Førstekonsulent (vikariat) innen studie- og administrasjon

Om stillingen

Stillingen hører inn under Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet ved Universitetet i Oslo og er tilknyttet Institutt for teoretisk astrofysikk. Institutt for teoretisk astrofysikk er Norges største og viktigste institutt innen forskning og undervisning i astronomi og astrofysikk. Instituttet har omtrent 75 ansatte og holder til i Svein Rosselands hus på Blindern, Oslo.

Stillingen er inntil 1 års vikariat som studie- og administrasjonskonsulent med oppstart 1. Februar 2026 ved Institutt for teoretisk astrofysikk. Stillingen dekker både generell administrasjon og studieadministrasjon og passer fint for en som er relativt nyutdannet fra universitet eller høyskole. Den som ansettes kommer i kontakt med både studenter, ansatte og besøkende. Serviceinnstilling er en nøkkelegenskap for den som tilsettes. Teknisk/administrativ stab består av 14 personer. Stillingen som er utlyst er del av den administrative staben, som består av 5 stillinger innenfor områdene studier, kommunikasjon, forskningsadministrasjon og ekspedisjonstjenester. Administrasjonen ledes av kontorsjef.

Vi har travle, men varierte dager med mye godt humør hvor alle hjelper og støtter hverandre.

Ansettelsen gjelder for en periode på inntil 1 år med oppstart 1. februar 2026.

Arbeidsted vil være på Institutt for teoretisk astrofysikk på Blindern, Oslo.

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være

Som studiekonsulent vil du være med på å koordinere undervisning og eksamen knyttet til våre studier og emner. Stillingen som lyses ut vil ha følgende arbeidsoppgaver: 

• Time- og eksamensplanlegging 
• Planlegging, oppfølging og gjennomføring av eksamen
• Besvare henvendelser 
• Administrativt arbeid i forbindelse med doktorgradsdisputaser
• Andre rutineoppgaver og generell saksbehandling innenfor studieadministrasjon må også påregnes

Som administrasjonskonsulent vil du ha følgende arbeidsoppgaver:

• Mottak av henvendelser til instituttet, enten direkte, per telefon eller per e-post
• Bestillingsansvar for kontorrekvisita, mat til møter og arrangementer, hotellrom, forskerboliger etc. 
• Utarbeidelse av timekontrakter/oppdragskontrakter 
• Håndtering og organisering av kontorrekvisita 
• Ansvar for instituttets AV-utstyr
• Noe web-publiseringsarbeid 
• Forefallende arbeid og annen enkel saksbehandling

Det tas forbehold om at det kan gjøres endringer i stillingens arbeidsoppgaver.

Det kan, basert på kandidatens kompetanse og interesser, legges andre oppgaver ved instituttet til stillingen, dersom hensynet til instituttets virksomhet tilsier dette. 

Kvalifikasjoner

I denne rollen må du ha

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole og forutsetter en bachelor, men det er ønskelig med en mastergrad. Relevant erfaring vil kunne kompensere for manglende utdanningskrav.
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk er et krav. 
• Meget god kjennskap til IT som arbeidsverktøy.

I denne rollen ønsker vi at du har 

• Realfag i fagkretsen
• Erfaring fra studieadministrativt arbeid ved UiO 
• Kjennskap til i bruk av: FS (felles studentsystem), CANVAS (læringsplattform), TP (timeplanleggingssystem), INSPERA (vurderingssystem), Vortex (administrasjon av nettsidene), ZOOM og DFØ-systemet ifm. bestillinger, fakturaer og kontrakter
• God kjennskap til AV-utstyr 

Kandidater med erfaring fra tilsvarende arbeid fra universitets- eller høyskolesektoren vil normalt bli foretrukket.

Hva ser vi etter i deg?

• Du må ha gode samarbeids og kommunikasjonsevner da du skal jobbe tett med fagmiljøene på instituttet, instituttledelsen, utdanningsleder og fakultetets studieadministrasjon. 
• Være serviceinnstilt, fleksibel, ha evne til å ta initiativ, samt kunne arbeide selvstendig og nøyaktig.
• Trives med å håndtere mange og ulike arbeidsoppgaver i et hektisk miljø, og du må være innforstått med at stillingen inneholder en del oppgaver som er rutinepreget.
• Være utadvendt, kunne arbeide selvstendig og ha meget gode evner til å prioritere i henhold til frister.

Ansettelse i stillingen bygger på en helhetlig vurdering av alle kvalifikasjonskrav som ligger til stillingen, inkludert personlige egenskaper som vil bli særlig vektlagt.

Vi kan tilby deg

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
• Engasjerte kollegaer i et godt arbeidsmiljø.
• Gode velferdsordninger i tillegg til et familievennlig Oslo med mange muligheter for kultur og utendørs aktiviteter
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden.
• En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønn i stilling som førstekonsulent, stillingskode 1408 i lønnsspenn kr 550 000 - 590 000, avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Inkluderende arbeidsliv og mangfold ved UiO

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• Søknadsbrev.
• CV.
• Vitnemål og attester.
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser.

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Generell informasjon

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.