Fagansvarlig dokumentasjonsforvaltning

Om stillingen

Politiet er i en utviklingsfase med økt digitalisering og modernisering av arbeidsprosesser. Som fagansvarlig for dokumentasjonsforvaltning får du en viktig rolle i å følge opp denne utviklingen, og bidra til gode løsninger for dokumentfangst og informasjonsflyt i nye digitale verktøy, inkludert M365. Rollen innebærer å videreføre etablerte arkivfaglige prinsipper, samtidig som man legger til rette for mer moderne og effektive prosesser.

Rollen som fagansvarlig for dokumentforvaltning i Agder politidistrikt er sentral for å sikre god dokumentasjonsforvaltning, etterlevelse av regelverk og enhetlig praksis i distriktet. Korrekt arkivdanning understøtter politiets oppgaver og bidrar til kvalitet, sporbarhet og tillit.

Stillingen er fast, organisatorisk plassert i Stab for virksomhetsstyring under seksjon for sikkerhet, juridisk rådgivning og dokumentforvaltning. Arbeidet innebærer tett samarbeid med IT, sikkerhet, juridiske rådgiver og øvrige enheter i distriktet. Det må påregnes noe reisevirksomhet internt i distriktet.

Vi er på jobb for et trygt Norge. Som en del av politiets viktige samfunnsoppdrag, skal vi forebygge og bekjempe kriminalitet, skape trygghet og ivareta rettssikkerheten. Vi tror at mangfold bidrar til bedre oppgaveløsning, og søker derfor medarbeidere med ulik bakgrunn, erfaring, perspektiv og kompetanse. Dersom du har behov for tilrettelegging i rekrutteringsprosessen eller arbeidshverdagen, vil vi gjøre vårt beste for å gi deg det du trenger.

Dette ser vi etter hos en ny medarbeider

Vi søker en medarbeider med solid faglig kompetanse som kan videreutvikle dokumentasjonsforvaltningen i politidistriktet. Rollen krever at man evner å se forbedringsmuligheter, har trygg faglig vurderingsevne og kan bidra til gode arbeidsprosesser på tvers av fagmiljøer.

Vi ser etter en person som:

• identifiserer og driver frem forbedringer i arbeidsprosesser, og bidrar i arbeidet med digital dokumentfangst
• kommuniserer tydelig og bygger gode samarbeidsrelasjoner
• veileder organisasjonen i bruk av digitale verktøy og nye arbeidsformer
• forstår sammenhengen mellom teknologi, lovverk og politiets operative behov

Denne kompetansen er viktig for å omsette politidistriktets digitaliseringsarbeid til gode, standardiserte løsninger i dokumentasjonsforvaltningen.

Arbeidsoppgaver

Strategisk utvikling og modernisering

• Digitalisering: Bidra i utvikling og forbedring av arkiv- og dokumentasjonsprosesser, med fokus på automatisering, effektivisering og kvalitet.
• Sikre at arkivfaglige krav ivaretas ved overgangen til nye digitale verktøy og arbeidsprosesser, eksempelvis M365, som politiet nå innfører.
• Prosessforbedring: Vurdere og videreutvikle rutiner for arkivdanning som kan forenkle arbeidsprosesser.
• Nettverksarbeid: Delta i nasjonale fagnettverk og prosjekter innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.

Fagforvaltning og drift

• Overordnet fagansvar for planlegging og utvikling av dokumentasjonsforvaltningen i politidistriktet.
• Systemforvaltning av fagsystemet WebSak, herunder blant annet kvalitetssikring og daglig drift.  
• Bistå som fagressurs innen håndtering av graderte dokumenter og bidra i sikkerhetsarbeidet.
• Gi opplæring, brukerstøtte og faglig veiledning til ledere og medarbeidere.
• Faglig ansvar for styrende dokumenter og internkontroll på området.
• Andre oppgaver etter avtale med leder.

Kvalifikasjoner

Dette må du ha for å være kvalifisert som seniorrådgiver:

• Mastergrad innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Ved særlig lang og relevant erfaring, i kombinasjon med relevant bachelorgrad, kan kravet om mastergrad fravikes.
• Minimum 5-års arbeidserfaring med dokumentasjonsjonsforvaltning, herunder arkivdanning og bruk av elektroniske sak-/arkivsystemer, helst WebSak.
• Erfaring med relevante standarder og lovverk for dokumentasjonsforvaltning og arkiv.
• God digital kompetanse.
• Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk.

