Tilgangsstyring i store virksomheter

Her tilbyr vi informasjon til store virksomheter om hvordan tilgangsstyring kan håndteres på ulike måter. Formålet vårt er å vise hvordan du gir og får tilgang til Navs rekrutteringstjenester.

Du finner svar på spørsmål om

• tilgangsstyring i store virksomheter

• overordnede roller som gir vide tilganger

• å få tilgang til arbeidsplassen.no og kandidatlister fra Nav

Lurer du fortsatt på noe, kan du ringe Altinn brukerstøtte på 75 00 60 00.

Generelt om tilgangsstyring

Hvorfor kan tilgangsstyring være krevende?

Virksomheter kan ha utfordringer med å håndtere tilgangsstyring, spesielt når organisasjonen er stor og kompleks. Ansatte kan oppleve at det er vanskelig å finne ut hvem i organisasjonen som kan gi tilgang. Det er stor avstand mellom de som skal ha tilgang og de som har myndighet til å delegere.

På samme måte kan de som har myndighet til å delegere oppleve det som krevende å holde oversikt over medarbeidere og hvilke tilganger de har eller skal ha.

Virksomheten min har virksomhetssertifikat, kan vi bruke det på arbeidsplassen.no?

Nei, dette sertifikatet kan ikke brukes. Tilgang til arbeidsplassen.no og kandidatlister fra Nav på Min side Arbeidsgiver kan bare gis i Altinn.

Tilgang til hele eller deler av organisasjonen?

Tilgangsstyringen på arbeidsplassen.no og kandidatlister fra Nav er basert på underenhet. Arbeidsgivere som gir tilgang, velger i Altinn om tilgangen skal være begrenset til en eller flere underenheter, eller omfatte hovedenheten inkludert alle underenheter. Det er altså ikke nødvendig å gi personer tilgang til hele organisasjonen.

Hvis det er ønskelig at en medarbeider skal ha tilgang til alle underenheter, er det praktisk for den som gir tilgang å kunne gi én tilgang til hovedenhet, som automatisk gir tilgang for alle underenheter.

Hvordan løser vi rollestyring på en praktisk måte i vår virksomhet?

De fleste store og etablerte virksomheter vet at det kan være upraktisk at daglig leder eller eier administrerer tilgangsstyring i Altinn. Ofte er denne oppgaven delegert til mellomledere eller HR. Det finnes noen praktiske måter å løse det på ved hjelp av rollene Tilgangsstyring og eventuelt Hovedadministrator. Se beskrivelser under.

Overordnede roller med vide tilganger

Hvordan fungerer rollen Tilgangsstyring?

En praktisk måte å organisere tilgangsstyring på, er å tildele en eller flere medarbeidere rollen Tilgangsstyring. Denne rollen kan tildele rettigheter i organisasjonen. Merk at en person som skal ha rollen Tilgangsstyring, selv må ha de rollene/rettighetene hen skal administrere. En tilgangsstyrer må derfor ha enkeltrettigheten Rekruttering og/eller rollene Lønn og personalmedarbeider eller Utfyller/ Innsender, for å kunne gi andre den samme rettigheten som vil gi tilgang som arbeidsgiver til arbeidsplassen.no og kandidatlister fra Nav.

Hvordan fungerer rollen Hovedadministrator?

Hvis virksomheten ønsker at én nøkkelperson skal administrere alle Altinn-rettigheter på vegne av virksomheten, er løsningen rollen Hovedadministrator. Daglig leder, styrets leder, bestyrende reder eller innehaver kan etablere denne rollen.

Hovedadministrator kan delegere alle roller og rettigheter for en virksomhet, også roller og rettigheter som hovedadministratoren ikke har selv. Hovedadministrator kan derfor både gi og trekke enkeltrettigheten Rekruttering, eller de to rollene som gir tilgang til arbeidsplassen.no (Lønn og personalmedarbeider og Utfyller/innsender).

Hovedadministrator kan også gi en eller flere medarbeidere rollen Tilgangsstyring. Hovedadministrator inntar da en overordnet rolle, og tilgangsstyrere administrerer roller og rettigheter, for eksempel enkeltrettigheten Rekruttering.

