Fellesordningen for AFP søker administrasjonsrådgiver

Fellesordningen for AFP søker en administrasjonsrådgiver som skal sikre en profesjonell, presis og effektiv støtte til styret og organisasjonens øverste ledelse. Rollen innebærer ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølgning av styrearbeid i tråd med lovverk, vedtekter og interne styringsprinsipper. Stillingen omfatter også administrativ støtte til administrerende direktør, direktør for virksomhetsstyring og øvrig ledelse.

Ansvarsområder

• Forberede og koordinere styremøter og eventuelle utvalgsmøter i samarbeid med styresekretær

• Utarbeide og kvalitetssikre innkallinger, saksfremlegg, styrepapirer og protokoller

• Sørge for korrekt distribusjon, arkivering og dokumenthåndtering i tråd med gjeldende rutiner og krav til konfidensialitet

• Bistå styresekretær i planlegging og oppfølgning av styremøter og styrearbeid

• Sikre at vedtak og beslutninger følges opp i organisasjonen og dokumenteres

• Utvikle og vedlikeholde virksomhetskalender

• Administrativ støtte til virksomhetens ledergruppe, herunder agendasetting, møteplan, innkallinger og saksfremlegg

• Prosjektstøtte ved behov: Bistå i planlegging, gjennomføring og oppfølgning av interne prosjekter, samt utarbeide prosjektplaner, framdriftsrapporter og referater

• Stillingen rapporterer til leder juridisk, og er en del av juridisk avdeling

Ønskede kvalifikasjoner

• Relevant juridisk, økonomisk eller administrativ utdanning

• Erfaring fra tilsvarende rolle innen styrearbeid, virksomhetsstyring, saksbehandling i domstoler, advokatassistent/prosjektassistent i advokatvirksomhet eller annet juridisk eller administrativt arbeid

• Meget god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne

• Svært gode IT-ferdigheter, inkludert Microsoft 365 og dokumenthåndteringssystemer

• Kjennskap til formelle krav for styrearbeid er en fordel

• Erfaring med prosjektarbeid er positivt

Personlige egenskaper som vil hjelpe deg å lykkes i rollen

• Strukturert, systematisk og presis

• God vurderingsevne og høy integritet

• Evne til å uttrykke seg klart og profesjonelt, både skriftlig og muntlig

• Serviceorientert, samarbeidsorientert og initiativrik

• Trives med varierte oppgaver og evner å håndtere mange parallelle prosesser

Vi tilbyr

• En spennende rolle som gir deg innblikk i hele virksomheten, hvor du får jobbe tett med styret og ledelsen

• En hektisk men morsom hverdag, med gode muligheter for faglig og personlig vekst

• En nyopprettet stilling i en samfunnsviktig virksomhet i stor vekst og utvikling

• Et inkluderende og positivt arbeidsmiljø med engasjerte og kompetente kollegaer

• Konkurransedyktige betingelser

• Tidsriktige lokaler med umiddelbar nærhet til tog og buss