Administrativ konsulent/lederstøtte

Trives du med en arbeidshverdag der mange oppgaver og henvendelser må håndteres fortløpende og i dialog med andre? Liker du å holde orden og få ting til å fungere – og bidra til at hverdagen flyter bedre for andre? Da kan du være rett person til stillingen som administrativ konsulent/lederstøtte hos oss! Vi søker nå en konsulent/lederstøtte til erstatning for en medarbeider som snart blir pensjonist.

Avdeling for habilitering er en del av Barne- og ungdomsklinikken ved Akershus universitetssykehus. Vi gir spesialiserte tjenester til barn og unge med sammensatte funksjonshemninger og deres familier, i dialog og samarbeid med kommunene. Avdelingen har 50 ansatte fra ulike profesjoner. Vi er en dagtids poliklinikk der arbeidshverdagen preges av høyt tempo og mange parallelle aktiviteter. Stillingen yter lederstøtte også til seksjon psykisk helse for barn og unge på sykehus med om lag 10 medarbeidere. Oppgaveporteføljen kan utvikle og endre seg over tid.

Stillingen innebærer både selvstendig utførelse av administrative oppgaver, og støtte og veiledning til fagpersoner og ledere. Dette er en jobb for deg som motiveres av å mestre de digitale, administrative verktøyene i sykehuset, og tilhørende regler og rutiner, og bruke dine ferdigheter til effektivt å hjelpe både ledere og kolleger. Som konsulent/lederstøtte må du blant annet sette deg godt inn i de grunnleggende reglene og rutinene innenfor personaladministrasjon på sykehuset.

Vi ønsker oss en ny medarbeider som får energi av å få ting til å flyte slik at klinikere og fagledere kan ha hovedfokus på sine primære oppgaver. Stillingen passer godt for deg som allerede har erfaring fra sykehus og som ønsker å jobbe med administrative oppgaver og lederstøtte.

Arbeidsoppgaver

• Sikre korrekt og oppdatert informasjon og dokumentasjon i personalsystemene (ansettelse, permisjoner, stillingsbrøk, lønn osv)
• Løpende administrasjon av tilganger til digitale systemer
• Hjelpe fagpersoner og ledere med å bruke administrative systemer på en effektiv og riktig måte
• Håndtere praktiske og administrative behov i løpende drift, ofte i dialog med relevante støttefunksjoner i sykehuset (HR/personal, Facility Services, IT, innkjøp), og sikre at saker blir fulgt opp til de er løst
• Ansvar for innkjøp av rekvisita og utstyr
• Oppdatere avdelingens årshjul og sørge for rutinemessig gjennomføring av definerte aktiviteter innenfor blant annet HMS, brannvern, beredskap, informasjonssikkerhet og smittevern
• Ha en hovedrolle i den praktiske gjennomføringen av fagkurs og større møter
• Bistå ledere ved behov, og medvirke til at oppgaver blir fullført
• Klinikken har utstrakt samarbeid på tvers av avdelinger. Dette gjelder også lederstøtte som vil kunne få definerte oppgaver utenfor den sonen man primært jobber i

Kvalifikasjoner

• Utdanning som helsesekretær, eller annen administrativ eller helsefaglig utdanning
• Flere års yrkeserfaring fra sykehus eller annen stor og kompleks virksomhet
• Erfaring med å jobbe i ulike administrative systemer, der du har vært rask til å sette deg inn i nye digitale løsninger og funksjoner. Erfaring med DIPS vil være nyttig
• Har erfaring med, og lykkes godt i, roller med stor kontaktflate og løpende samhandling med mange aktører
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk er viktig i denne stillingen

For å lykkes i rollen er det viktig at du:

• Trives med høyt arbeidstempo og mange parallelle oppgaver
• Er imøtekommende og liker å hjelpe andre i deres arbeidshverdag
• Liker å sette deg inn i nye digitale verktøy, regelverk og administrative rutiner
• Har god evne til å organisere eget arbeid og holde oversikt
• Følger opp og fullfører oppgaver, slik at ting ikke blir liggende eller glipper
• Kommuniserer aktivt: Holder deg selv oppdatert og deler informasjon skriftlig og muntlig
• Er selvstendig og tar ansvar, samtidig som du avklarer med leder ved behov
• Oppnår effektivitet hos deg selv og andre gjennom å kjenne rutiner og systemer godt
• Liker å bidra til løpende forbedring og motiveres av muligheter i ny teknologi og nye administrative verktøy

Vi tilbyr

• En sentral rolle der du bidrar til at arbeidshverdagen fungerer smidig og forutsigbart for fagperpersonalet og ledere
• Varierte arbeidsoppgaver med stor grad av selvstendighet
• Gode supportressurser i klinikken og på sykehuset
• Mulighet til å videreutvikle kompetanse og portefølje over tid
• Et engasjert, uformelt og støttende arbeidsmiljø
• Lønn og vilkår i henhold til Ahus avtaler og policy
  

På Ahus får du tilgang til et variert kultur- og fritidstilbud.

Bedriftsidrettslaget byr på et bredt spekter av innendørs og utendørs aktiviteter. I tillegg kan du delta i kor, revygruppe, eller benytte deg av ferieleiligheter, hytter og en rekke andre kulturtilbud, rabatter og fordeler.Ansatte ved foretaket kan søke plass i personalbarnehagene uavhengig av hvilken kommune man bor i. Barnehagene ligger i umiddelbar nærhet til Barne- og ungdomsklinikken.Som ansatt kan du også leie Ahus-bolig av Ahus i nærheten av sykehuset. Boligene varierer i størrelse fra 1-roms til 4- roms leiligheter i blokker, rekkehus og småhus. Les mer tilbud for ansatte her: www.ahus.no/om-oss/ansatte 

Akershus universitetssykehus HF er en arbeidsplass med stort mangfold. Det er en klar styrke, og avgjørende for å løse våre mange oppgaver innen pasientbehandling, pasientoppfølging, forskning og undervisning. Vi ønsker oss derfor også et mangfold av søkere til ledige stillinger, og oppfordrer alle kvalifiserte til å søke, uavhengig av identitet og bakgrunn. Arbeidsgiver tar forbehold om endring av arbeidssted, arbeidsoppgaver og ansvarsområde ved behov.

Kontaktinformasjon

Knut Wærstad, Avdelingsleder, +4790507690

Arbeidssted

Sykehusveien
1474 Nordbyhagen

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Akershus universitetssykehus HF

Referansenr.: 5120347293
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 19.05.2026