Arkiv- og dokumentforvalter / informasjonsforvalter (rådgiver/seniorrådgiver)

Om stillingen

Vi søker en faglig engasjert og samarbeidsorientert dokumentforvalter som ønsker å bidra i videreutviklingen av arkiv- og dokumentforvaltningstjenesten i Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Seksjon for informasjonstjenester har ansvar for arkiv- og dokumentforvaltningen i DSS, og leverer også tilsvarende tjenester til Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO). Seksjonen er omfattet av regjeringens vedtak (august 2025) om økt bruk av administrative fellestjenester, og deltar i arbeidet med etableringen av en ny fellestjeneste for informasjonsforvaltning i DIO. Etablering og implementering skal skje trinnvis, med mål om at omstillingen til DIO er gjennomført våren 2027.

Hos oss får du jobbe i et hyggelig og raust miljø preget av stort faglig engasjement. Du vil kombinere operativ forvaltning og drift med mer strategiske oppgaver innen arkiv- og dokumentforvaltning, og du får en viktig veiledende og rådgivende rolle innen arkivfaglige problemstillinger. I tillegg vil du bidra i utviklingen og oppfølgingen av digitale løsninger for saksbehandling, og være tett på moderniseringen av tjenestene som understøtter departementenes arbeid. 

Vi tror du vil trives i rollen hvis du motiveres av varierte oppgaver og liker å løse problemstillinger i samarbeid med andre. Du ønsker å bidra til god dokumentforvaltning i DSS, og ser verdien av kvalitet, struktur og kontinuerlig forbedring i arbeidet vi gjør. 

Hos får du mulighet til å 

• påvirke hvordan vi utvikler og moderniserer dokumentforvaltningen
• jobbe med et fagområde i endring, i tett samarbeid med dyktige, hyggelige og engasjerte kollegaer
• bygge kompetanse gjennom varierte oppgaver og faglig utvikling
• bidra i etableringen av en ny fellestjeneste for informasjonsforvaltning i DIO (fra 30. juni 2027)
• være en del av et arbeidsmiljø preget av verdiene hjelpsom, engasjert og profesjonell 

 

Arbeidsoppgaver:

Som arkiv- og dokumentforvalter vil du få varierte oppgaver, blant annet:

• videreutvikling og vedlikehold av rutiner, planverk og strategier
• utviklingsarbeid innen informasjons- og dokumentforvaltning, herunder integrasjoner med fagsystemer
• rådgivning, opplæring, brukerstøtte og arkivfaglig veiledning/bistand
• utføre enkelte systemadministrasjonsoppgaver i sak-/arkivsystemet
• internkontroll innen arkiv- og dokumentforvaltning
• daglige driftsoppgaver ved behov

Andre oppgaver kan også bli aktuelle. 

Dette ser vi etter

Du må ha: 

• relevant høyere utdanning på bachelorgradsnivå innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning og/eller arkivfag. Lang og relevant arbeidserfaring kan oppveie for kravet til utdanning
• god kjennskap til relevant lovverk
• gode digitale ferdigheter inkludert god systemforståelse 
• arbeidserfaring med elektronisk saksbehandling og arkivfunksjon i offentlig forvaltning
• erfaring med veiledning og opplæring
• gode skriftlige og muntlige fremstillingsevner på norsk

Ønskede krav:

• erfaring med utviklingsarbeid innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning
• erfaring med WebSak eller tilsvarende sak- og arkivsystemer basert på NOARK
• erfaring med utarbeidelse av rutiner, planverk og strategier innen arkiv og dokumentforvaltning
• erfaring med integrasjoner
• erfaring med systemadministrasjon i NOARK-system

Vi søker deg som kjenner deg igjen i vårt kundeløfte "Sammen for felleskapet" og som vil være en god ambassadør for våre verdier: hjelpsom, engasjert og profesjonell.

