Har du hjerte for god dokumentforvaltning og er du opptatt av digitalisering og forbedring?

Vi søker en arkiv medarbeider i et 6 måneders vikariat, med primæroppgaver knyttet til effektivisering av ulike prosesser i Websak.

Barne- og familieetaten søker en faglig dyktig og motivert medarbeider til videreutvikling og daglig drift av arkivtjenesten. Du må stå støtt i en kompleks fagetat som daglig mottar og produserer store mengder dokumenter, og jobbe målrettet for å skape og holde orden. 

Vi har elektronisk arkiv samt eldre papirarkiv, og bruker Acos WebSak som sak- og arkivsystem. Vi benytter også Public 360 som arkivsystem opp mot fagstystem for barnevern. Vikariatet vi ønsker besatt, er særlig et behov for å effektivisere enkelte komplekse prosesser knyttet til elektronisk flyt mellom ulike aktører i Websak, samtidig må det sees i sammenheng med fagsystemet som ligger på Public 360. Den som ansettes vil også være bidragsyter i den daglige tjenesten, utføre kvalitetskontroll, samt bidra til at etatens arkivtjeneste er i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 

Arkivet yter service og gir veiledning/opplæring til ansatte i etaten. Du må være opptatt av utvikling innen fagområdet, kunne gi opplæring og ha et ønske om digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser. Vi søker etter deg som trives med en variert hverdag, som tar initiativ og setter deg raskt inn i nye arbeidsoppgaver.

Arkivet er en liten, men effektiv enhet som er organisatorisk plassert i seksjon for administrativ bistand. Vi holder til i nye moderne lokaler på C. J. Hambros plass i Oslo sentrum. Stillingen rapporterer til seksjonssjef. 

Intervjuer vil bli gjennomført fortløpende, og det er ønske om snarlig tiltredelse.  
Vi ber om at vitnemål og arbeidsbekreftelser lastes opp elektronisk sammen med søknaden i WebCruiter. 

Arbeidsoppgaver

• Bidra til utvikling av nye arbeidsprosesser i Websak
• Bistå i den daglige drift av arkivet, herunder også klientarkiv og fjernarkiv
• Gi grunnopplæring, veiledning og rådgivning i Websak pluss
• Kvalitetssikring og journalføring av inngående og utgående dokumenter
• Kvalitetssikring og publisering av offentlig journal
• Bistå i brukerstøtte og annen opplæring av brukere av sak/arkivsystemet

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning innen eksempelvis arkiv, bibliotek- eller informasjonsfag på høgskole-/universitetsnivå
• Erfaring fra arbeid med full-elektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig virksomhet, fortrinnsvis Acos WebSak
• God kjennskap til arkivrelatert lovverk, herunder Arkivloven med forskrifter, Offentleglova og Personopplysningsloven
• God kjennskap til digitale verktøy generelt, og NOARK-systemer spesielt
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne

Personlige egenskaper

Vi søker en person med utpreget serviceinnstilling og initiativ. Du er løsnings- og utviklingsorientert og ser helheten i arkivets funksjon i en organisasjon. Du er en selvstendig person med handlingskraft som liker å ta ansvar. Du sluttfører oppgaver, både alene og sammen med andre. Du er god og trygg på å holde interne kurs og opplæringer. Vi søker deg som er effektiv og arbeider nøyaktig og strukturert. Du må kunne kommunisere tydelig og ha gode samarbeidsevner, samt være fleksibel angående arbeidsoppgaver.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• En spennende, meningsfull og hyggelig arbeidshverdag i en etat med et viktig samfunnsoppdrag
• Et godt arbeidsmiljø i nye moderne lokaler på C. J. Hambros plass, med tilgang til felles kantine 
• Å være med å bygge opp arkivet som en viktig og sentral funksjon i etaten
• Fleksitidsordning
• Inntil 1 times fysisk aktivitet i arbeidstiden per uke
  
• Lønnstrinn 38-40 (for tiden kr 677 500 - 702 200) i Oslo kommunes lønnsregulativ (p.t. kr. ) etter kvalifikasjoner. I særskilte tilfeller kan høyere lønn vurderes. 
• Gode forsikrings- og låneordninger i Oslo Pensjonsforsikring 
• Som ansatt i Oslo kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din lønn til pensjonsinnskudd

Kontaktinformasjon

Trude Vagstein, 21802180

Arbeidssted

C. J. Hambros plass 2
0164 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 5088155169
Stillingsprosent: 100%
Vikariat
Startdato: 03.08.2026
Sluttdato: 03.02.2027
Søknadsfrist: 21.08.2026