Booking Coordinator søkes til Brakanes Hotel i samarbeid med Fjordtind Hotels

Brakanes Hotel søker en strukturert, effektiv, serviceorientert og operativ Booking Coordinator.

Som Booking Coordinator vil du være en viktig del av den daglige bookingfunksjonen og arbeide aktivt med forespørsler, reservasjoner, tilbud og oppfølging av både individuelle gjester og grupper.

Dette er først og fremst en operativ stilling, hvor en stor del av arbeidshverdagen består av praktisk bookingarbeid og direkte kontakt med gjester, kunder og samarbeidspartnere.

Du skal sørge for at bookinger håndteres effektivt og korrekt fra første forespørsel til gjestens ankomst.

Booking Coordinator fungerer også som et viktig bindeledd mellom booking og hotellets øvrige avdelinger.

Rollen krever derfor god struktur, tydelig kommunikasjon, initiativ og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.

Du rapporterer til Booking & Contract Manager og samarbeider tett med denne rollen om den daglige driften av bookingfunksjonen.

Hovedansvarsområder

• Håndtere den daglige bookingaktiviteten for hotellet.
• Besvare og følge opp bookingforespørsler på telefon, e-post og gjennom hotellets øvrige bookingkanaler.
• Registrere, endre og følge opp individuelle reservasjoner og gruppebookinger.
• Utarbeide og sende tilbud til individuelle gjester, grupper, bedrifter, turoperatører og andre samarbeidspartnere.
• Følge opp utsendte tilbud og utestående forespørsler aktivt.
• Følge gruppebookinger fra første forespørsel til bekreftelse og videre frem mot ankomst.
• Sikre at all relevant informasjon knyttet til grupper og individuelle bookinger er korrekt registrert og kommunisert.
• Kontrollere priser, romtyper, måltider, betalingsbetingelser, kanselleringsbetingelser og andre bookingdetaljer.
• Sikre høy kvalitet og nøyaktighet i hotellets booking- og reservasjonssystemer.
• Ha løpende kontakt med gjester, turoperatører, reisebyråer, bedrifter og andre samarbeidspartnere.
• Bidra til mersalg av romkategorier, måltider, aktiviteter, møter og andre hotellprodukter.
• Identifisere muligheter for å konvertere forespørsler til bekreftede bookinger.
• Bidra til god utnyttelse av hotellets tilgjengelige kapasitet i samarbeid med Booking & Contract Manager.
• Følge etablerte priser, avtaler og kommersielle retningslinjer.
• Bidra til gode rutiner og effektive arbeidsprosesser innen booking.
• Kontrollere kommende ankomster og bidra til at nødvendig informasjon er på plass i god tid.
• Ta initiativ når du oppdager manglende informasjon, feil eller forhold som må avklares.
• Bidra operativt der behovet er størst i perioder med høy aktivitet.

Operativ koordinering og samarbeid

Booking Coordinator har en viktig koordinerende funksjon, men stillingen innebærer ikke et overordnet personal- eller lederansvar for bookingavdelingen.

Rollen handler i større grad om å ta ansvar for egne arbeidsoppgaver, bidra til god flyt i den daglige driften og være en ressurs for kollegaer når det gjelder bookinger og gjestehenvendelser.

Stillingen krever tett samarbeid med Booking & Contract Manager, resepsjon, salg, revenue, kjøkken og hotellets øvrige operative avdelinger.

En viktig del av rollen er å sørge for at relevant informasjon kommer frem til riktig avdeling til riktig tid.

Dette er spesielt viktig i forbindelse med grupper, arrangementer, spesielle ønsker og andre bookinger som krever koordinering mellom flere avdelinger.

Booking Coordinator forventes å være proaktiv og ta initiativ når noe mangler, er uklart eller kan løses på en bedre måte.

Kommersiell oppfølging

Booking Coordinator skal ha et kommersielt tankesett i det daglige bookingarbeidet.