Les mer om Altinn-roller og rettigheter på altinn.no

I vår virksomhet har vi egendefinerte roller. Kan jeg bruke dem på arbeidsplassen.no?

Hvis virksomheten organiserer sine tilganger i egendefinerte roller i Altinn, kan man inkludere enkeltrettigheten Rekruttering i en egendefinert rolle.

Jeg ønsker tilgang til arbeidsplassen.no

Hvordan kan jeg vite om jeg allerede har tilgang til arbeidsplassen.no?

Du kan se hvilke tilganger du har når du er innlogget i Altinn. Du kan også forsøke å logge inn som arbeidsgiver på arbeidsplassen.no. Har du ikke tilgang, så får du en melding om det.

Hvem kan jeg spørre om tilgang til arbeidsplassen.no?

Noen i ledelsen eller HR kan gi deg tilgang. Hvis du ikke vet hvem det kan være, så kan du “be om tilgang” i Altinn eller på nav.no. Denne funksjonen er det foreløpig kun de som allerede har en Altinn-rolle fra før i virksomheten som kan benytte. Når du ber om tilgang, vil rett person få en melding på e-post eller SMS. Velg et av alternativene:

• Det kan gjøres på altinn.no. Les om hvordan du kan spørre om rettighet på Altinn.no

• Gå til nav.no, som har litt flere støttefunksjoner for deg. På Min side - arbeidsgiverfinner du oversikt over roller eller enkeltrettigheter som ulike Nav-tjenester krever. Når du er logget inn vil du finne mulighet for å “be om tilgang”.

Hvis du ikke har mulighet til å be om tilgang som beskrevet, må du selv finne ut hvem i HR eller ledelsen som kan gi deg tilgang.

Jeg skal gi tilgang til Arbeidsplassen

Har jeg allerede riktig rolle for å gi tilgang til Arbeidsplassen?

Logg inn i Altinn, da vil du se hvilke Altinn-tilganger du har.

• Hvis du er registrert i Enhetsregisteret som daglig leder, styrets leder, bestyrende reder eller innehaver, vil du automatisk ha alle tilganger som du kan gi videre til andre.

• Har du rollen Hovedadministrator, kan du gi andre medarbeidere de tilgangene de trenger.

• Har du rollen Tilgangsstyrer, kan du gi andre medarbeidere de tilgangene de trenger, forutsatt at du selv har de rettighetene du skal tildele til andre (enkeltrettigheten Rekruttering, eller Altinn-rolle Lønn og personalmedarbeider, eller Altinn-rolle Utfyller/innsender).

Hvis du ikke har de nødvendige rollene for å kunne gi tilgang videre, kan daglig leder eller hovedadministrator i virksomheten din gi deg nødvendige tilganger.

Bør jeg delegere tilgang til arbeidsplassen.no gjennom rolle eller enkeltrettighet?

Enkeltrettigheten Rekruttering er tilstrekkelig, hvis du som arbeidsgiver kun ønsker å gi tilgang til Navs rekrutteringstjenester. Da kan du som arbeidsgiver vite at en medarbeider ikke får tilgang til andre tjenester. Hvis du tildeler rollen Lønn og personalmedarbeider eller Utfyller/Innsender, er det vide tilganger som gir tilgang til flere tjenester enn bare arbeidsplassen.no og kandidatlister fra Nav.

Jeg er usikker på hva Rekruttering gir tilgang til?

Enkeltrettigheten Rekruttering gir kun tilgang til Navs rekrutteringstjenester på arbeidsplassen.no og kandidatlister tilsendt fra Nav. Tildeler du enkeltrettigheten Rekruttering, kan du være sikker på at du ikke gir tilgang til andre tjenester enn Navs rekrutteringstjenester. Les omenkeltrettigheten Rekruttering på altinn.no

Hvordan kan jeg holde oversikt over hvem som har tilganger i Altinn?

Alle som har roller i virksomheten, kan gå inn på Altinn og se hvilke medarbeidere som har roller og enkeltrettigheter, og hvilke roller og enkeltrettigheter de har.