Kontorleder

Avdeling for fysikalsk medisin og rehabilitering har ledig fast 100% stilling som kontorleder med ønske om tiltredelse 8.desember eller etter avtale. Vi søker en engasjert, motiverende og strukturert kontorleder som trives med en variert hverdag. Du vil være en sentral bidragsyter for avdelingssjefen, samtidig som du vil jobbe med mange andre dyktige og engasjerte kolleger. Du vil ha lederansvar for sekretærgruppen med hovedansvar for å sikre en effektiv og smidig sekretærtjeneste i drift og i samhandling/samarbeid med behandlere, ledere og andre aktuelle aktører både innad i helseforetaket og utad. Vi trenger noen som kan sikre oversikt, struktur, leveranse og fremdrift i nye arbeidsprosesser. Vi har seksjoner fordelt på tre lokalisasjoner, og noe kjøring mellom disse kan forekomme.

Kontorleder rapporterer til avdelingssjef. Organisatorisk plassert på nivå 4, og er medlem av avdelingens ledergruppe.

Avdelingen består av følgende: seksjon døgnpost, seksjon rehabilitering, seksjon fysikalsk medisin, seksjon habilitering for voksne (HAVO), seksjon terapi, seksjon klinisk ernæring og seksjon LMS. Avdelingen har døgnpost med 15 senger, utstrakt poliklinisk og ambulant virksomhet i tillegg til video- og telefonkonsultasjoner. Vi har rehabiliteringstilbud som inneliggende, dag og poliklinisk samt både individuelt og gruppebasert.

Avdelingen mottar pasienter med behov for spesialisert rehabilitering i sykehus. Det jobbes tverrfaglig ved avdelingen da problemstillingene vi møter er komplekse. Vi vektlegger pasientens mål, mestring, egendeltagelse og har et arbeidsfokusert rehabiliteringsprogram. Avdelingen har et nært samarbeid med og yter tjenester til de øvrige avdelingene i helseforetaket og i primærhelsetjenesten. Det er etablert gode samarbeidsrutiner.

Attester, vitnemål og eventuell annen relevant dokumentasjon må vedlegges søknaden.

Arbeidsoppgaver

• Fag-, personal- og budsjettansvar for kontortjenesten i avdelingen
• Bidra til at avdelingen oppfyller sine lovpålagte oppgaver og drives innenfor vedtatte myndighetskrav. SIkre drift på høyt faglig nivå.
• Ivareta sekretærfaglig kompetanseutvikling, og ha hovedansvar for dette internt i sekretærgruppen inkl. opplæring av nyansatte, studenter og hospitanter.
• Lede interne sekretærfaglige møter
• Bidra til at avdelingens aktivitet og ressursbruk er i tråd med gjeldende prioriteringer og økonomiske rammer.
• Koordinere og fasilitere ledermøter, kvalitetsråd og andre møter hvor referat skal skrives.
• Ansvarlig for god struktur i dokument arkiv, på fellesområder etc..
• Bistå med å holde kommunikasjonsplattformer oppdatert; nettsider, helsenorge, nasjonale registre etc.
• Rapportering, uthenting av rapporter, ventetider, fristbrudd, koding osv.
• Ha ansvar for og bistå i drift av avdelingens samlede kontorfaglige virksomhet.
• Opplæring av ny-ansatte
• Bidra til å utvikle et godt tverrfaglig samarbeid i avdelingen og i organisasjonen.
• Koordinere og bistå avdelingssjef med øvrige oppgaver ved behov.

Kvalifikasjoner

• Helsesekretær med norsk autorisasjon, men relevant kontorfaglig utdannelse (evt. erfaring) kan oppveie for manglende formell utdanning som helsesekretær
• Videregående skole
• Lederutdanning og/eller tidligere relevant erfaring som leder eller tilsvarende roller
• Gode datakunnskaper er ønskelig og erfaring med DIPS, EQS og Elements er en fordel
• Løsningsorientert
• Gode norskkunnskaper er helt avgjørende for forsvarlig pasientbehandling. Søkere som har annet morsmål enn norsk, svensk eller dansk, og som ikke har fullført norskspråklig videregående skole, må minimum ha bestått norsktest på B2 nivå. Dokumentasjon må vedlegges søknaden. Ved ansettelse av allerede fast ansatt i foretaket kan en unntaksvis, i særlige tilfeller fravike kravet om bestått norsktest på B2-nivå.

Personlige egenskaper

• Inkluderende lederstil
• Samarbeidsvillig og proaktiv
• Serviceorientert
• Pålitelig
• Strukturert
• Fleksibel ift. arbeidsoppgaver og evne til å ta nye utfordringer
• Kunne arbeide selvstendig og samtidig kunne samarbeide godt med andre, og dele kunnskap, erfaringer og informasjon
• Evne til å tåle et høyt arbeidstempo
• Må trives i et tverrfaglig, aktivt og travelt miljø
• Personlig egnethet vektlegges

Vi tilbyr

• Et inkluderende og tverrfaglig arbeidsmiljø
• Gode og hyggelige kolleger
• Fleksitid
• Trening i arbeidstiden
• Varierte og spennende arbeidsoppgaver
• En aktiv og trivelig hverdag
• En spennende arbeidsplass i stadig utvikling
• Lønn i samsvar med gjeldende overenskomst
• En inkluderende arbeidsplass (IA-bedrift)
• Gode velferdsordninger som bl.a. turgruppe og bedriftsidrettslag
• Gode pensjons- og forsikringsordninger

Vi oppfordrer alle søkere til å benytte Vitnemålsportalen for å laste opp verifiserte vitnemål og karakterutskrifter, der det er mulig. Har du utdanning fra utlandet, legg ved godkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse

Mangfoldserklæring

Foretaksgruppen i Helse Vest ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen i vår rekruttering. Vi oppfordrer alle som er kvalifiserte til å søke ledige stillinger uansett kjønn, alder, funksjonshemming og flerkulturell bakgrunn. Det samme gjelder dersom man har hatt et lengre opphold fra arbeidslivet. Foretaksgruppen Helse Vest ønsker å legge til rette for et inkluderende rekruttering.

Kontaktinformasjon

My Torkildsen, Avdelingsoverlege, +47 93 40 88 17, my.torkildsen@sus.no

Arbeidssted

Langflåtveien 5
4017 Stavanger

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Helse Stavanger HF

Referansenr.: 5026614240
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 29.10.2025