Personlige egenskaper:

• initiativrik, har gjennomføringsevne og tar ansvar for oppgaver/resultater
• selvstendig, har gode samarbeidsevner og funger godt i et team
• strukturert, systematisk og nøyaktig
• løsningsorientert, endringsvillig og åpen for nye måter å jobbe på
• evne til å prioritere og holde oversikt i en arbeidshverdag med mange samtidige oppgaver
• opptatt av å yte god service
• oppdatert på teknologisk utvikling innenfor fagområdet, deler dette og bidrar til digital utvikling av tjenester

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Mangfold

I DSS har vi et mål om å være en arbeidsgiver som speiler mangfoldet i samfunnet. Mangfold er en styrke og gjør at vi kan løse oppgavene våre enda bedre. Derfor ønsker vi velkommen til søkere med ulike kompetanser, arbeids- og livserfaring, og søkere som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere. Videre ønsker vi å sørge for tilrettelegging på arbeidsplassen dersom det er behov for det. Alle kvalifiserte søkere vil bli vurdert.

Vi tilbyr

Vi ønsker deg velkommen inn i et arbeidsfellesskap med dyktige kolleger som er stolte av jobben sin. I DSS er det et godt arbeidsmiljø, du får gode kollegaer og utviklingsmuligheter. Som statlig etat er DSS underlagt lov- og avtaleverk som sikrer de ansatte ryddige arbeids- og tjenesteforhold. Vi kan tilby et bredt tilbud av sosiale, kulturelle og sportslige aktiviteter. Pensjons- og forsikringsordning i Statens pensjonskasse.

Lønn: Kr 620 000 - 800 000 i stilling som rådgiver (kode 1434) eller seniorrådgiver (kode 1364) . Stillingen lønnes iht. hovedtariffavtalene i staten og DSS’ lønnspolitikk. Lønnsplassering avhenger av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifisert søker kan høyere lønn vurderes. 

Klarering: Ansettelse skjer under forutsetning at søker blir sikkerhetsklarert på nivå HEMMELIG og autorisert. Mer informasjon om klarering finnes på Nasjonal sikkerhetsmyndighets nettsider:  Spørsmål og svar om klarering - Nasjonal sikkerhetsmyndighet

Les dette før du søker

Vi er opptatt av hva du kan, dine erfaringer og kompetanser. Vi vil derfor stille deg noen faglige spørsmål fremfor å be deg skrive en søknadstekst. Når du trykker på "Søk stillingen" kommer du til rekrutteringsportalen og må logge inn. I portalen er det viktig at du:

• svarer på kompetansespørsmålene du får innledningsvis. Spørsmålene erstatter søknadstekst og vil gi oss saklig og faglig informasjon om de kvalifikasjonene vi er ute etter
• fyller ut CV-feltene i portalen (selv om du legger ved en ferdigutfylt CV). Dette er nødvendig for bl.a. å ivareta kravet om fullstendige søkerlister
• laster inn vedlegg (vitnemål, kurs/sertifiseringer og arbeidsbekreftelser). Utdanning fra utlandet må dokumenteres med godkjenning fra NOKUT eller HKDir
• det bør registreres minst to referansepersoner
• hvis du krysser av for overtallighet, må du vedlegge overtallighetsattesten (Et skriftlig bevis på at du er overtallig fra en statlig virksomhet, og at du derfor kan ha fortrinnsrett til andre stillinger i staten) 

Vi gjør oppmerksom på at vi aldri vil be om BankID-informasjon eller lignende i forbindelse med søknadsprosessen.

Unntatt offentlighet fra offentlig søkerliste: For at vi skal kunne vurdere et ønske om reservasjon fra søkerlisten, må din begrunnelse inneholde konkret hva slags ulempe det vil ha for deg. Du vil bli varslet om reservasjonen ikke tas til følge. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt å bli unntatt offentlighet.

DSS benytter bakgrunnssjekk fra Semac i noen av våre rekrutteringsprosesser. Bakgrunnssjekk utføres etter samtykke, og innebærer bla at vi verifiserer CV og annen søknadsdokumentasjon i forbindelse med ansettelsen.

Spørsmål om stillingen?

Hvis du har spørsmål til stillingen, er du velkommen til å kontakte seksjonssjef Tone Engløkk Jorde e-post: tone.jorde@dss.dep.no

Spørsmål om rekrutteringsprosessen kan rettes til rekrutteringsrådgiver Ingunn Torgersen Glosli e-post: ingunn-torgersen.glosli@dss.dep.no