Lederstøtte Mottak og Retur (12 mnd vikariat)

Til et 12 måneders vikariat søker UDI etter Lederstøtte til vår enhet Mottak og Retur.

Er du en strukturert person som trives med varierte arbeidsoppgaver? Vil du bruke kompetansen din på et viktig samfunnsoppdrag og bidra til utvikling av et spennende fagområde? Vi søker nå lederstøtte til ledergruppen i Mottak og retur Mottak og retur, Utlendingsdirektoratet (UDI).
Hovedansvaret til Mottak og retur er å sikre innkvartering og å etablere og følge opp asylmottak i Norge. I tillegg forvalter vi en del tjenester til brukeren, som ytelser, logistikk mellom mottak, oppfølging av spesielle behov og ordningen for assistert retur til hjemlandet.
UDI er en beredskapsorganisasjon, og en god lederstøtte er sentral i en hektisk hverdag. Stillingen som lederstøtte er selvstendig, samtidig som du samarbeider tett med og er kontaktledd mellom ledelsen, ledergruppen, medarbeidere og andre områder i UDI. Dette krever en god rolleforståelse og evne til å håndtere detaljer samtidig som du evner å ha et helhetlig og strategisk perspektiv. 

Stillingen er sentral for å «smøre maskineriet». Mottak og retur har ca 150 ansatte med arbeidssted i Oslo og ved seks andre lokasjoner i Norge. Ditt arbeidssted blir Oslo, men du må bistå i kontakten med alle enheter og lokasjoner i avdelingen. Det er en stor fordel å ha forståelse for styringslinjene opp mot departementet, for hvordan et direktorat fungerer, og kjenne til offentlig forvaltning.

Du som blir ansatt i denne stillingen vil være med å jobbe i en organisasjon i endring, der vi trenger gode systemer og koordinering i tråd med smidig metodikk og effektiv flyt. Stillingen innebærer en variasjon av mindre og større oppgaver, fra bestilling av beverting til planlegging av ledermøtesaker og aktiviteter for ledergruppen. Stillingen rapporterer til Direktør for Mottak og retur.  

Arbeidsoppgaver

• Koordinering og planlegging av ledermøter, samt andre møtearenaer og større arrangementer/samlinger 
  
• Administrative arbeidsoppgaver som eksempelvis fordeling av innkomne saker, oppfølging av frister, årshjulsaker, håndtering av e-post, møtekalender koordinering av besøk og varemottak 
  
• Bidra inn i utvikling av Mottak og retur og særlig samhandlingen i ledergruppen, samt være en pådriver for effektivisering og forbedringsarbeid 
  
• Gjennomføre internkommunikasjonsaktiviteter i samarbeid meg kommunikasjonsavdelingen, gjennom digitale arbeidsflater som Sharepoint, Teams og Planner 
  
• Enklere økonomioppfølgingsoppgaver som attestasjon og kontering av fakturaer og bestillinger gjennom systemet Unit4 
  
• Mulig praktisk bistand ved rekrutteringer  
  
• Andre arbeidsoppgaver kan også tillegges stillingen 

Kvalifikasjoner

Vi ser etter deg som ;

• har høyere utdanning, for eksempel innen administrasjon, kommunikasjon, økonomi, samfunnsvitenskap eller juss, men relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet 
  
• har god digital kompetanse på MS Office-systemene,  
  
• erfaring fra administrativt arbeid og/eller saksbehandling, prosesstyring eller koordinering 
  
• har god organisasjons- og rolleforståelse 
  
• har svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk 
  

Det er ønskelig at du har 

• erfaring med forbedring og effektivisering 
  
• erfaring fra offentligforvaltning vil telle positiv
  
• erfaring fra arbeid med internkommunikasjon 
  
• erfaring med systemer som Public 360 og Unit4  

Personlige egenskaper

Vi er på jakt etter deg som 

• identifiserer deg med UDIs verdier: Menneskeverd, profesjonalitet og helhet 
  
• har høy arbeidskapasitet og trives med en variert arbeidshverdag 
  
• er selvgående, serviceinnstilt, tar initiativ og har gjennomføringsevne 
  
• er god på å få tak i essensen, diskusjoner og evner å videreformidle dette på en god måte 
  
• er tillitsskapende og har svært gode samarbeidsegenskaper 
  
• er nysgjerrig på nye verktøy og ser muligheter i digitale løsninger 
  
• trives med en miks av både rutinemessige og mer selvstendige oppgaver 
  
• mulighet til snarlig tiltredelse vil være fordelaktig
  

Vi legger stor vekt på personlig egnethet 

Vi tilbyr

En stilling der du vil lære hele UDI å kjenne. En virksomhet med et av Norges viktigste samfunnsoppdrag, som er preget av høy faglig kompetanse, stort engasjement og dyktige medarbeidere Stillingen lønnes som rådgiver/seniorrådgiver (1434/1364) i lønnsspennet kr. 600 000 - 750 000 brutto pr. år, avhengig av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifiserte kandidater kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse. Gode ordninger for pensjon, lån og forsikring Vi holder til i nybygde lokaler på Valle med svært god kantine, trimrom og mulighet for trening i arbeidstiden 

Du er velkommen! 
UDI er opptatt av mangfold, og vi oppfordrer derfor alle kvalifiserte til å søke hos oss, uansett alder, kjønn, funksjonshemming, «hull i CV», nasjonal eller etnisk bakgrunn. Vi tilpasser arbeidsplassen om du har behov for det. 

Attester/vitnemål må legges inn i portalen sammen med søknaden. Det er viktig at du laster opp dokumentasjon på utdanning, slik at kan vurdere om du er kvalifisert. Vi ber deg om å laste opp dokumentasjonen via vitnemålsportalen i søknadsprosessen i Webcruiter. Ved utdanning fra utlandet må du legge ved godkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (tidl. NOKUT).  I samsvar med offentleglova kan en søker bli offentliggjort selv om han/hun har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten. Vedkommende vil i så fall bli varslet. 

Kontaktinformasjon

Arbeidssted

Nøkkelinformasjon: