Kontorsjef Studieseksjonen

Om stillingen

I Studieseksjonen er det ledig fast heltidsstilling som kontorsjef. Studieseksjonen består av til sammen 23 ansatte fordelt over studiestedene Bergen, Oslo og Stavanger. Vi søker etter en selvstendig, ansvarsbevisst og løsningsorientert medarbeider til spennende og utfordrende arbeidsoppgaver i et hektisk og godt arbeidsmiljø.

Studieseksjonen er en administrativ enhet i Avdeling for utdanning, og har overordnet ansvar for å administrere og forvalte studieadministrative oppgaver. Dette innebærer blant annet opptak av studenter, oppfølging av studenter, praktisk gjennomføring av eksamener, behandling av søknader om permisjon, tilrettelegging av eksamen og utredning av kompliserte studentsaker knyttet til klager, fusk og skikkethet. Seksjonen har videre ansvar for system for utdanningskvalitet og høgskoleovergripende studentevalueringer, akkreditering og studieplanutvikling, vitnemålsutsteding og kvalitetssikring og rapportering av studentdata. Studieseksjonen har også ansvar for at høgskolen er oppdatert når det gjelder nasjonale bestemmelser, og for utvikling av lokal forskrift, rutiner og regelverk innenfor det studieadministrative fagområdet.

Arbeids- og ansvarsområder

Kontorsjefen har et koordinerende ansvar for Studieseksjonens selvstendige oppgaver knyttet til studentopptak, administrasjon av studentdata, studieløp og eksamen, samt skal tilby administrativ støtte og service til høgskolens ansatte, studenter og samarbeidspartnere. Videre er kontorsjefen medansvarlig for utarbeiding og oppfølging av seksjonens handlingsplan, budsjett og årsmelding. Kontorsjef tildeles jevnlig prosjektleder- og utredningsoppgaver.

Stillingen innebærer direkte personalledelse for 15 medarbeidere, og oppfølging av ansatte i Studieseksjonen når det gjelder HMS-arbeid, arbeidsdeling, sykefraværsoppfølging, ferieavvikling, ansvar for seksjonens saksområder, innkjøp og økonomioppfølging. 

Kvalifikasjonskrav

• Utdanning fra universitet eller høgskole med minimum mastergrad eller tilsvarende. Dokumentert relevant realkompetanse kan erstatte utdanningskravet
• Dokumentert ledererfaring med personalansvar fra universitets- og høgskolesektoren
• Skal kunne beherske norsk og engelsk som arbeidsspråk både muntlig og skriftlig
• Relevant studieadministrativ erfaring og høyt kvalifisert saksbehandlingserfaring
• Kunnskap om lov- og regelverk innenfor universitets- og høgskolesektoren

• Høy motivasjon for å jobbe med oppfølging av ansatte, HMS-arbeid, og å utvikle Studieseksjonens ansvarsområder
• Gode IKT-ferdigheter, og interesse for digitalisering og automatisering
• Kjennskap til oppgaver og utfordringer innenfor universitets- og høgskolesektoren
• Erfaring fra bruk av de administrative systemene 360, Visma, Felles studentsystem (FS) og WISEflow eller tilsvarende

Vi søker en strukturert og utviklingsorientert person med gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. I perioder kan det være hektisk, så det forutsettes at de som tilsettes kan håndtere et høyt arbeidstempo. I en helhetsvurdering av søkere vil personlig egnethet bli tillagt stor vekt. 

Vi tilbyr

• Interessante arbeidsoppgaver ved en verdibasert utdanningsinstitusjon med høye faglige ambisjoner
• Et hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• Gode velferdsordninger
• Fleksitidsordning
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse.
• Lønnsplassering i henhold til hovedavtalen mellom VIRKE og arbeidstakerorganisasjonene. Stillingen er plassert i stillingskode 1054 Kontorsjef

Generelt om stillingen

Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne og kulturell bakgrunn. 

Den som tilsettes må kunne arbeide lojalt i samsvar med mål og verdigrunnlag ved VID vitenskapelige høgskole og rette seg etter de lover, forskrifter, retningslinjer og avtaler som til enhver tid gjelder for stillingens ansvarsområder.

Søknad med vedlegg sendes via linken «Søk stillingen» øverst på denne siden og må inneholde

• Søknad med CV
• Vitnemål og attester
• Søkere som inviteres til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester
• Kun søkere som benytter seg av søknadsportalen er aktuelle for stillingen. Ufullstendige søknader vil normalt ikke bli behandlet

Søknadsfrist 15. oktober 2025
Tiltredelse: snarest mulig, etter avtale.