Administrasjonskonsulent - 3-årig vikariat

Er du en initiativrik og selvstendig kontorfaglig person som har blikk for helheten og samtidig sans for detaljer?

Vi søker etter en motivert, positiv, systematisk og fleksibel person som vil ha en nøkkelrolle i driften av Vest-Agder-museet. Som et interkommunalt selskap og som del av det norske museumsnettverket, har Vest-Agder-museet en rekke store og små oppfølgingsoppgaver, både i relasjon til bidragsytere, det offentlige, styre og representantskap og internt, i samspillet mellom avdelingene ved museet og de ansatte. Her vil administrasjonskonsulenten bidra til en fortsatt stødig drift av et solid og dagsrelevant museum.

Vest-Agder-museet har per i dag 11 avdelinger og 20 besøksmål spredt over tidligere Vest-Agder fylke, med 60 fast ansatte og mer enn 120 sesongansatte i høysesongen.
Fagseksjonen og administrasjonen gir faglig og administrativ støtte til resten av museet og administrasjonskonsulenten vil bidra til et bredt spekter av oppgaver innen daglig drift, i tett dialog med  økonomisjef og direktør, og i nært samarbeid med personalleder og regnskapsansvarlig.

Vi legger stor vekt på at nettopp du passer inn i staben hos oss. Oppstart etter avtale, og gjerne så raskt som mulig.  

Vi gjør oppmerksom på at kun søknader sendt gjennom vårt elektroniske søknadssystem vil bli behandlet.  

Arbeidsoppgaver

• Administrativ støtte
  • Yte generell administrativ støtte til organisasjonen.
  • Håndtere henvendelser via telefon, felles postmottak og arkiv.
  • Ansvar for dokumentbehandling i museet.
• Møte- og arrangementsplanlegging
  • Bidra til planlegging og gjennomføring av interne og eksterne møter og samlinger.
  • Organisere styre- og representantskapsmøter.
• Systemansvar og oppfølging
  • Fungere som superbruker i systemer som Tidsbanken og Documaster (arkiv).
  • Følge opp krav i henhold til Åpenhetsloven.
• Samarbeid og nettverk
  • Samarbeide med andre organisasjoner og institusjoner.
• Fleksibilitet og variasjon
  • Utføre varierte oppgaver i tråd med et årshjul.
  • Ta på seg nye og ad hoc-oppgaver etter behov.
  
  
  

Kvalifikasjoner og egenskaper

• Administrativ erfaring/kontorfaglig kompetanse - gjerne relevant utdanning på bachelornivå.
• God systemforståelse, god tallforståelse og digital kompetanse.
• Gode evner til kommunikasjon og formidling på norsk, skriftlig og muntlig.
  
• Gode relasjons- og samarbeidsevner og evnen til å se og ta tak i oppgaver ut i fra helheten.
• Det vil bli lagt vekt på personlig egnethet og hensyn til teamets sammensetning ved ansettelse.
• Førerkort for personbil er en forutsetning i stillingen.

Vi tilbyr

• Velkommen til en spennende arbeidsplass med engasjerte og dyktige medarbeidere!
• Ordnede arbeidsforhold og fleksibel arbeidstid (kjernetid i stillingen er mellom kl. 9 og 3. Noe kveld- og helgearbeid må påregnes sporadisk. 
• Lønn etter avtale.
• Pensjonsordning p.t. i KLP.

Vest-Agder-museet ønsker å gjenspeile befolkningen for øvrig, og være en mangfoldig organisasjon.
Kvalifiserte kandidater uansett alder, kjønn, etnisitet og funksjonsevne oppfordres til å søke.

Kontaktinformasjon

Sissel Sagafos Bastiansen, Økonomileder, 91585800
Lillian Christina Lund, Personalleder, 91300367

Arbeidssted

Odderøyveien 21
4610 Kristiansand

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Vest-Agder-museet IKS

Referansenr.: 4962329049
Stillingsprosent: 100%
Vikariat
Søknadsfrist: 26.05.2025