Prosjektsekretær til nytt renseanlegg

Om oss

Kommunalområdet Plan og teknikk er organisert i fire enheter og to seksjoner. Prosjektenheten er lagt til seksjon Kommunalteknikk og består av en leder, åtte prosjektledere innen bygg og vann og avløp (VA), to prosjektsekretærer og én merkantil medarbeider.

Les mer om Indre Østfold kommune som arbeidsplass og gode grunner til å jobbe hos oss på våre nettsider. 

Er du vår nye kollega?

For at Indre Østfold kommune skal nå sine mål i årene framover, er vi avhengige av dyktige medarbeidere som trives og lykkes i jobben sin. Som prosjektsekretær blir ditt viktigste bidrag å være serviceinnstilt og utføre administrative tjenester, slik at øvrige ansatte på prosjektet kan konsentrere seg om sine hovedoppgaver, samt å bidra til å skape trivsel og engasjement.

Vi søker en ny kollega som prosjektsekretær i 100 % fast stilling knyttet til byggingen av Stegen renseanlegg. Sammen med oss vil du bidra til å videreutvikle kvaliteten på tjenestene våre, slik at samarbeidspartnerne opplever god behandling fra dyktige medarbeidere med høyt servicenivå.

Hva gjør vi hos oss?

Du vil få varierte kontorstøttefunksjoner med blant annet ansvar som doumentkontroller, betjening av interne og eksterne kunder, organisering og tilrettelegging av møtevirksomhet, skrive møtereferater, bestilling av forbruksvarer, prosjekthotell og postbehandling.

Hovedoppgaver vil blant annet være: 

• Dokumentkontroll.
• Støtte til prosjektleder: Assistere med daglige rutiner, organisering av møter, skriving av referater og dokumentkontroll.
• Ressurskoordinering: Bestille materiell og sikre at prosjektteamet har det de trenger.
• Kommunikasjon: Håndtere henvendelser, utarbeide kommunikasjonsmateriell og vedlikeholde kontakt med interessenter.
• Rapportering: Bistå med utarbeidelse av rapporter, søknader osv. 

Andre oppgaver kan tillegges stillingen ved behov. 

Hos oss får du muligheten til å utvikle deg faglig, være en del av et inkluderende arbeidsfellesskap og gjøre en forskjell – hver eneste dag.

Kompetanse og erfaring

Du må ha

• relevant utdanning fra høyskole, men relevant erfaring kan kompensere for kravet til utdanning
• minimum fem års relevant erfaring
• gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• erfaring som sekretær og/eller økonomi- eller personalmedarbeider
• god kjennskap til Office-pakken, prosjekthotell, samt generelt gode datakunnskaper
• førerkort klasse B

Det er ønskelig at du har

• erfaring fra tilsvarende stilling hos entreprenør/byggherre, dette vil bli vektlagt
• kjennskap til oppgaver, arbeidsdeling og fagterminologi i bygg- og anleggsprosjekter
• erfaring fra komplekse prosjekter

Er du den vi ser etter?

Vi ønsker at du

• har gode kommunikasjonsevner
• har evne til å arbeide selvstendig, strukturert og nøyaktig samt være serviceinnstilt og mestre mange oppgaver parallelt
• er pålitelig, løsningsorientert og selvgående
• trives i et hektisk arbeidsmiljø
• er utadvendt og uredd
• har høy grad av arbeidsmoral
• er fleksibel og bidrar til et godt arbeidsmiljø
• er endringsvillig, og har fokus på nytenkning og utvikling

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Hos oss får du 

• varierte arbeidsoppgaver tilknyttet et spennende prosjekt
• sterkt fagmiljø i et bredt fagfelt med spennende, faglige interessante og utviklende arbeidsområder
• trivelig arbeidsmiljø med dyktige og kompetente medarbeidere
• gode muligheter for fagrelaterte kurs
• fleksibel arbeidstid 
• inkluderende læringsmiljø med erfarne kollegaer
• gode muligheter for personlig og faglig utvikling
• gode parkeringsmuligheter
• inntil tolv lønnede dager velferdspermisjon i året per kalenderår, for eksempel inntil tre dager for tilvenning i barnehage
• en av Norges beste pensjonsordninger som varer livet ut, inkludert både uførepensjon og etterlattepensjon
• gode forsikringer og gunstige lånevilkår gjennom medlemskap i offentlig pensjonskasse
• lønn i henhold til gjeldende tariffavtale

Har du spørsmål om stillingen, kan du ta kontakt med

Seksjonsleder, Jannicke Eriksen
Telefon: +47 480 40 209
E-post: jannicke.eriksen@io.kommune.no

Til deg som søker

Vedlegg til søknaden

For å kunne behandle søknaden din på best mulig måte, ber vi deg fylle ut fullstendig CV, samt laste opp attester og vitnemål når du søker. Dokumentasjonen på tidligere praksis og erfaring, er viktig for beregning av din ansiennitet og lønnsplassering ved en eventuell ansettelse.

Det stilles krav til at nødvendig dokumentasjon er levert før innplassering og beregning av lønn kan gjennomføres. 

Offentlig søkerliste

Vær klar over at navnet på søkere kan bli offentliggjort, selv om du som søker har bedt om å være unntatt søkerlisten. Du vil i så fall bli varslet om dette og får anledning til å trekke søknaden din hvis du ønsker det. 
Dersom du har ytret ønske om unntak fra søkerliste, ber vi deg følge med i din innboks for tilbakemelding fra oss. 

Søknad

Det er kun søknader som er sendt inn via denne utlysningen som vil bli vurdert. Søknaden sendes elektronisk via lenken «Søk stillingen» på denne siden.
 

Har du spørsmål om utfylling av elektronisk søknad, kan du kontakte Jobbnorge på telefon 75 54 22 20.