Systemansvarlig for høgskolens studieadministrative systemer

Om stillingen

Ved Høgskolen i Østfold (HiØ) er det fra 01.01.27 ledig en fast 100 % stilling med ansvar for studieadministrative systemer i utdanningsavdelingen. 

Utdanningsavdelingen har et overordnet ansvar for å støtte og videreutvikle høgskolens utdanningsvirksomhet i tett samarbeid med fakultetene. Avdelingen har høy faglig kompetanse og et stort engasjement for å utvikle gode tjenester. Avdelingen består av seks seksjoner; seksjon for opptak og internasjonalisering, seksjon for studentoppfølging, seksjon for eksamen, seksjon for pedagogisk utvikling og læring (PULS), HiØ Videre og seksjon for utdanningskvalitet. Stillingen er plassert i seksjon for utdanningskvalitet, som består av 11 medarbeidere og ledes av seksjonsleder.  

Seksjon for utdanningskvalitet har et overordnet ansvar for å sikre og videreutvikle kvaliteten i høgskolens utdanninger. Seksjonen forvalter de studieadministrative systemene, inkludert ansvar for rapportering, analyse og kvalitetssikring av studieadministrative data. Videre har seksjonen et administrativt ansvar for utvikling, revisjon og kvalitetssikring av høgskolens studieportefølje. Seksjonen forvalter og videreutvikler også høgskolens kvalitetssystem for utdanning, og har et overordnet ansvar for skikkethetsvurdering på institusjonsnivå.

Felles studentsystem (FS) er et studieadministrativt system for UH-sektoren, og er vår felles digitale grunnmur for studieadministrasjon, med studieinformasjon og studentdata. Forvaltningen av FS er i endring, og vi ser etter en ny medarbeider som har lyst og interesse i å modernisere forvaltningen av FS med tilhørende applikasjoner ved HiØ i takt med utviklingen/moderniseringen av FS-sfæren. Som systemansvarlig skal du sørge for at HiØ benytter seg av systemer og digitale verktøy som ivaretar høy datakvalitet og effektiv arbeidsflyt i prosesser der studentdata inngår. 
 
I samarbeid med HiØs fagmiljøer og kollegaer på tvers av administrasjonen skal du identifisere muligheter og forbedringsområder. Du skal holde deg oppdatert på det som skjer av utvikling i sektoren og sikre at HiØ deltar i dette arbeidet. Til stillingen ligger også analyseoppgaver og rapporteringsansvar.  Videre vil du også yte lederstøtte i spørsmål knyttet til dine ansvarsområder. Til stillingen ligger også et koordineringsansvar for superbrukere innenfor de ulike områdene.
 
Høgskolens studietilbud er organisert ved våre to studiesteder i Halden og Fredrikstad. Hovedarbeidssted vil være ett av våre studiesteder, men jevnlig tilstedeværelse ved begge må påregnes. 

Dette er Høgskolen i Østfold

Kjernen i høgskolens virksomhet er å tilby og utvikle forskningsbasert kunnskap med samfunnet - for framtida og gi studenter tilgang til fremragende samfunnsrelevante og profesjonsrettede studier. Vi har en bred studieportefølje på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Høgskolen er lokalisert med studiesteder i Fredrikstad og Halden. 

Høgskolens fagmiljøer er organisert i tre større fakultet: Fakultet for helse, velferd og organisasjon, Fakultet for lærerutdanninger og språk, og Fakultet for informasjonsteknologi, ingeniørfag og økonomi. 

På høgskolen jobber det ca. 700 ansatte og vi har ca. 7500 studenter.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=C-xfnuAg0q8

Ansvars- og arbeidsområder

Dine ansvars- og arbeidsområder vil i hovedsak være

• systemforvalter for Felles studentsystem (FS), med ansvar for helhetlig forvaltning, videreutvikling og modernisering
• lede arbeidet med innføring, videreutvikling og tekniske endringer i studieadministrative systemer og tjenester
• ivareta overordnet teknisk koordinering av studieadministrative systemer, herunder sikre gode og robuste integrasjoner mellom FS og tilknyttede løsninger som Wiseflow (eksamenssystem), Canvas (læringsplattform), Tableau (analyseverktøy) og TP (timeplanlegging)
• bidra med dybdeforståelse av systemarkitektur og samspill mellom systemene, og omsette dette til gode løsninger i samarbeid med fagmiljøene
• legge til rette for god samhandling mellom teknisk og studieadministrativ bruk av systemene
• koordinere arbeidet med superbrukere og bidra til helhetlig og effektiv bruk av systemporteføljen
• rapportering, analyse og kvalitetssikring av studieadministrative data
• rådgivning og leveranse av styringsdata til ledelsen
• drive opplæring, brukerstøtte og tilgangsstyring
• være HiØs kontaktpunkt mot Sikt i tekniske og forvaltningsrelaterte spørsmål
• ansvarlig for innrapportering av studentdata til Database for statistikk om høyere utdanning (DBH)

