Kontorsjef ved Institutt for fysikk

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

. Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Institutt for fysikk søker kontorsjef til spennende, utfordrende og varierte arbeidsoppgaver. 

Som kontorsjef ved Institutt for fysikk vil du få ansvar for 13 ansatte innenfor økonomi, HR, utdanning, ph.d.-administrasjon og koordinatorer for eksternfinansierte sentre. Du vil inngå som en sentral del av ledelsen ved instituttet, og vil samarbeide tett med instituttleder og teknisk leder for å sikre god drift av instituttet. Som personalleder for den administrative gruppen vil du ha en unik mulighet til å videreutvikle et velfungerende støtteapparat som underbygger aktiviteten ved instituttet. Instituttet er del av Fakultet for naturvitenskap og kontorsjefer ved alle instituttene inngår i felles administrativ ledergruppe ved fakultetet. 

Institutt for fysikk har omtrent 200 ansatte og har Norges mest attraktive utdanninger innen fysikk, med undervisning av rundt 2200 studenter hvert år. Instituttet har forskningsgrupper som er internasjonalt ledende innen sine felt. Instituttet har stor forskningsaktivitet, en kompleks økonomi med en stor andel eksterne prosjekter, avanserte laboratoriefasiliteter, samt høy gjennomstrømming av studenter, ph.d.-kandidater og postdoktorer. Administrasjonen er en fin gjeng med løsningsorienterte og høyt kompetente ansatte med sans for humor og stor takhøyde. Nærmere opplysninger om Institutt for fysikk finner du her: https://www.ntnu.no/fysikk

Som kontorsjef er din nærmeste leder instituttleder.  

Arbeidsoppgaver

• Utøve arbeids- og personalledelse for de administrativt ansatte ved instituttet i tråd med NTNUs prinsipper for god ledelse.
• Saksbehandling, driftsoppgaver og administrativt arbeid. 
• Bidra til å ivareta og utvikle gode og effektive administrative støttefunksjoner og prosesser, i henhold til virksomhetens behov.
• Ha gjennomgående god oversikt over økonomien og virksomheten, og bidra til god økonomi- og virksomhetsstyring ved instituttet gjennom proaktiv lederstøtte og tett samarbeid.
• Være en strategisk støttespiller for instituttleder.
• Bidra til å iverksette og følge opp beslutninger ved instituttet.
• Bidra til å videreutvikle et godt arbeidsmiljø ved instituttet.

Kvalifikasjonskrav

• Høyere utdanning på minimum bachelornivå, fortrinnsvis innenfor en fagretning som er relevant for et av de administrative fagområdene du vil ha ansvar for (HR, økonomi, utdannings- og forskningsadministrasjon) 
• Relevant erfaring med personalledelse 
• Erfaring fra minst ett av de administrative fagområdene i stillingen 
• Dokumentert bakgrunn innen økonomi fra enten utdanning eller erfaring i en slik grad at du raskt vil kunne sette deg inn i instituttets virksomhet og komplekse økonomi.
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk. 

Ønskede kvalifikasjoner 

• Kjennskap til offentlig forvaltning
• Kjennskap til organisasjonskultur og regelverk innen universitets- og høyskolesektoren
• Erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring, inkludert bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)
• Erfaring med utvikling og endringer i organisasjoner
• God forståelse for og erfaring med digitale verktøy

Personlige egenskaper 

• Evne til å lede og motivere ulike medarbeidere, samt bygge gode relasjoner på alle nivå i organisasjonen
• Være en god lagspiller i et tverrfaglig lederteam, i en kompleks kunnskapsorganisasjon med mange interessenter
• God evne til selvstendig og resultatorientert arbeid – du tar tak i uløste problemstillinger, driver prosesser fremover, systematiserer og prioriterer effektivt
• Evne til å kommunisere effektivt

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen.

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du få lønn i henhold til statens lønnsregulativ avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

CV, attester og vitnemål

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Kathrine Røe Redalen, tlf. +4773413103, e-post kathrine.redalen@ntnu.no.  Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med Ranveig Nerhoel, e-post: ranveig.nerhoel@ntnu.no.

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 11.08.2025