Administrasjonskonsulent / lederassistent

Om stillingen

Vi leter etter deg som er engasjert, utadvendt og strukturert, og som liker å være i kontakt med mange mennesker. 

Stillingen bistår ledelsen i Kunstsilo med mange ulike gjøremål. Du må trives med å ta et selvstendig ansvar for varierte, allsidige og rutinepregede oppgaver.

• Administrativ støtte for direktør og ledelsen, herunder løpende oppgaver, korrespondanse og forberedelser
• Bistå med å organisere direktørens eksterne og interne aktiviteter
• Være kontaktpunkt for direktørens eksterne og interne møtevirksomhet
• Administrere kalender, koordinere møter, reiser, innkvartering og sosiale arrangementer
• Strukturere ledergruppemøter: organisere møtene, koordinere sakslister og skrive møtereferat
• Bidra med, og koordinere utarbeidelse av dokumenter og forberede presentasjoner til direktøren og ledelsen
• Organisere møter, samlinger og mindre arrangementer på vegne av direktør og ledelsen
• Ansvar for utarbeidelse og oppdatering av invitasjonslister samt utsendelse og oppfølging av invitasjoner i forbindelse med åpninger, fagseminarer og andre arrangementer
• Ansvar for arkivering av avtaler og administrative dokumenter
• Ansvar for organisasjonens fakturaflyt
• Ansvar for opprettelse av ordning for postdistribusjon for Kunstsilo
• Bistå HR i hektiske perioder
• Andre administrative oppgaver ved behov

Stillingen rapporterer til økonomi- og HR-sjef.

Egenskaper vi gjerne ser at du har

• Engasjert og utadvendt
• Serviceorientert og fleksibel
• Ryddig og profesjonell opptreden
• Gode kommunikasjonsferdigheter både skriftlig og muntlig
• God evne til å planlegge og prioritere i et arbeidsmiljø med høyt tempo og mye øyeblikkelig hjelp
• Selvstendig, men trives godt med teamarbeid
• God på relasjonsbygging både med ansatte og samarbeidspartnere
• Evne til å jobbe på tvers av fagmiljøer

Kunnskap og erfaring vi ønsker oss

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum bachelornivå. Lang relevant erfaring kan kompensere for dette
• Erfaring fra arbeid med lignende oppgaver
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne både på engelsk og norsk
• Gode datakunnskaper

Vi tilbyr

• Utfordrende arbeidsoppgaver i en organisasjon i rask vekst
• Gode kolleger og et spennende, mangfoldig arbeidsmiljø
• Faglig og personlig utvikling

Hos Kunstsilo legger vi stor vekt på mangfold og inkludering. Er du entusiastisk og ønsker å skape de aller beste opplevelsene, men ikke oppfyller alle kvalifikasjonskravene, oppfordrer vi deg til å søke likevel.

Har du spørsmål til stillingen, så kan du ringe HR-ansvarlig ved Kunstsilo, Ronny Thorsen tlf: 46 44 94 95.