Fasilitetskoordinator for Trondheim kommunes nye administrasjonsbygg

Er du opptatt av hvordan kontorlokaler – både fysisk og digitalt – kan legge til rette for sømløs samhandling og effektivt samarbeid? Liker du å hjelpe andre? Og har du god organisasjonsforståelse? Da kan du være den vi leter etter. 

Trondheim kommune står midt i en spennende fase hvor vi forbereder oss på innflytting i nyoppussede kontorlokaler. Vi flytter inn i et topp moderne administrasjonsbygg på Trondheim Torg i løpet av høsten 2026. Vi søker en energisk og engasjert fasilitetskoordinator, som vil være med på å skape et levende og velfungerende arbeidsmiljø for over 1100 ansatte.

Dette er en nyopprettet, fast 100 prosent stilling, der du i stor grad vil bidra til å forme din egen rolle og sette ditt preg på hvordan tjenestene leveres. Stillingen ligger organisatorisk til Administrasjon og lederstøtte.

Over 20 enheter skal samlokaliseres i aktivitetsbaserte kontorlokaler, hvor hver enhet har sin hjemmebase. I tillegg er det satt av areal som enhetene skal bruke i fellesskap, som kantine, møterom, kundemottak, postrom, sosiale soner og andre arbeidssoner. Fasilitetskoordinatoren vil i perioden før innflytting bidra i arbeidet med å fasilitere innflyttingen. Du skal, sammen med kommunens flytteprosjekt, både sørge for at bygget er klart til å tas i bruk, og at vi som skal bruke bygget er godt forberedt på innflytting. Etter innflytting vil hovedoppgaven være å sikre en smidig og effektiv drift av kontorlokaler og møteromssenter, med særlig fokus på at lokalene er funksjonelle og tilpasset behovene til alle brukere i Trondheim kommune. Du vil bli et knutepunkt for alle som jobber her, og vil i tett samarbeid med kolleger i andre støttefunksjoner sørge for at hverdagen glir knirkefritt. 

Fasilitetskoordinatoren har inngående kunnskap om hvem brukerne skal henvende seg til og når. Ditt ansvar er å legge til rette for at brukerne kan benytte fasilitetene på en måte som ivaretar både økonomiske og bærekraftige hensyn. Du er imøtekommende og serviceorientert, og sikrer at hver enkelt person møtes på en profesjonell og hjelpsom måte.

Du finner utfyllende informasjon om Trondheim kommune på denne siden: https://www.trondheim.kommune.no/aktuelt/jobbhososs/

Administrasjon og lederstøtte er en sentral utviklings- og støttetjeneste i Trondheim kommune. Vi håndterer kommunens hovedsentralbord, publikumsmottak, administrative støttefunksjoner opp mot Byrådet og byrådsavdelingene, kommunens ID-kontor med mer. Vi ligger på byrådsleders område.

Arbeidsoppgaver

• Før innflytting: Fasilitere innflyttingen og både sørge for at bygget er klart til å tas i bruk (eksempelvis ved at kaffemaskiner, rekvisitarom og lignende er på plass) og forberede brukerne som skal flytte inn 
  
• Dialog og koordinering med renhold, drift, IT og administrative støttefunksjoner
• Møteromsadministrasjon 
• Ansvarlig for innkjøp og tjenester til fellesskapet, herunder budsjettansvar
• Overordnet ansvar for at IT-utstyr og møbler i felles soner er funksjonelle og hensiktsmessige
• Koordinering av post og varemottak
• Ansvarlig og kontaktperson for serviceavtaler tilknyttet fellesarealene  
• Overordnet ansvar for brannvern i fellesarealene
• Ansvar for skiltplan og informasjonsskjermer i samarbeid med huseier
• Koordinering av generell orden 
• Etablere, vedlikeholde og videreutvikle rutiner for bruken av administrasjonsbygget
• Legge til rette for at aktivitetsbaserte arbeidsplasser brukes i tråd med intensjon

Kvalifikasjoner

• Høyere utdanning på bachelornivå innen administrasjon og ledelse, hotellfag, logistikk eller andre relevante fagområder. Lang og relevant arbeidserfaring kan veie opp for deler av utdanningskravet
• Behersker norsk skriftlig og muntlig på et godt nivå, som sikrer forsvarlig ivaretakelse av arbeidsoppgavene
• Du må vise til gode digitale ferdigheter og erfaring med digitale samhandlingsverktøy
• Erfaring med drift av hotell, konferansesenter, større hushold, event- og arrangementsbransjen, prosjektstyring eller fra lignende stilling vil være en fordel 
  

Personlige egenskaper

Vi mener at du lykkes best i rollen om du trives med variasjon og evner å håndtere uforutsette situasjoner, samtidig som du er robust og god til å prioritere. Du må også være god til å kommunisere og ha gode samarbeidsegenskaper. I dette legger vi at du er imøtekommende, fleksibel og tilgjengelig, og evner å tilpasse din kommunikasjon og samhandling til ulike aktører. Andre vil gjerne beskrive deg som initiativrik, selvstendig og som en handlekraftig problemløser, noe som er vesentlig da du vil få bryne deg på mange ulike problemstillinger med både systemer og praktiske utfordringer.

Personlig egnethet og motivasjon for stillingen vektlegges.

Vi tilbyr

• En spennende stilling som gir mulighet for påvirkning, variasjon og utfordringer
• Nye kontorlokaler etter arbeidsplasskonseptet aktivitetsbaserte arbeidsplasser i Statens hus og etter hvert på Trondheim Torg 
• Fleksitidsordning
• Trondheim kommunes pensjons- og forsikringsordninger
• Vi tilbyr lønn basert på sentrale tariffavtaler og Trondheim kommunes lokale lønnspolitikk med fagstiger og lokale lønnsmodeller. Lønn avtales ut fra din kompetanse, erfaring og stillingens ansvar

Kontaktinformasjon

Mai Sissel Grønli, Enhetsleder Administrasjon og lederstøtte, +47 91760068
Amin Said, Førstekonsulent/koordinator, 94370482
Bodil Sandbakken, Prosjektleder Nytt administrasjonsbygg, +47 908 37 650

Arbeidssted

Prinsens gt. 1A
7013 Trondheim

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Trondheim kommune

Referansenr.: 4914790646
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 30.09.2025