lederrollen, med pågangsmot og evne til å håndtere krevende perioder 

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen. 

Hvorfor skal du velge oss? 

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden. 
• Gode muligheter for kompetanseutvikling og karrierebygging. 
• Ordninger for balanse mellom jobb og fritid, bl.a. fleksibel arbeidstid, sommertid medio mai til medio september og mulighet for trening i arbeidstiden.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse. 
• Moderne arbeidsverktøy og tilgang til et bredt faglig nettverk. 
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø. 
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling. 

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.  

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du lønnes etter avtale avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis.

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver din motivasjon for å søke stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller krav og ønsker i utlysningen
• CV
• Vitnemål 

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. 

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon. Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen, kan du ta kontakt med HR-rådgiver Amalie Nyeng på tlf. 73 59 20 59 eller e-post amalie.nyeng@ntnu.no

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 12.05.2026