Vil du ta eierskap til resepsjon, møteromsopplevelse og kontordrift i et av Nordens ledende forretningsadvokatfirmaer?

Wiersholm søker en trygg og strukturert Office Manager med service i ryggmargen. Vi søker en som vil sette standarden for en profesjonell, varm og gjennomført gjesteopplevelse i vårt servicesenter, både for gjester og ansatte i våre lokaler i Oslo.

Hos oss skal klienter og gjester møte en atmosfære som er rolig, imøtekommende og eksklusiv, med kvalitet i alle detaljer. Som Office Manager får du en nøkkelrolle i å sikre at servicesenteret, resepsjonen, sentralbordet, møteromsavdelingen og kontorlokalene for øvrig fungerer sømløst i det daglige.

Du får helhetlig ansvar for optimal bemanning i servicesenteret, for å videreutvikle rutiner, standarder og arbeidsflyt for vertskap, mottak, bevertning, møterom, resepsjon og kontordrift. Rollen kombinerer operativ gjennomføring med ledelse, personalledelse, kvalitetskontroll, leverandøroppfølging, budsjettansvar og kontinuerlig forbedring.

Du vil lede og følge opp servicesenteret med god hjelp fra din Office Assistant og bidra til en kultur preget av profesjonalitet, samarbeid, stolthet og varme. Stillingen innebærer også tett samarbeid med blant annet Event Manager, IT-Drift, HR, gårdeier og eksterne leverandører.

Dette er en synlig rolle med stor påvirkning på hvordan Wiersholm oppleves i hverdagen. Både for dem som besøker oss, og for dem som jobber her.

• Har service i ryggmargen og evne til å skape trygghet, ro og en god atmosfære for gjester i Serviceavdelingen.
• Er strukturert, kvalitetsbevisst og god til å etablere rutiner som faktisk fungerer
• Ser sammenhengen mellom resepsjon, møterom, bevertning, kontordrift og den samlede brukeropplevelsen
• Er proaktiv, løsningsorientert og ser behov før de oppstår
• Trives med tempo, variasjon, ad hoc-oppgaver og prosjekter som går over tid.
• Er tydelig, samlende og trygg i lederrollen
• Har gjerne 7+ års erfaring fra tilsvarende rolle, for eksempel som Office Manager, Service Manager eller fra konferanse eller konsulentbransjen
• Har erfaring med personalledelse for en avdeling
• Har erfaring med leverandøroppfølging, avtaler, innkjøp, budsjett og kostnadskontroll
• Kommuniserer flytende og trygt på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig.
• Er erfaren bruker av Microsoft Office 365, særlig Excel og andre prosjektverktøy

Du får en sentral og synlig rolle i et profesjonelt miljø med høye ambisjoner, der kvalitet, trygghet og gode opplevelser betyr noe. Du får mulighet til å påvirke og videreutvikle vertskap, service og drift gjennom tydelige standarder, smart struktur og kontinuerlig forbedring. Rollen byr på varierte dager med både operativt ansvar, ledelse og forbedringsarbeid over tid.

Stillingen er fast, fulltid og har arbeidssted i Oslo. Rollen rapporterer til COO.

Vil du være med på å skape en gjesteopplevelse som gjør en reell forskjell? Da vil vi gjerne høre fra deg.

Les mer om Wiersholm på www.wiersholm.no.

Dersom du har spørsmål om stillingen, ta gjerne kontakt med HR-direktør Lene Helstad Haugen, tlf. 934 80 481.

Til informasjon benytter vi bakgrunnssjekk i forbindelse med vår rekrutteringsprosess. Bakgrunnssjekken gjennomføres av vår samarbeidspartner Semac, i tråd med gjeldende lover og retningslinjer.