Autorisert helsesekretær / Medisinsk sekretær

Kvinneklinikken ved Sykehuset Østfold har om lag 3000 fødsler i året og er et gruppe 1-sykehus med et differensiert fødetilbud. Klinikken omfatter gynekologisk avdeling med omfattende operasjonsvirksomhet, inkludert dagkirurgi og døgnområde på Kalnes, samt føde- og barselavdeling. Vi har i tillegg poliklinikker både på Kalnes og i Moss og dagkirurgisk aktivitet i Moss.

Som sekretær hos oss vil du få en sentral rolle i klinikkens daglige drift og være et viktig bindeledd mellom pasienter, pårørende og våre faggrupper. Du vil være klinikkens ansikt og stemme utad, ta imot og veilede pasienter, og bidra til trygghet og gode opplevelser i møte med helsetjenesten. Arbeidsoppgavene er varierte og omfatter blant annet pasientadministrasjon, dokumenthåndtering, koordinering av timer og støtte til gynekologer, jordmødre, sykepleiere, barnepleiere og annet helsepersonell.

En viktig del av rollen er også å bistå seksjonslederne med oppgaver knyttet til GAT og vaktinnleie for å sikre god bemanningsplanlegging og stabil drift. Du vil jobbe tett med både seksjonsledere og sekretærkollegaer, og bidra til en effektiv og helhetlig arbeidsflyt i et miljø med høyt tempo og varierte oppgaver.

Vi har nå ledig:
4 × 100 % faste turnusstillinger som helsesekretær / medisinsk sekretær knyttet til Kvinneklinikkens døgnpost og poliklinikk. 
 

Arbeidsoppgaver

• Pasientadministrative oppgaver i DIPS Arena og Partus både for heldøgnsdrift og poliklinikk
• Besvare innkommende telefoner og gi service til pasienter, pårørende og samarbeidspartnere
• Bestilling av pasientreiser, ambulanse og tolketjenester
• Håndtering av post og dokumentflyt
• Koordinering og samarbeid med ledere og helsepersonell for å sikre god pasientflyt
• Mottak av pasienter og pårørende i resepsjonen
• Planlegge og innkalle pasienter til konsultasjoner og behandling
• Oppgjør av polikliniske konsultasjoner
• Daglig oppfølging av medisinsk koding
• Delegerte oppgaver fra seksjonsleder knyttet til arbeidstidsplanlegging i GAT, samt andre administrative oppgaver
• Oppfølging av vaktinnleie og bemanningsplanlegging
• Bruk av digitale verktøy som Teams for kommunikasjon og samhandling
• Intern og ekstern omdømmebygging eks. nyhetsbrev og sosiale medier
• Være referent i møter og bidra til strukturert møteoppfølging
• Infeksjonsregistrering og daglig oppfølging av saksnummer i abortmodulen i Partus

Listen er ikke uttømmende, det er rom for endring og utvikling av stillingen.

Kvalifikasjoner

• Utdannet autorisert helsesekretær / medisinsk sekretær
• Praktisk erfaring med journalsystemene DIPS Arena og Partus, inkludert bruk av abortmodulen for både poliklinikk og heldøgn er en fordel
• Erfaring med arbeidstidsplanlegging i GAT
• Kompetanse i bruk av NOIS-POSI for infeksjonsregistrering er en fordel, men ikke ett krav da opplæring vil bli gitt
• God kunnskap og erfaring om medisinsk koding
• Høy digital kompetanse, inkludert bruk av Teams som verktøy for kommunikasjon og samhandling
• Bruk av digitale kommunikasjon verktøy for intern og ekstern omdømmebygging
• Evne til å skrive presise og strukturerte referater
• Beherske norsk og engelsk, god muntlig og skriftlig kommunikasjon
  

Personlige egenskaper

Vi legger stor vekt på personlig egnethet og ser etter en medarbeider som:

• Kommuniserer godt og samarbeider godt med andre, samtidig som du kan arbeide selvstendig når situasjonen krever det
• Er strukturert og nøyaktig, og håndterer flere oppgaver parallelt i et til tider hektisk miljø
• Har god serviceinnstilling, er imøtekommende og bidrar positivt til arbeidsmiljøet
• Evner å omstille seg raskt, prioritere oppgaver og bevare roen i travle perioder
• Ønsker å bidra, viser initiativ og har vilje til å ta på seg ekstra oppgaver når det er behov
• Er løsningsorientert og har et blikk for forbedring av rutiner og arbeidsprosesser

Vi tilbyr

• Et arbeidsmiljø med fokus på samarbeid, trivsel og faglig utvikling
• Varierte og utfordrende arbeidsdager i et aktivt og spennende miljø
  
• Arbeidstiden er for tiden todelt turnus på ukedager og mellomvakter på helg, med helgerotasjon hver fjerde. 
  
• Gode velferdsordninger
  
• Gode forsikringsordninger
  
• Pensjonsordning gjennom KLP
  
• Mulighet for kompetanseutvikling og opplæring i digitale verktøy og systemer
  
• En meningsfylt jobb hvor du bidrar til trygghet og kvalitet for pasienter i ulike livssituasjoner

_________________________________________________________

 

Høres dette ut som stilling for deg? I så fall ser vi frem til å motta din søknad!

 

Beregning av lønnsansiennitet/lønnsfastsettelse

Dokumentasjon på utdanning, arbeidserfaring og lovbestemte permisjoner, som omsorg for barn og militærtjeneste, må legges ved søknaden og framkomme i CV. Vedlagt dokumentasjon må være i pdf-format på skandinavisk eller engelsk. All arbeidserfaring fra fylte 18 år registreres i CV da denne brukes som utgangspunkt for  lønnsfastsettelse og/eller lønnsansiennitet.

 

Generelt

Etter helsepersonelloven § 20a er det krav om politiattest ved tilsetting. 

I henhold til offentlighetsloven kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Sykehuset praktiserer et inkluderende arbeidsliv og følger opp regjeringens inkluderingsdugnad. Det betyr at vi ønsker velkommen kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, alder, redusert funksjonsevne, ulik nasjonal eller etnisk bakgrunn og kandidater som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere.

Kontaktinformasjon

Linnea Irene Andersen, Seksjonsleder, +47 482 70 901

Arbeidssted

Kalnesveien 300
1714 Grålum

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Sykehuset Østfold HF

Referansenr.: 5052389714
Stillingsprosent: 100%
Fast
Startdato: 01.05.2026
Søknadsfrist: 09.04.2026