Bygnings -- og anskaffelseskoordinator

Som bygnings- og anskaffelseskoordinator vil du ha ansvar for oppgaver knyttet til hele NGIs bygningsmasse, med særskilt fokus på vårt nye hovedkontor på Campus Ullevål. I tillegg vil rollen ha prosjektansvar for anskaffelse av nytt innkjøpssystem, og utvikling av gode rutiner for anskaffelser. Rollen kombinerer erfaring fra innkjøp, kontraktsforhandlinger samt prosjekterfaring med teknisk kompetanse og praktiske oppgaver knyttet til drift. Bygg og biler

Rollen innebærer praktisk og teknisk oppfølging av lokalene til NGI. Ansvaret strekker seg over alle NGI Norges eide og leide bygninger. Dette innebærer kontorer, lager, forskningsstasjon, hytter og leiligheter, samt biler. Oppgavene innebærer blant annet:

• Dialog og samarbeid med gårdeiere og vaktmestere

• Bidra til optimal funksjon av våre lokaler, teknisk infrastruktur og energioppfølging, tilgangsadminsistrasjon

• Stedlig brannlederansvar for hovedkontor og koordineringsansvar for de øvrige lokasjonene

• Ansvar for avtaler for sikring av byggene og rolle i beredskapsarbeid

• Løpende praktiske og tekniske driftsoppgaver, særlig ved hovedkontor

• Bidra til utvikling og forbedring på fagområdet

• Følge opp forsikringsavtaler og skadesaker

• System for avfallshåndtering og sorteringsgrad

Særskilt driftsansvar for hovedkontor

• Oppfølging og ettersyn av egeninstallert ventilasjon, kjøleanlegg og SD-anlegg og annen teknisk internkontroll

• Utføre oppgaver i henhold til tilsyn og vedlikehold av fasiliteter i henhold til instruks og HMS-rutiner

• Oppfølging av håndverkere og leverandører

• Samarbeid med driftsavdeling og andre leietakere ved Campus Ullevål

• Logistikk og spedisjon (inkluderer varemottak og fortolling)

Anskaffelser

• Prosjektledelse for innføring av innkjøpssystem og etablering av gode rutiner for innkjøp. Etter anskaffelse vil man følge opp drift av systemet og særskilt knyttet til innkjøp og avtaler til bygg og biler

• Forvaltning av vårt system for innkjøp av vernetøy

• Ansvar for forhandlinger og avtaleadministrasjon for fellestjenester i NGI, blant annet rekvisita, kaffe, kopimaskiner, renhold mm.

Tilstedeværelse og reising

De daglige og praktiske oppgavene er i stor grad knyttet til hovedkontoret i Oslo og høy grad av tilstedeværelse i vår kjernetid er forventet for å sikre at bygget fungerer optimalt og er trygt for ansatte og besøkende. Noe reisning til de andre lokalene kan forekomme.

Kvalifikasjoner

• Ustrakt dokumentert erfaring fra kontraktsforhandlinger og avtalekoordinering

• Dokumentert prosjektledererfaring fra implementering og drift av innkjøpssystem

• Utdannelse på masternivå, gjerne innen innkjøp, logistikk eller forhandlinger

• Fagbrev eller fagskole innen bygg, VVS, elektro eller tilsvarende

• Erfaring med drift og vedlikehold av bygg og tekniske installasjoner

• Kjennskap til FDV-systemer og SD-anlegg

• Erfaring med valg av og implementering av innkjøpssystem med tilhørende rutiner

• Erfaring med HMS og internkontroll

Personlige egenskaper

• Initiativrik og samarbeidsorientert

• Evne til å opptre tillitsvekkende og kommunisere godt med kollegaer på alle nivå i organisasjonen

• Løsningsorientert

• Serviceorientert

• Effektiv og strukturert

• God muntlig og skriftlig formuleringsevne (norsk og engelsk)

• Interesse for teknologi og systemutvikling

• Økonomisk forståelse

Vi kan tilby

• Å være en del av en internasjonal organisasjon med ansatte fra 35 ulike nasjonaliteter

• Et godt, inkluderende og uformelt arbeidsmiljø med dyktige og engasjerte kollegaer

• Konkurransedyktige betingelser, inkludert overskuddsdeling, gode pensjons- og forsikringsordninger, og privat helseforsikring

• Være en del av en sosial organisasjon, der vi bl.a. har aktiviteter som sosiale treff med håndverk og brettspill, klatring, hytteturer, sommerfest og julebord med revy av og for de ansatte

• Mulighet til å leie firmahytter til helgeturer eller ferie

Klar for å søke?

Vi vurderer kandidater fortløpende, så vi oppfordrer deg til å sende inn din CV og søknad allerede nå. Endelig søknadsfrist er satt til mandag 6. april.

Vi jobber for å fremme et mangfoldig, rettferdig og inkluderende arbeidsmiljø. Som en del av vår rekrutteringsprosess gjør vi oppmerksom på at det kan bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater, noe som kun skjer med kandidatens samtykke.