Kontorsjef

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Om oss

Institutt for nevromedisin og bevegelsesvitenskap, Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) ved NTNU søker etter ny kontorsjef. Er du en selvstendig og utviklingsorientert leder med solid kompetanse innenfor administrasjon og virksomhetsstyring? Da kan du være den vi leter etter.

Instituttet består av fire fagenheter og et klinisk forskningssenter (NorHead) med til sammen 300 ansatte. Vi utdanner fysioterapeuter, ergoterapeuter, audiografer og bevegelsesvitere. I tillegg gir vi et betydelig bidrag til medisinutdanningen innen våre fagområder, og vi har ansvar for Master i treningsfysiologi og bevegelsesvitenskap. Vår forskning strekker seg fra basal nevrovitenskap til folkehelse.

Vår ambisjon er: Gjennom tverrfaglig samarbeid skaper vi ledende og framtidsrettet utdanning og forskning for bedre helse og funksjon.

Kontorsjefen er instituttets administrative leder. Stillingen omfatter, strategisk arbeid, økonomistyring, driftsoppgaver i tillegg til personalansvar for instituttets tekniske og administrative stab som for tiden utgjør 16 personer. De teknisk-/administrative støttefunksjonene er knyttet til forskning- og utdanningsstøtte, økonomi, HR og infrastruktur. 

Som kontorsjef er du instituttleders viktigste lederstøtte. Du vil arbeide både strategisk og operativt, hvilket fordrer at du har blikk for helheten i virksomheten. 

Vi ønsker oss en kontorsjef som er en god planlegger som tenker langsiktig og som samtidig sikrer god daglig ledelse og økonomistyring. Det er viktig at du trives med å følge opp personalet og har kapasitet til å følge opp flere og krevende saker og prosesser samtidig. Solid forvaltning av kjernevirksomheten og gode tjenester til studenter og ansatte er helt avgjørende for oss. 

Instituttleder er din nærmeste leder og du vil være en del av instituttets ledergruppe.

Arbeidsoppgaver

Som kontorsjef hos oss vil dine oppgaver være

• Personalansvar for instituttets tekniske- og administrative ansatte
• Sørge for at administrasjonen leverer støtte i tråd med virksomhetens behov, NTNUs retningslinjer og lov- og avtaleverk
• Lederstøtte til instituttleder, inkludert bidra til operasjonalisering av instituttets mål og strategier gjennom virksomhetsstyring
• Tett samarbeid og støtte til de vitenskapelig ansatte ved instituttet 
• Utvikling av organisasjonskultur og godt arbeidsmiljø 
• Samarbeide med andre institutt, fakultetsadministrasjonen og fellesadministrasjonen ved NTNU, samt eksterne samarbeidspartnere
• Sammen med øvrige kontor- og seksjonssjefer bidra til å utvikle en helhetlig administrasjon ved fakultetet
• Representere instituttet i relevante fora og nettverk, internt og eksternt

Kvalifikasjonskrav

For å kvalifisere til stillingen som kontorsjef må du ha: 

• Høyere utdanning på universitets-/høgskolenivå innenfor relevant fagområde, for eksempel ledelse, økonomi eller offentlig administrasjon, på minimum bachelornivå
• Erfaring med ledelse, herunder personalledelse
• Gode kommunikasjonsferdigheter på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

Ønskede kvalifikasjoner 

Det er i tillegg fint om du har: 

• Mastergrad innen relevant fagområde
• Erfaring fra universitets- og høgskolesektoren
• Erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring fra offentlig sektor
• Erfaring fra utviklings- og endringsprosesser
• Erfaring med lederstøtte
• Erfaring fra strategiprosesser og iverksetting av strategiske tiltak

Personlige egenskaper 

Vi søker en trygg og motivert kontorsjef med god relasjonsforståelse og blikk for hva som er god lederstøtte. 

Vi ser spesielt etter disse egenskapene:

• Evne til å engasjere, motivere og lede ulike medarbeidere
• God helhetsforståelse med evne til å forutse utfordringer og identifisere gode løsninger
• Strukturert og planmessig, med evne til å prioritere, koordinere og delegere
• Tar veloverveide, analytiske beslutninger og har en strategisk problemløsningsevne
• Gode kommunikasjonsevner og samarbeidsevner
• Selvstendig, trygg og tydelig i lederrollen

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen lønnes du etter avtale som kontorsjef kode 1054 avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med påtroppende instituttleder Tounn Askim, tlf. 73412556, e-post torunn.askim@ntnu.no. 

Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR rådgiver Hege Tverå Nilsson, e-post: hege.tvera.nilsson@ntnu.no

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 17.08.2025