Om stillingen

Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) har ledig et ettårig vikariat som administrasjonskonsulent/-rådgiver, ønsket oppstart er medio august 2025. 

Stillingen har en sentral rolle som lederstøtte, og skal blant annet ivareta sekretariatsfunksjon for ledergruppen og styret ved UNIS. I tillegg til lederstøtteoppgave, vil 40 % av stillingen være knyttet til kommunikasjon/informasjon/web. 

UNIS har i dag ca. 110 ansatte og stillingene inngår i administrasjonsavdelingen som består av til sammen 14 ansatte. Stillingen inngår i en kjernegruppe på tre personer som i felleskap skal løse administrative oppgaver ved UNIS knyttet til lederstøtte, booking og resepsjonstjeneste. Stillingen rapporterer til administrasjonssjef. 

Arbeidsoppgaver

Lederstøtte (60 %)

• Støtte administrerende direktør og ledergruppen med forberedelse og tilrettelegging til ledergruppemøter, styremøter og samlinger. Dette inkluderer å utarbeide agenda for ledergruppemøter, skrive referater, samt innhente og forberede saker til styremøter i Public 360 og Admincontrol, og sammenfatte protokoll fra disse.
• Bidra til profesjonalisering og prosessoppfølging av saksbehandling, særlig innen strategiske utviklingsområder, og arkivering i Public 360.
• Utarbeidelse av notater, brev, rapporter, presentasjoner og referat, samt yte generell bistand i utvalgte «dag-til-dag»-aktiviteter, bl.a. oppfølging av aksjonspunkter fra ulike utvalg og komiteer og informasjon til ansatte på vegne av administrerende direktør. 
• Utarbeide og innhente underlag til prosjekter og utredninger.
• Tilrettelegge og koordinere reiser, møter og andre arrangementer for administrerende direktør, ledergruppen og styret.
• Bidra i tilrettelegging og gjennomføring av interne arrangementer ved institusjonen.
• Funksjon som backup i resepsjons- og bookingtjenesten.

 

Kommunikasjon/web (40 %)

Oppgavene innebærer blant annet utarbeider/ferdigstille årsrapporter, røkting av nettsider (unis.no), vedlikehold av informasjon til intranett-siden, bistå med å koordinere events og ved ledig kapasitet bistå med å følge opp Facebooksiden til UNIS + eventuelle spørsmål via den (Messenger). Faglig koordinering av dette arbeidet ivaretas av avdelingsleder for Studieavdelingen. 

Kvalifikasjonskrav

Ønskede kvalifikasjoner

• Relevant universitets-/høgskoleutdanning, minimum på bachelornivå
• Erfaring fra administrasjon og lederstøtte tillegges stor vekt
• Erfaring fra/kjennskap til universitet/høgskolesektoren eller andre forsknings- og utviklingsmiljø
• Erfaring med røktning av nettsider, publiseringsverktøy og kommunikasjon/informasjonsarbeid er ønskelig
• God digital kompetanse innen løsninger som kontorstøtte- og publiseringsverktøy
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Personlig egnethet tillegges stor vekt.

Personlige egenskaper

• Imøtekommende, serviceinnstilt og positiv
• Profesjonell, nøyaktig og pålitelig
• Stor arbeidskapasitet, fleksibel og løsningsorientert
• Strukturert, målrettet og proaktiv
• Gode samarbeidsegenskaper
• Tillitsskapende og engasjert
• God prioritering- og gjennomføringsevne
• God rolleforståelse

Vi tilbyr

UNIS kan tilby en utfordrende og variert jobb, i et spennende, trivelig og internasjonalt miljø. Som ansatt er man medlem i Statens Pensjonskasse, som tilbyr en av markedets beste ordninger for alderspensjon. Vi tilbyr også gode forsikringsordninger, dekning av reise- og flyttekostnader ved oppstart i stillingen og tjenestebolig i henhold til gjeldende regelverk.

Stillingen er lønnet etter statens lønnsregulativ i stillingskode 1408 førstekonsulent. For spesielt godt kvalifiserte søkere kan 1434 rådgiver vurderes. I tillegg til lønnen ytes et Svalbardtillegg tilsvarende (p.t.) kr 42.840,- pr år. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens Pensjonskasse. Inntektsskatten på Svalbard er for tiden på 8 %. I tillegg trekkes folketrygdavgift på 7,7 %.

Spørsmål om stillingen

Nærmere opplysning om stillingen fås ved henvendelse til administrasjonssjef Nina Ellingsen Høiskar (tlf. 92811930, epost. ninah@unis.no). 

Søknad må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Vitnemål/attester skal vedlegges søknaden.

 

Søknadsfrist: 22.05.2025.

 

Det er mulig å be om å få navnet/søknaden unntatt offentligheten iht. offentlighetsloven § 25. Ønsket må i tilfelle begrunnes. Vi gjør oppmerksom på at skulle ønsket ikke bli tatt til følge, vil søkeren bli kontaktet å få mulighet til å trekke søknaden.