Det innebærer blant annet å:

• Følge opp forespørsler og tilbud aktivt.
• Se muligheter for mersalg og oppgradering.
• Presentere hotellets produkter og tjenester på en profesjonell og attraktiv måte.
• Bidra til at potensielle bookinger blir konvertert til bekreftede reservasjoner.
• Ha forståelse for pris, kapasitet og tilgjengelighet.
• Samarbeide med Booking & Contract Manager om kommersielle muligheter.
• Bidra til at hotellet utnytter tilgjengelig kapasitet på en god måte.

Ønskede kvalifikasjoner

Vi ser gjerne at du har:

• Erfaring fra hotell, booking, resepsjon, salg eller tilsvarende servicevirksomhet.
• Erfaring med individuelle reservasjoner og gjerne gruppebookinger.
• God systemforståelse og erfaring med hotell- og bookingsystemer.
• Erfaring fra Mews/Synxis eller tilsvarende hotell og booking systemer er en fordel men ikke et krav.
• God forståelse for service og profesjonell kundebehandling.
• Kommersiell forståelse og interesse for salg og mersalg.
• Gode kommunikasjonsevner på norsk/skandinavisk og engelsk, både muntlig og skriftlig.
• Evne til å arbeide selvstendig, strukturert og effektivt.
• Evne til å håndtere flere forespørsler og arbeidsoppgaver samtidig.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Er strukturert, nøyaktig og har god kontroll, også når aktivitetsnivået er høyt.
• Er serviceorientert og opptatt av å skape gode gjesteopplevelser.
• Tar eierskap til egne oppgaver og følger dem opp fra start til slutt.
• Er operativ og trives med en arbeidshverdag med mange praktiske oppgaver.
• Kommuniserer tydelig og profesjonelt med både gjester, samarbeidspartnere og kollegaer.
• Er fleksibel og samarbeider godt med andre avdelinger.
• Har øye for detaljer uten å miste helhetsbildet.
• Er en initiativtaker som ser hva som må gjøres og tar tak i oppgaver uten å måtte bli bedt om det.
• Er en problemløser som finner gode og praktiske løsninger når utfordringer oppstår.
• Er positiv, effektiv og løsningsorientert.
• Trives med høyt tempo og varierte arbeidsdager.

Hva betyr det å være en initiativtaker i denne rollen?

Som Booking Coordinator forventes det at du ikke bare håndterer oppgavene som kommer inn, men også aktivt følger med på hva som må gjøres.

Du skal kunne oppdage manglende informasjon, bookinger som trenger oppfølging, tilbud som ikke er besvart eller utfordringer som kan oppstå før gjestens ankomst -- og ta initiativ til å få dette avklart.

Det betyr også at du ser etter enklere og bedre måter å arbeide på, kommer med forslag til forbedringer og bidrar til at bookingfunksjonen fungerer effektivt.

Å være initiativtaker betyr ikke at du skal ta alle beslutninger selv.

Det betyr at du tar eierskap, undersøker, følger opp og involverer Booking & Contract Manager eller andre relevante personer når det er nødvendig.

Suksess i rollen

Som Booking Coordinator forventes du å bidra til:

• Høy bookingkvalitet -- korrekt og komplett informasjon og færre feil i reservasjoner.
• Rask responstid -- effektiv og profesjonell behandling av forespørsler.
• God oppfølging -- tilbud, grupper og individuelle bookinger blir fulgt opp til riktig tid.
• God konvertering -- aktiv oppfølging av forespørsler med mål om å konvertere flere til bekreftede bookinger.
• Mersalg og økt omsetning -- oppmerksomhet på muligheter for oppgradering, måltider, aktiviteter og andre hotellprodukter.
• Gode gjesteopplevelser -- profesjonell og personlig kommunikasjon fra første kontakt og frem til ankomst.
• God intern informasjonsflyt -- riktig informasjon til riktig avdeling til riktig tid.
• Effektiv bookingdrift -- god struktur, nøyaktighet, initiativ og effektiv håndtering av den daglige bookingaktiviteten.

Tiltredelse

Så snart som mogleg, etter avtale.