Kontorsjef

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk (ISB), Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH), NTNU har ledig stilling som kontorsjef. Dette er en spennende mulighet til å jobbe i et tverrfaglig og innovativt fagmiljø. Er du en selvstendig og utviklingsorientert leder med solid kompetanse innenfor administrasjon og virksomhetsstyring? Da kan du være den vi leter etter.

Instituttet har rundt 250 ansatte, tilsvarende om lag 150 årsverk. Vi driver forskning og undervisning i fagenhetene anestesi, MR, radiografi, trening–sirkulasjon–respirasjon, og ultralyd. Vår visjon er: Kunnskap og teknologi for en bedre helse. 

Som kontorsjef blir du en sentral del av instituttets ledergruppe og en viktig støttespiller for instituttlederen. Du har ansvar for å lede og utvikle instituttets administrative støttefunksjoner, og du bidrar til å sikre gode tjenester for både ansatte og studenter. Rollen krever god forståelse for virksomhetsstyring, særlig innen økonomi og HR, men også evne til å bygge relasjoner og skape et godt arbeidsmiljø. Vi søker deg som er en motiverende og inkluderende leder, og som evner å skape engasjement, trygghet og utvikling i teamet ditt. Du vil få personalansvar for 13 ansatte med oppgaver knyttet til forskning- og utdanningsstøtte, økonomi, HR og infrastruktur. 

Instituttleder er din nærmeste leder. 

Arbeidsoppgaver

Som kontorsjef hos oss vil dine oppgaver være: 

• Lede, støtte og utvikle instituttets administrative ansatte
• Sørge for at administrasjonen leverer støtte i tråd med virksomhetens behov, NTNUs retningslinjer og lov- og avtaleverk
• Lederstøtte til instituttleder, dette inkluderer alt fra daglig drift til langsiktig og strategisk virksomhetsstyring
• Tett samarbeid og støtte til de vitenskapelig ansatte ved instituttet 
• Utvikling av organisasjonskultur og godt arbeidsmiljø 
• Sikre et godt samarbeid mot St. Olavs hospital
• Samarbeide med andre institutt, fakultetsadministrasjonen og fellesadministrasjonen ved NTNU, samt eksterne samarbeidspartnere
• Sammen med øvrige kontor- og seksjonssjefer bidra til å utvikle en helhetlig administrasjon ved fakultetet
• Representere instituttet i relevante fora og nettverk, internt og eksternt

Kvalifikasjonskrav

For å kvalifisere til stillingen som kontorsjef må du ha: 

• Høyere utdanning på universitets-/høgskolenivå innenfor relevant fagområde, for eksempel økonomi, ledelse eller offentlig administrasjon (på minimum bachelornivå). Lang og direkte relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning kan kompensere for utdanningskravet.
• Erfaring med ledelse, herunder personalledelse
• Erfaring med virksomhetsstyring og økonomi
• Gode kommunikasjonsferdigheter på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

Ønskede kvalifikasjoner 

Det er i tillegg fint om du har: 

• Mastergrad innen relevant fagområde
• Erfaring fra universitets- og høgskolesektoren
• Erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring fra offentlig sektor
• Erfaring fra utviklings- og endringsprosesser
• Erfaring med lederstøtte
• Erfaring fra strategiprosesser og iverksetting av strategiske tiltak

Personlige egenskaper 

Vi søker en trygg og motivert kontorsjef med god relasjonsforståelse og blikk for hva som er god lederstøtte. 

Vi ser spesielt etter disse egenskapene:

• Evne til å engasjere, motivere og lede medarbeideremed ulik bakgrunn
• God helhetsforståelse med evne til å forutse utfordringer og identifisere gode løsninger
• Strukturert og planmessig, med evne til å prioritere, koordinere og delegere
• Tar veloverveide, analytiske beslutninger og har en strategisk problemløsningsevne
• Gode kommunikasjons-og samarbeidsevner
• Selvstendig, trygg og tydelig i lederrollen
• Digital kompetanse og systemforståelse
• Kunnskap om offentlig forvaltning

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen lønnes du etter avtale som kontorsjef kode 1054 avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• CV, attester og vitnemål
• Navn og adresse til tre relevante referanser

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Beathe Sitter, tlf. 99024180, e-post beathe.sitter@ntnu.no.  Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med Anita F. Bretun, e-post: anita.f.bretun@ntnu.no

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 27.02.2026