Genuin interesse for events? Da er kanskje du vår nye event manager!

Vi er på utkikk etter en positiv og strukturert event manager til et vikariat. Som event manager har du det samlede ansvaret for Haavinds arrangementsportefølje fra mål og prioritering, via konseptutvikling og gjennomføring, til evaluering og forbedring. Gjennom disse arrangementene bidrar event manager til å styrke relasjonene til våre kunder og posisjonere Haavind som en ledende aktør i advokatbransjen.

Rollen er en del av Haavinds markedsavdeling og rapporterer til Markedsdirektør. Rollen jobber tett med markedsteamet, øvrige partnere, ansatte og eksterne aktører for å sikre at Haavinds arrangementer gjennomføres med høy kvalitet.

Fleksibilitet med tanke på arbeidstid og arbeidssted er essensielt, da flere av våre events vil være på ettermiddag og kveld og krever fysisk tilstedeværelse. Noe reisevirksomhet vil være nødvendig ved arrangementer hovedsakelig i Bergen og Bodø.

Du vil:

• Jobbe proaktivt for å ta initiativ til og utvikle nye konsepter for Haavinds arrangementer i tråd med Haavinds strategi, merkevare og avdelingenes markedsplaner

• Definere formål, målgruppe og ønsket effekt for hvert arrangement i dialog med markedsdirektør og relevante avdelinger, før planlegging starter

• Utarbeide kjøreplaner, håndtere logistikk, bestillinger og leveranser

• Gjennomføre interne og eksterne arrangementer i henhold til mål, planer og budsjett

• Bistå med teknisk support og enkel trouble shooting før og underveis i arrangementet

• Evaluere gjennomførte arrangementer for å identifisere muligheter for forbedring og tiltak som kan øke ROI

• Videreutvikle arbeidsprosesser, maler og verktøybruk for arrangementer, slik at kvaliteten er uavhengig av det enkelte arrangement

• Arbeide systematisk i Haavinds CRM-system for å oppdatere og håndtere løpende kundeforhold, samt kunde- og deltagerlister knyttet til arrangementer

• Etablere og opprettholde god dialog med interne og eksterne bidragsytere, leverandører og deltakere for å sikre gode løsninger, profesjonalitet og kvalitet i alle ledd

• Delta på arrangementer for å koordinere bidragsytere og sikre høy kvalitet og god gjennomføring

• Sikre en god opplevelse og identifisere forbedringsmuligheter ved å mingle med gjester, bygge relasjoner og observere arrangementets flyt

• Ved behov bistå øvrige medlemmer i markedsteamet med prosjekter og annet forefallende arbeid som sikrer god arbeidsflyt i teamet

Du har:

• Relevant formalkompetanse innen event, markedsføring, prosjektstyring er nødvendig med mindre man har likeverdig erfaring

• Minimum 5 års relevant erfaring med events og prosjektstyring

• Erfaring fra servicebransjen

• Erfaring med CRM-verktøy

• Erfaring med SOME og markedsrettet arbeid

• Erfaring med digitale verktøy innen prosjektstyring er en fordel

• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne -- også på engelsk

• God digitalkompetanse, særlig knyttet til teknisk møteromsutstyr, Microsoft Office-pakken, AI og CRM-verktøy

Vi ser etter deg som:

• Har en genuin interesse for events

• Tar eierskap til helheten, ikke bare til enkeltoppgaver og enkeltarrangementer

• Arbeider selvstendig og effektivt

• Er strukturert, grundig og nøyaktig, og leverer høy kvalitet til avtalt tid

• Er positiv, utadvendt, har masse godt humør

• Har høy kapasitet, trives med et tidvis høyt tempo og håndterer flere prosesser i parallell

• Har klar og god formuleringsevne, både skriftlig og muntlig

• Er fleksibel med tanke på arbeidssted, arbeidstid og lokasjon

• Er teamorientert og samarbeider godt med andre, inkludert kunder og prosjektdeltagere

• Er interessert i teknologi og bruker mulighetene teknologi kan skape

• Utviser fleksibilitet i forhold til stillingsinnhold dersom arbeidet krever det

• Overholder og etterlever de til enhver tid gjeldende leveregler, verdier og retningslinjer i selskapet

Kjenner du deg igjen i egenskapene over og har erfaringen som trengs? Da ønsker vi å høre fra deg!

Vikariatet har en varighet frem til 15. juli 2027.

Søknader vurderes fortløpende.