Allsidig rolle med ansvar for kurs, logistikk og kundekontakt

Er du strukturert, løsningsorientert og trives med varierte oppgaver i en hektisk hverdag? Vi søker nå en administrativ koordinator som får en sentral rolle i organiseringen og gjennomføringen av våre kurs og aktiviteter. Du vil være et viktig bindeledd mellom instruktører, deltakere og interne avdelinger, og bidra til at våre tjenester leveres med høy kvalitet og presisjon.

Arbeidsoppgaver:

• Publisere kurs i kurskalenderen for alle avdelinger (vår og høst)

• Administrere åpne kurs: håndtere avlysninger, flytting av deltakere og kontakt med deltakere og instruktører

• Legge inn kurs i Deltaker Innsjekk slik at påmelding og registrering kan skje digitalt ved kursstart

• Utarbeide og sende ut kursbevis til deltakere

• Oppdatere oversikter over fremtidige kurs for instruktører i Oslo

• Finne og kontakte tilgjengelige instruktører til kurs

• Holde kurs ved behov når ingen instruktør er tilgjengelig (opplæring gis)

• Planlegge og organisere logistikk med biler til Førstehjelpsaktiviteter (FH)

• Forberede og pakke utstyr til FH-aktiviteter

• Utføre service og vedlikehold av førstehjelpsutstyr ute hos kunder

• Utføre månedlige avregninger av instruktørlønn og betalinger til avdelinger

• Fakturere åpne kurs og serviceoppdrag

• Besvare henvendelser via telefon og e-post knyttet til dine arbeidsoppgaver

Kvalifikasjoner og egenskaper:

• Erfaring med administrativt arbeid, gjerne innen kursvirksomhet, kundeservice eller logistikk

• Fordel med gode IT-ferdigheter og erfaring med digitale systemer (Conta, deltaker.no, google verktøy)

• Strukturert og selvstendig, med evne til å holde oversikt over mange parallelle oppgaver

• Gode kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig

• Førerkort klasse B er et krav

• Praktisk anlagt og ikke redd for å ta i et tak ved behov

Vi tilbyr:

• En variert og meningsfull arbeidshverdag

• Et hyggelig og engasjert arbeidsmiljø

• Mulighet for å utvikle deg faglig og ta ansvar i en nøkkelrolle

• Lønn etter avtale