Astrup Fearnley Museet søker Assistent til Direktør

Ønsker du en rolle der ingen dager er helt like, og der du får være tett på beslutningsprosesser i en av Nordens ledende kulturinstitusjoner? Astrup Fearnley Museet søker en erfaren og strukturert personlig assistent til direktør.

Astrup Fearnley Museet er et av Nordens fremste museer for samtidskunst. Museet forvalter den omfattende Astrup Fearnley-samlingen og presenterer skiftende utstillinger med verk fra samlingen, samt nye produksjoner av kunstnere fra hele verden. Museet er en aktiv aktør på den internasjonale kunstscenen og samarbeider med ledende kunstnere, kuratorer, forskere og institusjoner globalt.

Om stillingen

Som personlig assistent til direktør får du en sentral rolle med stor betydning for den daglige driften. Du vil være direktørens nærmeste administrative støtte og bidra til at arbeidsdagen flyter effektivt og sømløst. Rollen krever at du ligger et steg foran, har høy gjennomføringsevne og trives med å håndtere mange oppgaver samtidig.

Du vil følge direktørens arbeidshverdag tett og være en nøkkelperson når det gjelder planlegging, koordinering, kommunikasjon og oppfølging. Dette er en stilling for deg som liker ansvar, er løsningsorientert og motiveres av å bidra til god arbeidsflyt.

Arbeidsoppgaver

• Planlegging og organisering av møter, avtaler og arrangementer
• Kalenderstyring og koordinering av direktørens daglige aktiviteter
• Oppfølging av henvendelser og informasjonsflyt til og fra direktør
• Håndtering og prioritering av e-post og korrespondanse
• Bestilling og koordinering av reiser
• Praktisk tilrettelegging ved arrangementer, møter og stabsturer
• Research- og utredningsoppgaver
• Utarbeidelse av møtemateriell, referater og oppfølging av beslutninger
• Administrative oppgaver og løpende støtte til direktør
• Andre forefallende oppgaver etter behov hos direktør og administrasjonen

Vi ser etter deg som

• Har dokumentert erfaring som personlig assistent (PA), executive assistant eller fra tilsvarende rolle
• Er svært strukturert, systematisk og nøyaktig
• Svært gode ferdigheter i norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig
• Har høy grad av integritet og evne til å håndtere konfidensiell informasjon
• Trives med å arbeide tett på en leder og tilpasse deg en dynamisk arbeidshverdag
• Er serviceinnstilt, løsningsorientert og proaktiv
• Har sterke administrative ferdigheter og god digital kompetanse
• Kommuniserer godt både skriftlig og muntlig på norsk og engelsk

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen må du være en person som får energi av å skape orden og oversikt. Du har et skarpt blikk for detaljer og leverer arbeid av høy kvalitet, også når tempoet er høyt.

Vi ser etter en kandidat som:

• Er svært nøyaktig og kvalitetsbevisst
• Har evne til å prioritere og håndtere mange oppgaver samtidig
• Takler perioder med høyt arbeidspress uten å miste oversikt eller presisjon
• Er fleksibel og trives med at arbeidsdagen kan endre seg på kort varsel
• Tar initiativ og følger opp saker helt til de er gjennomført

Vi tilbyr

• En unik jobbmulighet i en ledende kulturinstitusjon med en av landets fremste samlinger av internasjonal samtidskunst
• En sentral rolle tett på museets ledelse og virksomhet
• En spennende og variert arbeidshverdag med stort ansvar
• Muligheten til å arbeide i et internasjonalt orientert miljø med høye ambisjoner
• Kunnskapsrike, engasjerte og dedikerte kolleger
• Arbeidsplass i flotte omgivelser på Tjuvholmen i Oslo
• Lønn etter avtale, gode forsikringsordninger og fleksitid

Astrup Fearnley Museet ønsker å bidra til økt mangfold i kultursektoren og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke -- uavhengig av alder, kjønn, seksuell orientering, funksjonsnedsettelse eller etnisk bakgrunn.

Frist: 9.august. Vi gjør oppmerksom på at det er ferieavvikling i søknadsperioden. Alle søknader vil bli behandlet etter søknadsfristens utløp, og aktuelle kandidater vil bli kontaktet etter 10. august.

Søknad og CV må sendes via søknadsportalen. Søknader sendt på e-post vil ikke bli vurdert.