CICERO søker administrasjonskonsulent

Om stillingen

Vi søker en person som skal ha en kombinert rolle med ulike administrative oppgaver og  være et servicepunkt for ansatte. Vi krever samtidig at du håndterer selvstendige oppgaver for administrasjonssjefen eller andre i CICEROs ledergruppe. Dette vil være varierte oppgaver, ut fra behov og hva som skjer i organisasjonen. Du vil også ha oppgaver i vår resepsjon, som du deler med en annen ansatt. CICERO flytter til Campus Ullevål høsten 2026. Oppgaver og planlegging av flyttingen vil være en del av stillingen fram til vi er vel inne i nytt hus. Dette gjøres under ledelse av administrasjonssjefen – men krever stor grad av praktisk sans og selvstendighet.

CICERO arrangerer mange møter og konferanser/seminarer gjennom året i egne lokaler og bistand til disse vil være en del av oppgavene i stillingen. 

Stillingen er en del av administrasjonen, som i dag teller 12 medarbeidere. Administrasjonens hovedoppgave er å levere gode og effektive støttetjenester som bidrar til å styrke kjernevirksomheten på CICERO som er forskningen. Vi leverer tjenester innenfor økonomi/prosjektstøtte, IT og HR i tillegg til vår resepsjon og servicepunkt hvor to personer bytter på å sitte.

CICERO er i vekst og vi har litt over 100 ansatte fordelt på tre forskningsavdelinger, kommunikasjonsavdeling, administrasjonsavdeling og ledergruppe.  

Vi søker en serviceinnstilt, positiv og fleksibel person som både trives med de små og store oppgavene, og som er opptatt av god oversikt og struktur. Den vi ansetter må like å løse oppgaver på effektiv måte. Personlig egnethet vil tillegges stor vekt. Det kreves gode skriftlige og muntlige språkferdigheter i norsk og engelsk. CICERO har mange ansatte fra ulike land og nasjonaliteter og mye av dialogen går på begge språk.

Du må like at det skjer ting rundt deg og ha ønske om å bidra til at vi i administrasjonen sammen holder ett høyt servicenivå. CICERO har en administrasjon hvor alle jobber sammen om å løse oppgaver. Det er derfor viktig at du liker å jobbe med ulike oppgaver og på tvers i organisasjonen.  

Å være ansatt i administrasjonen på CICERO innebærer å ha god dialog med forskerne, ha forståelse for forskernes arbeidsprosesser og behov, og bidra med støtte som hjelper i deres forskerhverdag.

Den rette kandidaten kan få muligheter og arbeidsoppgaver utover oppgavene som er nevnt under, ut fra hvilken kompetanse og bakgrunn du har med deg. 

Ansvarsområder og arbeidsoppgaver

• Sekretæroppgaver for administrasjonssjefen og ledergruppa 
• Bilagshåndtering, kontering og enklere regnskapsoppgaver
• Oppfølging av timeføring (månedlig)
• Redigering/layout av CICEROs rapporter 
• Bidra i CICEROs flytteprosess til Campus Ullevål (høsten 2026)
• Resepsjon - servicepunkt (deles med en annen ansatt)
• Holde orden i lokaler, kjøkken og interne møterom
• Bistå med bestillinger av mat til konferanser og møter
• Arkiv og postregistrering
• Arbeidsoppgavene kan endres ut fra behov i organisasjonen

Kvalifikasjoner - krav

• Enten relevant erfaring fra lignende arbeidsoppgaver eller utdanning innen administrasjon (fagutdanning eller bachelor) 
• Gode kunnskaper i Word, Excel og PowerPoint
• Gode kommunikasjonsevner 
• Noen års arbeidserfaring
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk

Ønsket erfaring og bakgrunn

• Erfaring fra liknende virksomhet er en fordel
• Erfaring med ERP-systemer (CICERO bruker Maconomy)
• Erfaring med enklere regnskapsoppgaver og god økonomiforståelse 
• Erfaring med publiseringsverktøy (intranett)

Vi tilbyr

• Et hyggelig og spennende arbeidsmiljø med verdensledende forskere
• Muligheter for faglig og personlig utvikling
• Gode fasiliteter og ordnede arbeidsforhold
• Lønn etter kvalifikasjoner innenfor CICEROs lønnssystem
• Medlemskap i Statens pensjonskasse
• CICERO er IA-bedrift og ønsker at de ansatte skal speile mangfoldet i befolkningen
• Arbeidssted: Oslo
• I denne stillingen er det ikke mulig med hjemmekontor

Personlige egenskaper

• Serviceinnstilt, positiv, fleksibel, strukturert og løsningsorientert
• Gode samarbeidsevner og evne til å jobbe selvstendig
• Stor grad av gjennomføringsevne
• Personlig egnethet vil bli vektlagt
• Utadvendt og omgjengelig

Spørsmål om stillingen - kontakt

Slik søker du

Høres dette interessant ut? Send oss en søknad du beskriver din relevante erfaring og hvorfor du ønsker å jobbe hos oss, CV, karakterutskrifter/vitnemål og attester inn elektronisk via Jobbnorge. Søknader utenfor systemet vil ikke bli vurdert.

Tiltredelse ønskes snarest mulig.

Søknadsfrist: 1. september 2025. Vi ser frem til å høre fra deg!