Dokument Controller

Nav Porsgrunn har ledig fast kommunal stilling som Dokument Controller med noen andre oppgaver i tillegg.

Nav Porsgrunn skal levere arbeids-, sosial- og velferdstjenester til kommunens 36 000 innbyggere, til arbeidsgivere og bidra til å løse Navs viktige samfunnsoppgaver. Vårt hovedoppdrag er å gi mennesker muligheter og vi søker medarbeider som ønsker å bidra i Nav sitt viktige samfunnsoppdrag. Vår hovedoppgave er å hjelpe arbeidssøkere i Porsgrunn ut i arbeid med mål om å bli selvforsørget. 

Nav Porsgrunn har ca. 90 ansatte og vi holder til i fine lokaler på Kammerherreløkka i Porsgrunn, sentralt plassert ved tog, buss og andre offentlige tjenester.

Denne stillingen skal primært koordinere arbeidet med våre manuelle arkiv og overgangen til digitale arkiv, men man må i tillegg bidra på andre driftsoppgaver og være back-up på andre controller-oppgaver.

Arbeidsoppgaver

• Koordinere arbeidet med Nav Porsgrunn sine manuelle arkiv, som også skal digitaliseres og/ eller overføres fjernarkiv i 2026 - 2028.
  
• Bidra til kontorets dokumenthåndtering, og sørge for at dokumenthåndtering er i tråd med regelverket og arkiveres riktig.
  
• Være en ressursperson og koordinator på digitale arkiv, samt gjennomføre opplæring ifm arkivtjenester.
  
• Bidra på driftsoppgaver som scanning, journalføring, post inn/ ut, utbetaling av kommunale stønader, vakttelefon for sosiale tjenester mm.
  
• Være back-up på andre controller-oppgaver innen økonomi og digitale løsninger.
  
• På sikt må man være forberedt at det kan bli flere oppgaver med brukerkontakt.

Det skjer hyppige endringer i Nav og man må være fleksibel i forhold til endringer i arbeidsoppgaver. 

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• Fullført relevant utdannelse tilsvarende bachelor, gjerne innen relevante fagområder som arkiv/ dokumenthåndtering, sosial, HR/ personal, ledelse
  
• Gode kommunikasjonsevner på norsk, både muntlig og skriftlig
  
• Gode digitale ferdigheter, og evne til å jobbe i flere ulike datasystemer
• God evne til å koordinere gruppemøter, samt stå foran og informere/ motivere deltakerne.

Vi ønsker at du har:

• God innsikt i og gjerne erfaring innen dokumenthåndtering og arkiv-systemer, herunder digital arkivering
  
• God kjennskap til velferdssystemet i Norge.
  

For at vi skal kunne behandle søknaden din korrekt og vurdere om du oppfyller kvalifikasjonskravene, må relevant dokumentasjon (vitnemål og attester) legges ved søknaden. Dette sikrer en god vurdering av kompetansen din, riktig lønnsplassering og en mer effektiv ansettelsesprosess.

Personlige egenskaper

Vi vil gjerne ha en ny kollega som;

• er meget strukturert og systematisk 
  
• evner å jobbe selvstendig og effektivt
  
• er en god relasjonsbygger, til både kollegaer og samarbeidspartnere
  
• er fleksibel som person, uredd og takler nye situasjoner.

Det blir lagt stor vekt på personlig egnethet.

Vi tilbyr

• Spennende og meningsfylte oppgaver innen viktige samfunnsområder.
• Gode muligheter for faglig og personlig utvikling.
  
• Kommunal ansettelse, lønn iht. ansiennitet og utdannelsesnivå.
  
• Gode pensjonsordninger. Her kan du lære mer om pensjonsordningen i KLP.
  
• Porsgrunn kommune jobber for å fremme et Inkluderende Arbeidsliv.

Kontaktinformasjon

Unn Haugland, Avdelingsleder, +47 412 70 981

Arbeidssted

Kammerherreløkka 2
3915 Porsgrunn

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Porsgrunn kommune

Referansenr.: 5103743128
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 24.05.2026