Spesialkonsulent ved service- og dokumentsenteret

Litt om stillingen og oss på service- og dokumentsenteret

Kvæfjord kommune søker spesialkonsulent til vårt service- og dokumentsenter i 100 % fast stilling.

Hos oss får du en sentral rolle i kommunen.

Service- og dokumentsenteret skal sikre god innbyggerkontakt, effektiv informasjonsflyt og korrekt dokumentforvaltning i Kvæfjord kommune.

Som ansatt hos oss vil du være en viktig del av kommunens førstelinje, samtidig som du fungerer som et administrativt knutepunkt internt i organisasjonen. Stillingen gir stor kontaktflate og en variert arbeidshverdag på tvers av fagområder og tjenester.

Arbeidshverdagen hos oss er variert og til tider hektisk. Stillingen passer derfor godt for deg som trives med høyt tempo, liker å håndtere flere oppgaver samtidig og evner å planlegge for det uforutsette.

Du vil arbeide med ulike oppgaver innen administrasjon og dokumentforvaltning, ofte med frister og krav som følger av lov- og avtaleverk. Det er derfor viktig at du jobber strukturert, prioriterer godt og klarer å holde oversikt også i perioder med høyt arbeidspress.

Service- og dokumentsenteret består av to ansatte og kommunalsjef for organisasjon.

Like borte i korridoren finner du også kommunens IKT-avdeling. I tillegg vil du samarbeide tett med både politikere, ledere og øvrige ansatte i kommunen.

Hva du faktisk kommer til å gjøre

En helt vanlig uke kan innebære:

• Oppfølging av innsynskrav, kvalitetssikring av dokumentflyt, rådgivning innen arkivfaglige spørsmål og andre relevante oppgaver innen dokumentasjonsforvaltning
• Opplæring, veiledning og brukerstøtte i saks- og arkivsystemer som ACOS WebSak, inkludert oppfølging av supportsaker, systemadministrasjon og brukertilganger
• Utvikling og implementering av rutiner og prosedyrer med fokus på digitalisering, kunstig intelligens og innovative løsninger
• Deltakelse i prosjekt- og utviklingsarbeid
• Sikring av god informasjonsflyt internt og eksternt, samt bidra til kommunens fornyelsesprosess med fokus på effektiv og tydelig kommunikasjon
• Møtesekretærfunksjon og andre arbeidsoppgaver tilknyttet politiske møter i kommunen

Kompetanse og egenskaper vi vektlegger

Vi ser etter deg som:

• har relevant utdanning innen dokumenthåndtering, arkiv, administrasjon, kommunikasjon eller tilsvarende fagområder. Har du relevant erfaring, kan dette kompensere for manglende formell utdanning.
• har god IKT-kompetanse og interesse for digitale løsninger. Dette er en viktig del av stillingen. Har du erfaring med utvikling eller forvaltning av digitale arkiv-, saksbehandlings- eller kommunikasjonsløsninger, er det et stort pluss.
• kommuniserer godt både skriftlig og muntlig. Du må kunne formidle informasjon på en tydelig og profesjonell måte, både til innbyggere, kollegaer og samarbeidspartnere.
• gjerne har erfaring med kommunikasjon i digitale kanaler som nettsider og sosiale medier.

Vi tror du vil trives hos oss dersom du:

• liker å yte god service og møte mennesker på en positiv og løsningsorientert måte
• jobber strukturert og klarer å holde oversikt i en variert arbeidshverdag
• trives med samarbeid og bidrar til et godt arbeidsmiljø
• er nysgjerrig, utviklingsorientert og ser muligheter i nye digitale løsninger

Vi legger stor vekt på personlig egnethet og ser etter en kollega som ønsker å bidra både faglig og sosialt inn i teamet vårt.

Hva du får hos oss

• Pensjonsordning i KLP som legger vekt på å gi trygghet og forutsigbarhet, både i gode og dårlige tider: Offentlig tjenestepensjon kort fortalt - KLP.no
• Alle ansatte er, i tillegg til lovpålagt yrkesskadeforsikring, omfattet av en fritidsforsikring på inntil 15G. Ordningen er obligatorisk og finansieres gjennom et lønnstrekk på kr 7,08 per måned.
• Stillingen omfattes av kommunens fleksitidsreglement med 7,5 timers arbeidsdag med betalt lunsj. Tilstedeværelse er pålagt i kommunens telefontid: kl. 0900-1400.
• Gratis parkering
• Yrkesaktive Kvæfjærdinger kan søke om å få slettet 25 000,- fra sitt studielån. Les mer her: Sletting av studiegjeld - KVÆFJORD KOMMUNE
• Kvæfjord kommune tilbyr prøveordning om gratis barnehage i 2026
• Service- og dokumentsenteret er direkte underlagt kommunalsjef, og vi har derfor korte kommunikasjons- og beslutningslinjer. Dette gir gode forutsetninger for medvirkning og faglig påvirkning.

Livet i Nord-Norge

Med en sentral beliggenhet på Hinnøya tilbyr Kvæfjord det beste fra flere verdener. Her kan du bo tett på naturen, samtidig som Harstad, med sitt kultur- og servicetilbud, ligger like i nærheten. Korte avstander gjør det enkelt både å pendle og å utforske populære destinasjoner som Lofoten, Vesterålen og Senja. Regionen har i tillegg gode forbindelser via Harstad/Narvik lufthavn Evenes.

I Kvæfjord kommune er vi omtrent 2900 innbyggere, med varierte bomuligheter fra levende bygdesamfunn og kystnære områder til øyliv og mer landlige omgivelser. Her er det gode muligheter til å bli involvert og kunne bidra til fellesskapet.

Video: https://youtu.be/vMDWVEM8vAk?si=0VSLIjw4raDb19Hx