Administrativ koordinator

Om stillingen og instituttet

Vi ser etter deg som liker å organisere og koordinere aktiviteter, og håndterer både planlagte og uforutsette oppgaver. Du jobber strukturert, målbevisst og kommuniserer godt med dem rundt deg. Som vår nye administrative koordinator vil du ha en sentral rolle i å koordinere prosesser knyttet til eksamen, organisere arrangementer og ivareta instituttets internkommunikasjon.

Institutt for strategi og ledelse er et av de største instituttene ved NHH, med over 60 ansatte fra ulike nasjonaliteter, som du vil samarbeide tett med. I det daglige arbeidet brukes både norsk og engelsk, med norsk som administrasjonsspråk. Hos oss blir du en del av et administrativt team på fem personer, der alle tar ansvar, spiller hverandre gode og bidrar til god flyt i arbeidshverdagen.

Hovedoppgaver

• koordinere faglige og administrative prosesser, blant annet knyttet til eksamen, sensur, forskningsstøtte (NVA og Småforsk) og midlertidige ansettelser
• håndtere økonomi og innkjøp, herunder attestasjon av reise, utlegg, timelister og faktura, samt bestilling av varer og tjenester
• ivareta intern kommunikasjon via instituttets Teams-kanaler og videreutvikle interne rutinebeskrivelser og arbeidsprosesser
• planlegge og gjennomføre instituttets arrangementer, som workshops, konferanser og disputaser
• bidra til øvrige driftsoppgaver ved instituttet

Arbeidsoppgavene kan endre seg over tid.

Kvalifikasjonskrav

• utdanning fra universitet eller høyskole, minimum bachelorgrad eller tilsvarende (relevant realkompetanse kan i noen tilfeller erstatte utdanningskravet)
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk, herunder beherske engelsk som arbeidsspråk
• generelt god digital kompetanse og erfaring med bruk av Excel

Det er en fordel om du har: 

• erfaring med lignende arbeid
• erfaring fra universitets- og høyskolesektoren eller annen offentlig forvaltning
• erfaring med økonomi‑ og/eller sak‑arkivsystem, gjerne Unit4 ERP og P360
• erfaring fra et internasjonalt miljø fra arbeid eller studier

Personlige egenskaper

• du jobber strukturert, nøyaktig og målbevisst 
• du er analytisk og selvstendig, og trives med varierte oppgaver 
• du er nysgjerrig av natur og finner frem til informasjon og løsninger på egenhånd
• du tar ansvar og håndterer flere oppgaver samtidig, både planlagte og uventede
• du skaper gode relasjoner gjennom serviceinnstilling og samarbeid

NHH tilbyr

• jobb i en organisasjon som utfører spennende og samfunnsnyttige arbeidsoppgaver varierte faglige utfordringer
• et trivelig arbeidsmiljø med gode kollegaer
• fleksibel arbeidstidsordning og inkluderende arbeidsliv 
• gode forsikrings-, pensjons-, og låneordninger i Statens pensjonskasse
• inkluderende arbeidsliv
• velferdsgoder som subsidiert trening og bedriftshytte

Stillingen har kode 1408 - førstekonsulent og er lønnet fra 540 000 – 570 000 per år avhengig av kvalifikasjoner. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes to prosent som innskudd i Statens Pensjonskasse.

Slik søker du på stillingen

Det er ikke nødvendig å sende inn søknadsbrev til denne stillingen. Vi ber i stedet om at du legger ved en oppdatert CV og besvarer screeningsspørsmålene du får innledningsvis når du søker.

Det er viktig at du tydelig beskriver i CV-en din: 

• arbeidsoppgaver og ansvar i tidligere stillinger
• hva slags erfaring som er relevant for denne stillingen
• relevante prosjekterog resultater du har bidratt til, og hvilke systemer du har arbeidet med

CV-er med generelle eller lite konkrete beskrivelser kan gjøre det vanskelig å vurdere deg som søker.

Generell informasjon 

NHH legger vekt på mangfold. Vi oppfordrer derfor alle som er kvalifiserte, om å søke stillingen uten hensyn til kjønn, alder, funksjonshemming, kulturell bakgrunn og/eller hull i CV-en.

Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkere kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å få bli unntatt fra søkerlisten. Søkere vil bli informert om dette på forhånd.

NHH kan gjennomføre bakgrunnssjekk av kandidater som får tilbud. Bakgrunnssjekken utføres etter samtykke fra deg som søker, og innebærer at vi verifiserer CV og annen søknadsdokumentasjon i forbindelse med ansettelsen. 

Søknadsfrist: 2. august 2026.