Dokumentasjonsmedarbeider

Om stillingen

Vi søker en nøyaktig, strukturert og effektiv medarbeider med god arbeidskapasitet. Du har faglig integritet og liker å arbeide selvstendig. Stillingen passer for deg som tar ansvar og er opptatt av kvalitet.

Vi har behov for inntil to nye medarbeidere til vårt Dokumentkontor på Lillehammer!

Dokumentkontoret er en del av Statens vegvesens landsdekkende dokumentsenter, og yter dokumentasjonstjenester til hele etaten. 

Hos oss vil du bli en del av landets fremste miljøer innen informasjonsforvaltning. Vi består av 25 medarbeidere, hvorav 19 av oss har arbeidssted på Lillehammer.

Arbeidsoppgaver

Som dokumentasjonsmedarbeider vil du bidra innen en viktig del av informasjonsforvaltningen og til kvalitet i våre dokumentasjonstjenester i Statens vegvesen.

Sentrale arbeidsoppgaver for stillingen:

• Mottaksbehandling av innkommende post
• Skanning, digitalisering og journalføring
• Kvalitetskontroll og publisering av offentlig journal på eInnsyn.no
• Gjenfinning og ivaretakelse av dokumenter i fysisk arkiv
• Yte god service for eksterne kunder over telefon

I tillegg vil du som dokumentasjonsmedarbeider være rådgiver og fagressurs innenfor eget fagfelt, samt kunne delta aktivt inn i team i relevante utviklingsprosjekter.

Hvorfor skal du velge oss?

Som ansatt i Statens vegvesen blir du en del av et solid og kunnskapsdelende fagmiljø. Hos oss får du mange muligheter gjennom å bli en del av en landsdekkende, solid og viktig virksomhet. Samtidig er det også opp til deg å bidra til bevegelse og kontinuerlig utvikling – både for deg selv og for oss. 

Vi jobber for alle – for deg og meg – og har en reell påvirkning på folks hverdag. Du får ansvarsfulle oppgaver og mulighet til faglig og personlig utvikling. Vi tar godt imot deg i et godt arbeidsmiljø over hele landet.

Vi tilbyr deg også disse godene:

• Fleksitid og avspasering – vi vet at balansen mellom arbeid og fritid er viktig, og vi tilbyr fleksible arbeidstider.
• God pensjonsordning og lån – trygg fremtid med gode pensjonsordninger og gunstige lån.
• Trening i arbeidstida – muligheter for trening i arbeidstiden eller støtte til treningsaktiviteter.
• Faglig påfyll – mange muligheter for kurs og videreutdanning.

Din lønn avtales i samsvar med vår lønnspolitikk.

Kvalifikasjonskrav

• Arkivfaglig eller dokumentasjonsfaglig utdanning fra høyskolenivå eller tilsvarende. Lang arkivfaglig arbeidserfaring kan kompensere for utdanningskrav.
• Du må ha erfaring fra arkiv- og saksbehandlersystemet Public 360, eller tilsvarende NOARK godkjente system brukt i offentlig forvaltning
• Erfaring fra daglige driftsoppgaver i en arkivtjeneste
• Du må ha erfaring med relevante IT-verktøy, bl.a. Office 365, samt interesse for bruk av ny teknologi
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk

Dersom du har tatt hele eller deler av utdanningen din i utlandet, anbefaler vi en autorisert oversettelse av dine papirer og godkjenning fra HKDIR (https:hkdir.no/utdanning-fra-utlandet).

• er selvdreven og setter deg inn i nødvendige prosesser som danner utgangspunkt for dokumentasjonen i etaten
• er produktiv, trives med repeterende rutinearbeid og kan håndtere store informasjonsmengder
• er nysgjerrig, tilegner deg ny kunnskap raskt og verdsetter kunnskapsdeling
• er opptatt av kvalitet i leveranser og jobber strukturert
• har interesse for å holde deg oppdatert i arkivfaget, også med tanke på digital utvikling

Vi verdsetter medarbeidere som er samarbeidsorienterte, strukturerte og som er komfortable med å ta initiativ. Vi har et positivt og inkluderende arbeidsmiljø, og det er viktig at du kan bidra til å beholde dette.

Det stilles krav til sikkerhetsklarering i stillingen.

Som ansatt i Statens vegvesen er det dessuten viktig at du er sikkerhetsmessig skikket og har god dømmekraft, pålitelighet og lojalitet. 

Om søknadsprosessen

Vi har gjort det enklere for deg! I stedet for et tradisjonelt søknadsbrev, ber vi deg svare på noen relevante spørsmål. Husk å fylle ut feltene for "Utdannelse" og "Arbeidserfaring", og last opp dine vitnemål og eventuelle attester. Dette hjelper oss med å få et godt bilde av din bakgrunn og kvalifikasjoner.

For å sikre at vi finner den beste kandidaten, kan vi bruke arbeidspsykologiske tester som en del av vår rekrutteringsprosess. Disse testene gir oss innsikt i dine egenskaper og ferdigheter, og hjelper oss med å gjøre en rettferdig og objektiv vurdering, slik at vi finner den best kvalifiserte kandidaten. Vi gjennomfører også bakgrunnssjekk for å verifisere informasjon som er viktig for rekrutteringsprosessen.

Vi i Statens vegvesen verdsetter mangfold og ønsker å skape en inkluderende arbeidsplass. Vi oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke. Hvis du har en funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, vil du få mulighet for positiv særbehandling. 

Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste, må du begrunne dette. Vi tar kontakt med deg dersom vi ikke kan imøtekomme ønsket ditt.