Erfaring med arkiv og dokumentforvaltning, og kan starte på kort varsel?

Hver dag håndterer vi i seksjon dokumentforvaltning store mengder fysisk og digital post, og sørger for at dokumentasjon blir registrert, distribuert og forvaltet i tråd med gjeldende regelverk.

Vi søker nå to medarbeidere til kortere vikariatsom skal hjelpe oss med at viktig informasjon kommer frem til riktig mottaker, og blir håndtert på en sikker og effektiv måte. Vi ser etter deg som kan bidra fra første dag, og som trives i et miljø med høyt tempo og varierte arbeidsoppgaver. Du bli en del av et inkluderende og faglig sterkt arbeidsmiljø, med dyktige og hjelpsomme kollegaer som ønsker at du skal lykkes.

Vikariatet vil ha varighet ca. 3 måneder, men det er fint om du er åpen for videre forlengelse ved behov.

Hva går jobben ut på?

• motta, sortere og fordele fysisk post
• skanne og registrere dokumenter
• arkivere og kvalitetssikre dokumentasjon
• behandle saker i saks- og arkivsystem
• bidra til effektiv dokumenthåndtering i tråd med gjeldende rutiner og regelverk
• andre oppgaver innen dokumentforvaltning ved behov

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Vi ser etter deg som har

• høyere utdanning innenfor dokumentforvaltning, bibliotek eller informasjonsforvaltning. Utenlandsk utdanning/grad må være godkjent av NOKUT/HK-dir.
• relevant erfaring innen dokumentforvaltning, arkiv eller posthåndtering
• god forståelse for arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personvernregelverket (GDPR)

Det er en fordel om du har

• erfaring med saks- og arkivsystemer, gjerne Elements
• erfaring med håndtering og fordeling av fysisk post i større mengder
• god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk

Hva ser vi etter hos deg?

For å trives og lykkes i rollen trenger du å

• være selvstendig og komme raskt inn i nye oppgaver
• være strukturert og nøyaktig
• trives med rutinepregede oppgaver og høyt arbeidstempo
• ta ansvar og få ting gjort
• være serviceinnstilt og samarbeide godt med andre

Hvorfor skal du velge oss?

Høres det givende ut å jobbe et sted med et inspirerende samfunnsoppdrag? Da tror vi du vil trives hos oss! Vi kan friste med muligheten til å jobbe med samfunnsaktuelle saker i en nytenkende organisasjon som høster stor tillit i befolkningen. Du får jobbe tverrfaglig med kollegaer fra andre fagområder, og med store muligheter til å planlegge egen arbeidsdag.

Hos oss får du rammer som sikrer deg en fornuftig balanse mellom jobb og fritid: du får fleksitid og betalt overtid, sommertid, samt mulighet for å trene litt i arbeidstiden. Medlemskap i Statens pensjonskasse følger også med. Det betyr blant annet at du får en av Norges beste pensjonsordninger og mulighet til å søke om boliglån med gunstige betingelser. Les mer på spk.no.

Vi vet at mange ønsker seg en hybrid og fleksibel arbeidshverdag med muligheter for å veksle mellom å jobbe hjemmefra og møtes på kontoret. Hos oss kan man inngå avtale om hjemmearbeid når arbeidsoppgavene tilsier at det lar seg gjøre.

Du blir ansatt som førstekonsulent, med en årslønn mellom 485 000 og 520 000 kr , avhengig av kvalifikasjonene dine.

Verdt å merke seg før du søker

Vi bruker ikke søknadsbrev: Når du søker på denne stillingen trenger du ikke skrive et søknadsbrev, men levere en beskrivende CV hvor du får frem hva du har gjort tidligere som gjør deg kvalifisert til jobben. Ta med hvilke oppgaver og fagområder du har hatt ansvar for, og hvilke resultater du har oppnådd. Det er fint om du legger ved vitnemål/karakterutskrifter og relevante attester.

Omvendt referansesjekk: For å sikre at du føler deg trygg i valget om å jobbe hos oss, tilbyr vi en omvendt referansesjekk. Dersom du er aktuell for stillingen vil du få tilbud om å kontakte noen av våre medarbeidere, slik at du kan stille de spørsmålene du måtte ønske, for finne ut om vi er en god match.

Mangfold og likestilling: Vi er på jobb for alle, og skal være et godt sted å jobbe for alle. Likeverd, likestilling og mangfold er en del av kulturen vår, og vi har nulltoleranse for diskriminerende praksis og oppførsel. Har du hull i CV-en din, funksjonsnedsettelse eller innvandrerbakgrunn vil vi oppfordre deg til å krysse av for dette når du søker stillingen hos oss. Det gir deg mulighet for å få positiv særbehandling. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert kandidat fra hver av disse gruppene til intervju.

Offentlig søkerliste: Vær oppmerksom på at navnet ditt vil vises på en offentlig søkerliste når du søker jobb hos oss. Du kan be om å bli unntatt fra denne listen ved å gi en begrunnelse, og vi vil vurdere din forespørsel nærmere.

Bakgrunnssjekk: Vi gjennomfører bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater, og verifiserer utdanning og arbeidserfaring.