Kontorfaglig konsulent

Etat for barn og familie har overordnet faglig og administrativt ansvar for Barne- og familietjenesten som
omfatter helsestasjons- og skolehelsetjenesten, Helsestasjon for ungdom, Barne- og familiehjelpen, Ergo- og fysioterapitjenesten for barn og unge og Ung Arena Nord. Etaten har videre ansvar for barneverntjenesten, bosetting av enslige mindreårige flyktninger, Barnevernvakten, Utekontakten og SLT - arbeid (samordne lokale rus- og kriminalitetsforebyggende tiltak for barn og unge). Virksomheten er delt inn i fire byområder.

Barne- og familietjenesten er samlokalisert med barnevernstjenesten i «Familiens Hus».

Kontorfaglig avdeling utfører økonomiske/administrative oppgaver for alle avdelingene innenfor Barne- og familietjenesten og Barnevernstjenesten.

Vi søker nå to medarbeidere til vikariater for våre kollegaer som skal ut i foreldrepermisjon i henholdsvis Arna/Åsane og Fyllingsdalen/Laksevåg.

Intervju vil bli gjennomført ved Familiens Hus, Oasen for begge stillingene.

Arbeidsoppgaver

• Personaloppgaver knyttet til lønn, arbeidsavtaler, timeregistrering og arkivering
• Økonomioppgaver og fakturabehandling
• Resepsjon- og sentralbordoppgaver
• Postbehandling, journalføring, klientarkiv
• Administrere timeavtaler for tjenestene
• Scanning av post til journal og fagsystemer
• Forefallende oppgaver i henhold til tjenestestedenes behov
• Utføre tildelte spesialoppgaver

Kvalifikasjoner

• Minimum fagbrev innen relevant fagområde, f. eks regnskap eller administrasjon

• Kontorfaglig arbeidserfaring fra Barnevern og/eller Helsestasjon vil vektlegges

• Erfaring og relevant praksis innenfor økonomi og administrasjon

• Erfaring med å arbeide innenfor rammene av GDPR, personvern og taushetsplikt

• Det er ønskelig at søker har erfaring med arbeid i Modulus Barn eller HSpro og har lett for å tilegne seg kompetanse i nye datasystemer

• God kompetanse og erfaring fra bruk av andre digitale verktøy; fortrinnsvis Excel, UBWøkonomi, UBWHR

• God forståelse for posthåndterings-, arkiverings- og journalføringsoppgaver

• Søker må beherske muntlig og skriftlig norsk flytende, og engelsk muntlig

• Vi søker en serviceinnstilt kollega, som trives med varierte oppgaver

• Du må ha gode kommunikasjons- og samarbeidsferdigheter overfor kollegaer og brukere

• Erfaring med publikumskontakt

• Du må trives med høyt tempo og håndtere uoversiktlige situasjoner

• Bidra positivt til et godt og inkluderende arbeidsmiljø

Personlige egenskaper

Vi vektlegger personlig egnethet og ser etter deg som:

• er positiv og kan yte god service
• er løsningsorientert og tar initiativ
• evne til selvstendig prioritering av arbeidsoppgaver
• har gode samarbeids- og kommunikasjonsegenskaper i møte med barn, ungdom, voksne og kollegaer
• er selvstendig og strukturert
• tar ansvar og føler eierskap til oppgavene, samt er fortrolig med å jobbe innen fastsatte frister
• er fleksibel

Vi tilbyr

• God opplæring og oppfølging
• Varierte arbeidsoppgaver
• Lønn etter tariff
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger
• En inkluderende arbeidslivsbedrift
• Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkere kan bli offentliggjort selv om søker ber om å bli unntatt fra offentlig søkerliste, jf. offentleglova § 25, annet ledd. Søker vil i så fall bli varslet om dette.