Førstekonsulent/rådgiver arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

Om stillingen

Vi har ledig stilling som førstekonsulent/rådgiver innenfor arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. 

NA er en statlig etat i vekst og har som mål å sikre fremtidsrettet og effektiv dokumentasjonsflyt og arkivering. I den forbindelse trenger vi en dyktig arkivar som har relevant erfaring fra fagområdet, forståelse og interesse for bruk av teknologi, og som ønsker å bidra i driften og utviklingen av våre tjenester.

Stillingen omfatter både daglige driftsoppgaver, brukerstøtte, systemforvaltning og utviklingsprosjekter. 

Vi ser etter deg som er faglig engasjert i arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor, som ser viktigheten av å ta vare på dokumentasjon for ettertiden og er opptatt av digitalisering. Du må ha kontroll på detaljer og samtidig forstå både NAs og saksbehandleres behov i et arbeidsmiljø der kunnskapsdeling og faglig utvikling står sentralt.

Stillingen er organisatorisk plassert i avdeling for økonomi og administrasjon som består av ni medarbeidere. Av disse arbeider to med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Du vil rapportere faglig til arkivleder, mens avdelingsdirektøren har personalansvaret. Vi benytter Elements Cloud som arkivsystem.

Arbeidsoppgaver

• daglig arkivdrift: postmottak (digitalt og fysisk), journalføring, kvalitetssikring
• periodiske oppgaver: restansekontroll, oppfølging av saks- og journalpoststatus, kontroll av registrerte metadata
• offentlig journal: kvalitetssikring og publisering av NA sin offentlige elektroniske postjournal (OEP)
• brukerstøtte: veiledning og førstelinje-support til saksbehandlere og ledere i bruk av Elements
• opplæring og veiledning: kurs og rådgivning i arkivfaglige spørsmål, opplæring i aktuelle lovverk og interne rutiner/prosedyrer
• systemforvaltning/integrasjoner: Elements administrasjon, herunder systemoppsett, tilgangsstyring, feilsøking og kvalitetssikring av integrasjoner mot andre systemer
• sikre etterlevelse av regelverket: bidra til at arkivverdig dokumentasjon opprettes, behandles og ivaretas i tråd med bestemmelsene i eksterne og interne regler, bl.a. arkivlova med forskrifter og NA sin bevarings- og kassasjonsplan
• utvikling og internkontroll: bistå arkivleder i vedlikehold av NA sin dokumentasjonsplan, arkiv-relaterte prosjekter, identifisering av behov og risikoer knyttet til saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning

Avhengig av din erfaring og kompetanse vil det også være aktuelt å tilpasse og utvide ansvarsområdene innen fagområdet. 

Kvalifikasjonskrav

Du må ha

• relevant høyere utdanning, minimum bachelornivå eller tilsvarende, gjerne innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning eller IKT 
• minimum 2 års relevant erfaring fra arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor
• god kjennskap til arkivlova, offentleglova og forvaltningsloven med forskrifter
• erfaring med bruk av sak-/arkivsystemer
• gode IKT-ferdigheter og forståelse av systemdrift og integrasjoner
• god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Lang og relevant arbeidserfaring innen fagområdet kan kompensere for utdanningskravet.

Det vil være en fordel om du har erfaring med

• å yte brukerstøtte og opplæring i elektroniske sak-/arkivsystemer
• bruk av systemet Elements
• prosjektarbeid og/eller integrasjoner mellom fagsystemer
• systemadministrasjon, eksempelvis brukeropprettelse, tilgangsstyring, maler og arbeidsflyter

Personlige egenskaper

• nøyaktig, strukturert og kvalitetsbevisst
• ansvarsbevisst og pålitelig, med evne til å følge opp oppgaver på en selvstendig måte
• initiativrik og løsningsorientert
• gode samarbeids- og kommunikasjonsevner, og evne til å arbeide godt i team
• fremtidsorientert og opptatt av kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser
• interesse for digitalisering og teknologi

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• en variert og spennende arbeidshverdag
• god opplæring og støtte
• et inkluderende og godt arbeidsmiljø
• fleksitidsordning med sommertid
• medlemskap i Statens pensjonskasse med gode låne-, forsikrings- og pensjonsordninger
• mulighet for hjemmekontor
• treningsrom og mulighet for trening i arbeidstiden
• personalrestaurant
• nye og flotte kontorlokaler sentralt i Lillestrøm, med nærhet til tog og buss

Stillingen lønnes som førstekonsulent i stillingskode 1408 i lønnsspennet kr 550 000 – 650 000 per år eller som rådgiver i stillingskode 1434 i lønnsspennet kr 650 000 – 780 000 per år. Stillingskode og lønnsplassering fastsettes på bakgrunn av kvalifikasjoner og i henhold til hovedtariffavtalene i staten og NAs lønnspolitikk. 

Fra bruttolønn blir det trukket 2% medlemsavgift til Statens pensjonskasse.

Praktisk informasjon til deg som søker jobb hos oss

Krav til søknaden

Vi har gjort det enklere å søke på stilling hos oss. I stedet for et tradisjonelt søknadsbrev, ber vi deg svare på noen relevante spørsmål via vårt rekrutteringssystem. 

I tillegg til at du må svare på noen spørsmål, skal søknaden inneholde 

• CV – du må fylle ut feltene for utdanning og arbeidserfaring (selv om du legger ved en ferdigutfylt CV), dette er nødvendig for å oppfylle kravet om fullstendige søkerliste
• relevante vedlegg (vitnemål, kurs/sertifiseringer og attester) 
• vitnemål må lastes opp direkte fra Vitnemålsportalen
• høyere utdanning fra utlandet må dokumenteres med godkjenning fra NOKUT eller HKDir

Vi behandler kun søknader sendt via vårt elektroniske rekrutteringssystem. Søknader uten vedlegg og ufullstendige søknader vil ikke bli tatt til vurdering.

Søknadsfrist: 07.09.2026Offentlig søkerliste

Når du søker jobb hos oss, vil navnet ditt stå på en offentlig søkerliste etter søknadsfristens utløp.  Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste, må du begrunne dette. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Vi tar kontakt med deg dersom vi ikke kan imøtekomme ønsket ditt. 

Dine personopplysninger vil bli oppbevart og registrert i henhold til GDPR.

Mangfold

I NA tror vi at mangfold gir oss flere ben å stå på, bredere perspektiver og dermed evne til å takle utfordringer på en bedre måte. Vi er sikre på at medarbeidere med ulik livserfaring, fagkombinasjoner og perspektiver vil gjøre oss i stand til å finne enda flere gode løsninger på våre oppdrag. 

Vi oppfordrer derfor alle til å søke jobb uten hensyn til alder, kjønn, funksjonsevne, nasjonalitet eller etnisk bakgrunn. 

Du er også velkommen til å søke selv om du ikke kan vise til en sammenhengende yrkeskarriere. 

Våre lokaler er universelt utformet, og vi legger forholdene til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. 

Hvis du har funksjonsnedsettelse, innvandrerbakgrunn eller hull i CVen kan du bli positivt særbehandlet hvis du krysser av for dette når du søker stillingen.