Den som ansettes forventes å være en pådriver i arbeidet med å modernisere forvaltningen av FS ved HiØ, i tråd med nasjonal utvikling og endringer i FS-økosystemet. Rollen krever evne til å kombinere teknologiforståelse med innsikt i studieadministrative prosesser, og til å se sammenhenger på tvers av systemer og organisasjon.

Stillingen vil samarbeide tett med eksisterende systemansvarlige og superbrukere, som ivaretar den operative og faglige bruken av de enkelte løsningene. I perioder vil stillingen også kunne bli tillagt andre oppgaver innen det studieadministrative området.

Kvalifikasjonskrav

For ansettelse i stillingen må du ha

• relevant mastergrad, for eksempel innen IT/digitalisering, samfunnsvitenskap eller administrasjon. Andre fagområder som gir god teknisk forståelse og analytisk kompetanse vil også bli vurdert. I særlige tilfeller kan bachelorgrad innen relevante fagområder (for eksempel innen IT/digitalisering, samfunnsvitenskap, administrasjon eller andre fagområder som gir god teknisk forståelse og analytisk kompetanse) kombinert med omfattende og relevant erfaring fra studieadministrasjon, fortrinnsvis fra høyere utdanning, kompensere for kravet om mastergrad.
• erfaring fra forvaltning av informasjonssystemer i større organisasjoner 
• erfaring med endringsarbeid 
• god teknisk forståelse
• god muntlig og skriftlig framstillingsevne på norsk og engelsk  

I tillegg ønsker vi at du har:

• god forståelse for integrasjoner, dataflyt og sammenheng mellom studieadministrative systemer 
• god kjennskap til universitets- og høgskolesektoren
• god kjennskap til studieadministrative systemer 

Personlige egenskaper

• evne til å ta initiativ og arbeide selvstendig, strategisk, analytisk og målrettet
• evne og vilje til raskt å sette seg inn i nye saksfelt og håndtere problemstillinger
• gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• god formidlingsevne og evne til nytenking 
• kvalitetsbevisst, fleksibel, løsningsorientert og serviceinnstilt

Det legges stor vekt på de personlige egenskapene. 

Det er mange gode grunner til å jobbe hos oss 

• Et sterkt fagmiljø med engasjerte studenter og dyktige kollegaer
• Fleksibel arbeidstid og sommertid i perioden mai - september
• Et positivt og utviklende arbeidsmiljø med muligheter for kompetanseutveksling og samarbeid
• God tilrettelegging og faglige utviklingsmuligheter
• Gratis parkering med lademuligheter for elbil. Reiser du med tog kan du benytte gratis taxitilbud til campus Halden
• Et godt og sosialt arbeidsmiljø med ulike tilbud, for eksempel treningstilbud, filmklubb, afterwork samlinger mm.
• Gode forsikringsordninger, pensjons-, og lånemuligheter med gunstige renter og vilkår gjennom Statens Pensjonskasse
• Lønn i stilling som seniorrådgiver (kr 650 000 - 890 000). Ved spesielt relevant kompetanse kan noe høyere lønn vurderes. Lønnsinnplassering avhenger av din kompetanse, erfaring og en markedsmessig vurdering.

Lurer du på noe? Ta kontakt med oss!

• Seksjonsleder, Monica Østby, tlf. +47 90102125, epost: monica.ostby@hiof.no
   
• HR-partner, Lilly Alexandra Hondros-Wellmeier, tlf. +47 69608182,  epost: lilly.a.hondros-wellmeier@hiof.no

Innsending av søknad

Du sender inn søknaden din via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Søknaden må inneholde CV, aktuelle vitnemål og attester.

All vedlagt dokumentasjon skal være på norsk, skandinavisk eller engelsk.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke. Høgskolen jobber for å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver.

Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Vi gjør oppmerksom på at det kan bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater. Bakgrunnssjekken utføres for å verifisereopplysninger gitt i CV og dokumentasjon i forbindelse med ansettelsesprosessen. Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Søkere som er i konflikt med dette regelverket vil ikke anses kvalifisert for stillingen.