For å kvalifisere som rådgiver, må du i stedet for kravene om mastergrad og 5 års relevant arbeidserfaring oppfylle følgende krav:

• Minimum bachelorgrad innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Ved særlig lang og relevant erfaring kan deler av utdanningskravet fravikes. 
• Minimum 3-års arbeidserfaring med dokumentasjonsjonsforvaltning, herunder arkivdanning og bruk av elektroniske sak-/arkivsystemer, helst WebSak.

Det er også ønskelig med:

• Kunnskap om informasjonssikkerhet, personvern og dokumentsikkerhet.
• Erfaring fra offentlig forvaltning.
• Erfaring med innføring eller bruk av M365.
• Erfaring med prosessforbedring eller endringsarbeid.

Andre krav:

Du må kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG, og du må ha må ha plettfri vandel og være skikket for tjeneste i politiet. Politiattest (uttømmende og utvidet) må innhentes ved ev. ansettelse jfr. politiloven § 18 og politiregisterloven § 41.

Personlige egenskaper

Rollen krever en person som arbeider strukturert, samarbeider godt og har god faglig dømmekraft. Følgende egenskaper vil være viktige:

• Analytisk tilnærming: Evne til å forstå prosesser, behov og krav i et bredt faglig landskap.
• Selvstendighet og gjennomføringsevne: Evne til å følge opp oppgaver, ta faglige beslutninger og fullføre prosesser.
• Samarbeid og relasjonsbygging: God evne til samarbeid på tvers av fagområder og organisatoriske nivåer.
• Initiativ og forbedringsorientering: Evne til å identifisere forbedringsmuligheter og foreslå praktiske løsninger.
• Fleksibel: Du trives med varierte oppgaver og tilpasser deg endringer i arbeidsdagen når det trengs.

Som medarbeider i politiet har du høy etisk bevissthet, du kjennetegnes av å være modig og helhetsorientert, du viser respekt og er tett på. Du kan lese mer om våre etiske retningslinjer og medarbeiderplattform her.

Dette kan vi tilby om du velger oss

• En svært spennende og meningsfull jobb, med gode og dyktige kollegaer
• Stillingen lønnes som:
  • Seniorrådgiver (stillingskode 1364), fra kr 730.000 - 800.000 brutto per år.
  • Rådgiver (stillingskode 1436), fra kr 680.000 - 720.000 brutto per år.
  • Som følge av pågående prosesser rundt lønn, vil annen lønn kunne bli vurdert.
• Mulighet til å påvirke og bidra til utviklingen av fagområdet.
• Gode kolleger som heier på deg og ønsker deg velkommen inn i fellesskapet.
• Agder politidistrikt tilbyr gode arbeidsbetingelser med fokus på faglig utvikling, et trygt og inkluderende arbeidsmiljø samt balanse mellom arbeid og fritid, blant annet gjennom fleksibel arbeidstid og mulighet for trening i arbeidstiden. Vi holder til i et helt nytt bygg med moderne fasiliteter, nytt treningsrom og egen kantine.
• Som medlem i Statens pensjonskasse får du ikke bare svært gode pensjons- og forsikringsordninger, men også tilgang til noen av landets mest gunstige låneordninger. Les mer på www.spk.no.

Mangfold i politiet

Dersom du har funksjonsnedsettelse, innvandrerbakgrunn eller hull i CV-en, er det anledning for å krysse av for dette i søknaden. Er du kvalifisert for stillingen, vil du bli vurdert for positiv særbehandling. 
Det innebærer at minst én søker fra hver av disse gruppene blir innkalt til intervju.

Les mer om positiv særbehandling når man søker jobb i staten her. 

Opplysningene du gir, brukes til å utarbeide anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=uUTjHmSB_Wc

Slik søker du

Du søker ved å fylle ut CV i Jobbnorges CV-skjema og skrive et kort søknadsbrev. I tillegg må du legge ved relevante vitnemål og attester. Relevante kandidater vil bli kalt inn til intervju.

Opplysninger om deg kan bli offentliggjort selv om du har anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, vil du bli varslet om dette.