Vertskaps- og arrangementskoordinator - vikariat

Som vertskaps- og arrangementskoordinator har du en sentral rolle i museets daglige koordinering av vertskapet, arrangementsoppfølging og forefallende administrative oppgaver og intern kontordrift.

Stillingen kombinerer arbeid i resepsjonen med koordinering av vertskap og bemanning, samt administrative og praktiske oppgaver i tett samarbeid med kolleger.

Du vil være et viktig kontaktpunkt for publikum, museumsverter og kolleger og bidra til god informasjonsflyt og koordinering på tvers av museets virksomhet og arenaer.

Drammens Museums visjon er å være et sentralt møtested der alle kan oppleve historie, kultur og kunst i grønne omgivelser.

I denne stillingen bidrar du til å virkeliggjøre visjonen gjennom godt vertskap, profesjonell publikumsservice og en velfungerende daglig drift.

Hovedansvarsområder Vertskapskoordinering

• Koordinere og følge opp museumsverter og annet publikumsrettet vertskap, herunder ansvar for rekruttering, opplæring, turnusplanlegging og bemanning på museets ulike arenaer ut fra åpningstider, sesong og aktiviteter.
• Følge opp rutiner og arbeidsbeskrivelser og være et kontaktpunkt for vertene i det daglige.
• Delta aktivt i den daglige driften av resepsjonen i 1. etasje, herunder betjening av resepsjon, sentralbord og billettsalg, mottak og veiledning av besøkende samt håndtering av henvendelser fra publikum og eksterne kontakter.
• Ha ansvar for at resepsjonen og tilhørende publikumsområder til enhver tid fremstår ryddige, innbydende, informative og godt organisert, og bidra til god publikumsservice og gode rutiner for publikumsflyt.

Arrangementsoppfølging

• Koordinere museets arrangements- og aktivitetskalender og sikre god intern samhandling og ressursplanlegging på tvers av museets arenaer og aktiviteter.
• Samkjøre arrangementer, bookinger og forespørsler med tilgjengelig vertskap og øvrige ressurser.
• Ha ansvar for praktisk og logistisk oppfølging av publikumsaktivitet, møter, arrangementer og utstillingsåpninger, herunder påmeldinger, praktisk og teknisk tilrettelegging og koordinering med kolleger, samarbeidspartnere og eksterne aktører.
• Delta aktivt i gjennomføringen av arrangementer og bidra til evaluering og videreutvikling av rutiner og tilbud.
• Følge opp forespørsler, bookinger og samarbeidspartnere, herunder dialog, leieavtaler, praktisk og teknisk tilrettelegging og intern koordinering.

Administrativ oppfølging og kontordrift

• Bidra til en effektiv administrasjon, god informasjonsflyt og velfungerende intern drift.
• Stillingen har ansvar for post- og dokumenthåndtering, journalføring og digitalt dokumentarkiv, møteadministrasjon samt innhenting og sammenstilling av besøksstatistikk, pressearkiv, informasjon og relevante oversikter.
• Stillingen ivaretar løpende kontordrift og intern koordinering, herunder møterom, fellesarealer og personalkjøkken, innkjøp og bestillinger samt oppfølging av renholdspersonale, leverandører, serviceavtaler, abonnementer, telefonsystem, kontormaskiner, teknisk utstyr og IKT-tjenester i samarbeid med relevante medarbeidere og eksterne leverandører.
• Som del av den daglige museumsdriften inngår også oppfølging av rutiner for åpning og lukking, sikkerhet og klargjøring av publikumsarenaer samt håndtering og videreformidling av hendelser og avvik.
• Stillingen kan i tillegg ivareta andre administrative og koordinerende oppgaver etter avtale med direktør.

Vi ser etter deg som

• Har erfaring fra resepsjon, administrasjon, vertskap, kundeservice, kultur, reiseliv eller tilsvarende, og gjerne erfaring med eller interesse for turnus- og bemanningsplanlegging.
• Du arbeider systematisk og nøyaktig, er god til å planlegge, koordinere og følge opp og håndterer både planlagte oppgaver og løpende henvendelser.
• Du kommuniserer godt, er service- og løsningsorientert og arbeider selvstendig samtidig som du trives med å samarbeide med ledelse og kolleger.
• Du har god rolleforståelse, har digital kompetanse og er fleksibel, og har evne til raskt å sette deg inn i nye systemer.
• Du behersker norsk godt, både muntlig og skriftlig, har førerkort klasse B og disponerer egen bil.
• Stillingen krever fleksibilitet når det gjelder arbeidssted og arbeidstid.
• Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Arbeidstid og arbeidssted

Stillingen inngår i turnus tilpasset museets åpningstider, sesong og arrangementer, og det må påregnes arbeid på enkelte ettermiddager, kvelder og helger.

Museet har virksomhet på flere arenaer, og arbeidssted vil variere etter oppgaver og sesong.

Særlig i sommersesongen må det påregnes arbeid på Gulskogen og andre av museets arenaer.

Førerkort klasse B og tilgang til egen bil er nødvendig.

Vi tilbyr

En variert stilling som kombinerer vertskap, koordinering og administrative oppgaver, med mulighet til å bidra til gode publikumsopplevelser og oppfølging av museets arrangementer.

Du blir en del av et dynamisk arbeidsmiljø med ulike fagområder og samarbeidspartnere og får være med på å utvikle Drammens Museum som et sentralt møtested der alle kan oppleve historie, kultur og kunst i grønne omgivelser.

Stillingene er et tidsbegrenset vikariat, på to år.

Søknadsbrev med detaljert CV sendes som et samlet pdf-dokument til post@drammens.museum.no

Attester etterspørres nærmere og skal ikke ligge ved søknaden i første omgang.