Sekretär/ in (m/w/d) in Vollzeit, befristet auf 12 Monate mit der Option auf Verlängerung

Hva vi ser etter

Ihr Profil (erforderlich):

• Berufserfahrung in einer Verwaltungsbehörde von mehr als einem Jahr

• Fortgeschrittene Kenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der norwegischen oder englischen Sprache in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel und Word, strukturiertes Arbeiten

• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

• Freundliche und professionelle Umgangsformen sowie ein gepflegtes und sicheres Auftreten

• Teamfähigkeit und ausgeprägte soziale Kompetenz

• Gute gesundheitliche Belastbarkeit, Flexibilität und Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen zuverlässig zu arbeiten

• Bereitschaft zur gelegentlichen Leistung von Überstunden außerhalb der regulären Dienstzeiten sowie in Ausnahmefällen an Wochenenden und Feiertagen

• Einwandfreies Führungszeugnis und Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung

Wir freuen uns ergänzend über

• Erfahrungen im souveränen und serviceorientierten Umgang mit hochrangigen Gästen, Behördenvertretern und externen Ansprechpartnern

• Interkulturelle Kompetenz sowie ein sicheres Auftreten im internationalen und diplomatischen Umfeld

Bewerber/innen, die weder die deutsche Staatsangehörigkeit noch die Staatsangehörigkeit eines EU-/ EWR-Mitgliedsstaates besitzen, werden gebeten, eine gültige Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für Norwegen vorzulegen.

Arbeidsoppgaver

Die Tätigkeit umfasst überwiegend folgende Aufgabenschwerpunkte:

• Sekretariatstätigkeiten (u.a. Korrespondenz, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in englisch, deutsch ggf. norwegisch, Termin- Kalendermanagement)

• Bearbeiten von Anträgen (u.a. diplomatischen Anmeldungen)

• Abstimmung mit norwegischen Behörden öffentlichen Einrichtungen und weiteren relevanten Instituten

• Einladungsmanagement (Anmeldungsverwaltung)

• Unterstützen beim Planen, Organisieren und Koordinieren offizieller Besucher, Veranstaltungen und Terminen und organisatorischer Nachbereitung

• Unterstützung bei administrativen und projektbezogenen Angelegenheiten oder ggf. sonstigen dienstlichen Erfordernissen

• Ggf. Unterstützung bei der Betreuung von Delegationen, offiziellen Gästen und Besuchergruppen

Vi tilbyr

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 37,5 Stunden. Die Vergütung richtet sich nach dem derzeit gültigen Vergütungsschema der Botschaft. Das Anfangsgehalt beträgt monatlich ca. 44.800,- NOK brutto. Die vertraglichen Bedingungen richten sich nach norwegischem Recht.

Interessiert?

Dann bewerben Sie sich bitte bis einschließlich 22.07.2026 mit folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben, vorzugsweise in deutscher, sonst in englischer Sprache

• tabellarischer Lebenslauf (Lichtbild), in deutscher oder englischer Sprache

• Kopien von Zeugnissen und Nachweisen über Aus- und Weiterbildungen sowie Dokumente die Ihre Kenntnisse und Fertigkeiten belegen

• ggf. Empfehlungsschreiben/ Referenzen

• Nachweis einer Registrierung im norwegischen Bevölkerungsregister (Staatsangehörige von EU-/ EWR-Staaten) oder Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Norwegen (alle anderen Staatsangehörigen)

Ihre Bewerbungsunterlagen mit dem Betreff „Bewerbung Sekretär/in" senden Sie bitte

entweder vollständig in Papierform an:

Deutsche Botschaft Oslo

Verwaltung

P.O. Box 4010 Amb

0244 Oslo

oder vollständig elektronisch (kleinformatig in einer pdf-Datei max. 5 MB) an:

die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland Oslo

z.Hd. Herrn Autzen

E-Mail: bewerbung@oslo.diplo.de

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden können. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt.