Førstekonsulent innen arkiv- og dokumentforvaltning

Vi søker etter deg, med glødene interesse for arkivfaget!

Forsvarsmateriells dokumentforvaltning står ovenfor store og spennende endringer og utfordringer de kommende årene. Vi skal ta i bruk ny teknologi og skal tilrettelegge nytt saks- og arkiv system for brukerne/saksbehandlere våre, sikre at IKT-løsningen understøtter saksbehandlernes arbeidshverdag for å nevne noe.

Ditt hovedansvar vil være å delta i daglige og periodiske arkivoppgaver. Du vil hjelpe til med kompetansehevende tiltak for etaten i form av både å utvikle og holde kurs og lage e-læringsopplæring for våre brukere. I tillegg vil du bidra til at arkivplan med vedlegg til enhver tid er oppdatert. Sammen med engasjerte kollegaer vil du bidra til nytenkning på et fagfelt i stor utvikling. Gjennom effektive støttefunksjoner skal Kontor for arkiv- og dokumentforvaltning (KAD) ivareta og utvikle etatens sak og arkivløsning med fokus på saksbehandling, innsynsbehandling og dokumentforvaltning, slik at dette understøtter arbeidsprosesser og oppgaveporteføljen til Forsvarsmateriell på best mulig måte.

Avdeling for Organisasjon og fellestjenester er navet i etaten. Avdelingen har ansvar for kommunikasjon, HR, sikkerhet, lederstøtte til etatsledelsen og arkiv- og dokumentforvaltning for etaten. Du rapporterer til arkivleder og blir en del av et hyggelig fagmiljø med gode kollegaer

Arbeidsoppgaver

• Daglige driftsoppgaver som; fysisk og elektronisk postmottak, journalføring og kvalitetskontroll på alle nivåer (ugradert, lavgradert, høygradert)
• Innsynsbehandling og offentlig journal
• Periodiske arkivoppgaver som; vedlikehold av arkivplan og internkontroll, BK-plan og arkivnøkkel
• Vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser, rutiner og veiledninger for saksbehandling og arkiv
• Lederstøtte, brukerstøtte, saksflyt, vedlikehold og utvikling av maler m.m
• Gradert arkiv og håndtering av dokumenter etter sikkerhetslovens bestemmelser
• Andre oppgaver ved behov
  
  Vi benytter kontinuerlig forbedring som arbeidsmetodikk. 

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen informasjonsforvaltning
• Annen utdanning og spesielt relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning
• Erfaring med elektroniske arkiv- og saksbehandlersystemer
• Erfaring om relevante lovverk med tilhørende forskrifter
• Erfaring fra offentlig forvaltning
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Du må kunne sikkerhetsklareres for minimum Hemmelig og Nato Secret
  

Personlige egenskaper

• Du er fleksibel, har positiv fremtoning og er løsningsorientert
• Du har evne til å arbeide både selvstendig og i team, er strukturert og effektiv, også under tidspress
• Du har god evne til å formidle informasjon
• Du er faglig nysgjerrig og liker å holde deg oppdatert, samtidig som det er naturlig for deg å dele kunnskap med de rundt deg
  
  Personlig egnethet vil bli vektlagt.
  

Vi tilbyr

• Jobb i et av Norges fremste og største militærteknologiske fagmiljø
• Fleksibel arbeidstid 
• Bedriftshelsetjeneste
• Medlemskap i Statens pensjonskasse
• I Oslo har du tilgang til treningssenter i nabobygget, du vil også ha muligheten til å trene i arbeidstiden
• Kontorlokaler på Militærhospitalet, sentralt i Oslo på Akershus festning
  
  Stillingen lønnes etter Statens lønnsregulativ som førstekonsulent stillingskode 1408 lønnsspenn kroner 485 800 - 573 900 brutto pr. år (ltr 52-62). Lønnsplassering etter kvalifikasjoner. Det trekkes to prosent lovbestemt innskudd til Statens pensjonskasse.
  

Våre ansatte legger vekt på lojalitet til forsvarssektorens etiske retningslinjer og at du identifiserer deg med våre kjerneverdier: integritet, respekt og ansvar.

Vi ønsker et variert og mangfoldig arbeidsmiljø og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uten hensyn til alder, kjønn og bakgrunn. De som søker hos oss må kunne sikkerhetsklareres og autoriseres i henhold til det nivå som er nødvendig for stillingen. Forsvarsmateriell vil ved behov legge til rette arbeidsforholdet for personer med redusert funksjonsevne. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne oppfylle visse krav. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen, https://arbeidsgiver.difi.no/positivsaerbehandling  
Vi oppfordrer søkere til å krysse av i jobbportalen dersom de har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene i jobbsøkerportalen danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter.  

I henhold til offentlighetsloven § 25 andre ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Du vil i så tilfelle bli varslet om dette. 

Kontaktinformasjon

Merethe Fredheim, Arkivleder, 988 90 982, mefredheim@mil.no

Arbeidssted

Grev Wedels Plass 1
0151 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Forsvarsmateriell

Referansenr.: 4640568885
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 16.04.2023