Vi søker en fremtidsrettet administrasjonsansvarlig som vil bli en del av OCA teamet og bidra i arbeidet med å fremme samtidskunst fra Norge internasjonalt.

Administrasjonsansvarlig er en sentral nøkkelrolle i vår organisasjon, med hovedansvar for å sikre effektiv drift og forvaltning av stiftelsens økonomiske og administrative rutiner og systemer. OCA omstiller til utvidet bruk av digitale løsninger og styrker vårt innsikts- og analyse arbeid, som administrasjonsansvarlig så vil du få mulighet til å være med å forme dette arbeidet på OCA.

Administrasjonsansvarlig rapporterer til og vil jobbe i nært samarbeid med direktør.

Som administrasjonsansvarlig vil du ha ansvar for og oppgaver knyttet til:

Økonomi og rapportering
Personale
IT og arkiv
Drift av lokaler og kontoret

Administrasjon

Ivareta velorganiserte administrative rutiner og tilrettelegge for effektiv drift
Tilse at OCA etterlever lover, retningslinjer og forskrifter knyttet til økonomi, administrasjon og tilskuddsforvaltning
Tilse at OCA samler relevant statistikk og data, som grunnlag for innsiktsanalyser
Lederstøtte for direktør knyttet til ansvarsområdet administrasjon og økonomi

Økonomi og rapportering

Kontaktperson for ekstern regnskapsfører
Utarbeidelse og oppfølging av budsjett og regnskap
Oppfølging av inn og utbetalinger -- herunder tilskudd
Regnskapsrapporter og prognose for direktør og styret
Bærekrafts rapportering

Personale

Videreutvikle og ivareta interne personal rutiner og personalhåndbok
Oppfølging av lønn, timelister/flexitid, ferieavvikling, sykefravær ol.
HMS - Videreutvikle, ivareta og koordinere HMS arbeid
Bistå direktør i oppfølging av medarbeidere og ved arbeidsgivers- og arbeidstakers spørsmål.

IT og arkiv

Bidra til å videreutvikle bruk av digitale verktøy og systemer
Ansvarlig for data og IT systemer - kontaktperson med eksterne IT leverandører
Utvikle, følge opp og ivareta arkiv og arkiverings rutiner

Drift av lokaler og kontoret

Oppfølging av lokaler og kontakt med utleier
Ansvar for organisering og drift av kontoret

Kvalifikasjoner:

Relevant utdannelse innen administrasjon, regnskap, økonomi eller tilsvarende relevant felt. Erfaring kan veie opp for manglende utdanning
Relevant utdannelse og/eller erfaring fra samtidskunstfeltet
Fordel med erfaring fra arbeid med tilskuddsordninger og tilskuddsforvaltning
God forståelse for regnskapsprinsipper og -prosedyrer
Erfaring med programvare slik som Excel, Office 365, Tripletex ol.
Evne til å håndtere konfidensiell informasjon på en profesjonell måte
Meget god i norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig

Personlige Egenskaper:

Nøyaktig og oppmerksom på detaljer
Pålitelig og ansvarlig
Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
Evne til å arbeide selvstendig, samtidig som du fungerer godt i et teammiljø
Analytiske ferdigheter og evnen til å løse problemer effektivt

**Arbeidssted:**Stillingen er basert i Oslo

Lønn etter avtale

Send inn CV og kort søknadstekst

Informasjonskapsler på arbeidsplassen.no

Rapporter annonse